С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный формат окончательно уходит в прошлое для новых записей, а все сведения о стаже теперь хранятся исключительно в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР). Для бухгалтеров и кадровиков критически важно правильно оформить переход сотрудников на ЭТК и отразить эти данные в программе «1С: Бухгалтерия предприятия».

В данной статье мы подробно разберем, как составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку, какие нюансы нужно учитывать в 2026 году, и как технически реализовать этот процесс в 1С.

Правовые основы и актуальность в 2026 году

На текущую дату (май 2026 года) электронная трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж. Сведения в нее вносит работодатель и передает в СФР. Важно помнить, что:

• Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе Социального фонда.
• В ней отражаются личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и вся история его трудовой деятельности.
• Для сотрудников, которые ранее не подавали заявление о выборе формы трудовой книжки (в период с 2020 по 2025 год), в 2026 году действуют правила, установленные для новых работников: трудовая книжка ведется только в электронном виде.

Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую и желает перейти на электронный формат (или подтвердить выбор ЭТК), необходимо правильное документальное оформление.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: форма и образец

Законом унифицированная форма заявления не предусмотрена. Документ составляется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере. Главное — наличие собственноручной подписи сотрудника и даты.

Что должно быть в заявлении:

1. Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, наименование организации) и от кого (должность, ФИО сотрудника).
2. «Заявление».
3. Текст: Просьба о продолжении ведения трудовой книжки в электронном виде (или о переходе на электронную форму, если ранее велась бумажная и сотрудник принял такое решение в рамках).
4. Дата и подпись.

Образец заявления:

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. С порядком предоставления сведений о трудовой деятельности ознакомлен(а).

Подпись: ___________ /Петрова А.И./

После получения заявления работодатель обязан издать соответствующий приказ (если это требуется внутренним регламентом) и внести изменения в кадровый учет.

Отражение перехода на ЭТК в программе 1С: Бухгалтерия 8.3

Для корректного формирования отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и ведения учета в 1С, необходимо правильно настроить карточку сотрудника. Ниже приведена пошаговая инструкция.

Шаг 1. Настройка карточки сотрудника

Откройте карточку физического лица и перейдите в раздел «Трудовые отношения» или «Кадровые документы».

1. Найдите поле, отвечающее за вид трудовой книжки (обычно называется «Ведение трудовой книжки» или аналогично).
2. Выберите значение «Электронная».
3. Убедитесь, что в поле «СНИЛС» указан актуальный номер страхового свидетельства, так как именно по нему идет идентификация в СФР.

Шаг 2. Ввод кадровых документов

В меню «Кадры» выберите документ «Прием на работу» (или «Изменение трудовых отношений», если сотрудник уже работает).

• В табличной части документа, в колонке «Трудовая книжка», выберите статус «Электронная».
• Если требуется внести запись о переходе (для тех случаев, когда это фиксируется как отдельное событие в истории), используйте документ «Изменение записи в трудовой книжке».

Шаг 3. Формирование отчетности

После внесения данных программа автоматически учтет их при формировании ежемесячного отчета ЕФС-1 (Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»).

Важно: В 2026 году сроки сдачи отчета ЕФС-1 при приеме и увольнении остаются прежними — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. При иных кадровых изменениях (например, перевод) отчет сдается до 15 числа следующего месяца.

Частые ошибки и рекомендации

При работе с электронными трудовыми книжками в 1С бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие заявления в личном деле: Даже если в 1С статус стоит «Электронная», бумажное заявление от сотрудника должно быть подшито в его личное дело как первичный документ.
• Неверный СНИЛС: Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к тому, что запись не попадет в лицевой счет застрахованного лица в СФР.
• Игнорирование уведомлений: Сотрудникам, выбравшим электронную трудовую, по их желанию выдается выписка из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Работодатель обязан предоставить ее при увольнении или по запросу.

Переход на электронные трудовые книжки в 2026 году — это свершившийся факт, требующий внимательности от специалистов по кадрам и бухгалтерии. Правильное оформление заявления и своевременное внесение данных в программу «1С: Бухгалтерия» гарантируют отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов и прозрачность трудового стажа для ваших сотрудников.

Помните: форма заявления свободная, но наличие подписи сотрудника и корректность данных в 1С — обязательные условия легитимности процесса.