В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и привычным инструментом учета стажа для миллионов россиян. Бумажный формат постепенно уходит в прошлое, уступая место цифровым данным, которые хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР). В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход на ЭТК, какие действия должен совершить работодатель и как работнику получить доступ к своим данным.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это формат представления сведений о трудовой деятельности работника. Все данные о местах работы, должностях, переводах, увольнениях и награждениях хранятся в электронном виде в базе данных СФР. Это обеспечивает:
- Сохранность данных (информацию невозможно потерять или испортить);
- Доступность сведений в любой точке мира через интернет;
- Упрощение процедур при оформлении пенсии и получении кредитов.
Правила оформления в 2026 году: Что изменилось?
Согласно актуальным правилам, действующим в 2026 году, для новых сотрудников работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку. Бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года не заводятся.
Если же сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой (заведенной ранее), но написал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную книжку.
- Сделать запись о переходе на электронную форму ведения книжки.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
- С этого момента вести учет стажа исключительно в электронном виде.
Инструкция для работодателя: Как оформить переход
Процесс оформления электронной трудовой книжки требует от работодателя четкого соблюдения последовательности действий и сроков.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Для перехода на ЭТК сотрудник должен подать письменное заявление. В нем указывается желание перейти на электронную форму учета. Без этого документа (для тех, кто еще не перешел) работодатель не имеет права вносить изменения в формат ведения.
Шаг 2. Внесение записи в бумажную книжку (если она есть)
Если у работника есть бумажная трудовая, в графе «Сведения о работе» вносится запись: «Подана письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку». После внесения этой записи бумажный документ возвращается владельцу.
Шаг 3. Отчетность в СФР (ЕФС-1)
Это критически важный этап. При приеме на работу, переводе или увольнении работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1.
Срок подачи: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (оформления события). Опоздание грозит штрафными санкциями.
Как работнику посмотреть свою электронную трудовую?
Работодатель не выдает работнику «электронную книжку» на руки как физический объект. Данные хранятся в системе. Однако каждый гражданин имеет право в любой момент получить выписку. Сделать это можно несколькими способами:
Через портал Госуслуги
Это самый быстрый и удобный способ:
- Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» или найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите кнопку «Получить выписку».
- Документ в формате PDF с электронной печатью придет в личный кабинет и на электронную почту в течение нескольких минут.
Через работодателя
Работодатель обязан по заявлению работника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) в течение 3 рабочих дней. Выписка предоставляется в бумажном виде (заверенная подписью и печатью) или в электронном (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью).
Через МФЦ или клиентскую службу СФР
Личный визит в Многофункциональный центр или отделение Социального фонда также позволяет заказать бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого потребуется паспорт.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли заводить новую электронную трудовую, если я меняю работу?
Нет. Электронная трудовая книжка — единая для всех мест работы. Новый работодатель просто добавляет запись о приеме в общую базу данных СФР через отчет ЕФС-1.
Что делать, если я обнаружил ошибку в электронной трудовой?
Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Он обязан подать корректирующий отчет в СФР. Если работодатель ликвидирован или отказывает в исправлении, вопрос решается через архивные справки или в судебном порядке.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Согласно законодательству, принятому решение о переходе на электронную трудовую книжку, изменить его обратно на бумажный формат ведения нельзя. Бумажная книжка остается у работника на руках как исторический документ, но новые записи в нее не вносятся.
Оформление трудовой книжки в электронном виде в 2026 году — это отлаженный процесс, который занимает минимум времени. Для работодателя главное — не пропустить срок подачи отчета ЕФС-1 (день, следующий за событием). Для работника важно знать, где хранятся его данные и как быстро получить выписку через Госуслуги для подтверждения стажа, получения кредита или оформления пенсии. Цифровизация трудовых отношений делает рынок труда прозрачнее и удобнее для всех участников.