В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным способом документирования трудовой деятельности работников. Ниже – подробный разбор того, как она работает, какие обязанности возлагает работодатель и как сотрудник может получить сведения о своей трудовой истории.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой эквивалент традиционной бумажной трудовой книжки. Вместо бумажных страниц в ней хранятся сведения о:
- месте и периодах работы;
- званиях и квалификации;
- датах приёма и перевода;
- основаниях увольнения.
Все данные сохраняются в Системе Федерального Сотрудничества (СФР) и доступны как работодателю, так и самому работнику.
1.1 Как формируются данные?
Работодатели передают сведения о сотрудниках в СФР через форму ЕФС‑1. Эта форма служит официальным отчётом, который и считается электронной трудовой книжкой.
Кто может получить информацию из ЭТК?
Сотрудник может запросить выписку о своей трудовой деятельности двумя способами:
- По форме СТД‑Р – если выписка выдаётся самой организации;
- По форме СТД‑СФР – если выписка получена в Социальном фонде или через портал Госуслуги.
Эти документы содержат всю необходимую информацию о местах работы, должностях, датах и причинах увольнения.
Обязанности работодателя при переходе на ЭТК
С 1 января 2021 года для новых сотрудников оформление только электронной формы является обязательным. Работодателю необходимо выполнить следующие шаги:
- Перевести все новые трудовые отношения в электронный формат;
- Сообщить в СФР о переходе сотрудника на ЭТК;
- Вести отчёт в форме ЕФС‑1;
- При необходимости выдать сотруднику бумажную копию для личного пользования (но не вести её в учёт).
Работодатель не обязан выдавать бумажную трудовую книжку, если сотрудник был принят с года. Это подтверждается официальным письмом Роструда от г. (№ ПГ/26715‑6‑1).
Как выглядит процесс получения информации сотрудником?
Чтобы получить выписку, сотрудник может:
- Обратиться в отдел кадров своей организации и запросить форму СТД‑Р;
- Получить её в Социальном фонде России, представив паспорт и заявление;
- Скачать документ через портал Госуслуги, выбрав раздел «Трудовая деятельность».
После получения документа сотрудник получает официальный список всех мест работы, должностей, дат приёма и увольнения, а также сведения о квалификации.
Особенности ведения ЭТК для разных категорий работников
Несмотря на общую схему, есть несколько нюансов:
- Переводы и повышения – каждое изменение статуса заносится в отчёт ЕФС‑1 и автоматически обновляет ЭТК;
- Увольнение – основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по сокращению и т.д.) фиксируется в той же форме;
- Закрывающая запись – если сотрудник перешёл на ЭТК, в его прежней бумажной книжке ставится отметка о закрытии; новые записи в бумажной книжке уже не вносятся.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки?
Нет. С 2021 года для новых сотрудников допускается только электронный формат. Бумажная книжка может оставаться только у тех, кто был принят до года, и используется как архивный документ.
Вопрос: Как узнать свой стаж для расчёта пенсии?
Сведения о трудовой деятельности, включая периоды работы, хранятся в СФР. По запросу сотрудник получает справку СТД‑СФР, где указаны все периоды, используемые для расчёта пенсионного стажа.
Вопрос: Что делать, если работодатель не передаёт данные в СФР?
В этом случае сотрудник может обратиться в ПФР или в Ро труд с официальным запросом. При выявлении нарушения работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, который упрощает документооборот и обеспечивает прозрачность трудовой истории как для работодателей, так и для сотрудников. Правильное оформление и своевременная передача данных в СФР позволяют избежать юридических рисков и гарантируют, что информация о работе всегда будет под рукой.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению ЭТК, рекомендуем обратиться к специалистам по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.