В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. С 1 января 2020 года, после вступления в силу Федерального закона № 439-ФЗ, сведения о трудовой деятельности всех сотрудников формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР). Однако у работодателей до сих пор возникают вопросы: как получить доступ к этим данным, можно ли их распечатать и как правильно использовать эти сведения при приеме на работу или ведении кадрового учета.

В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка, какие формы документов существуют, и главное — как работодателю получить и распечатать сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка в 2026 году?

Важно понимать: юридического понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного файла или документа не существует. Это совокупность данных, хранящихся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Эти данные формируются на основе отчетов, которые ежемесячно сдают работодатели.

Для работника и работодателя эти сведения существуют в виде выписок (справок) определенных форм:

• СТД-СФР — полная выписка обо всей трудовой деятельности человека с 1 января 2020 года (и ранее, если данные были переданы), содержащая информацию от всех работодателей. Ее может получить сам сотрудник или работодатель только с письменного согласия работника.
• СТД-Р — выписка, содержащая сведения только от текущего работодателя. Именно эту форму работодатель формирует и выдает сотруднику при увольнении или по его запросу.

Может ли работодатель просто «распечатать» трудовую из базы СФР?

Прямого доступа к базе данных СФР для произвольной печати трудовых книжек всех сотрудников у работодателя нет. Работодатель не может зайти в личный кабинет фонда и нажать кнопку «Печать трудовой книжки Иванова И.И.».

Процесс получения печатной версии зависит от того, какая именно информация вам нужна:

1. Если нужны сведения о прошлых местах работы сотрудника: Работодатель не может самостоятельно выгрузить полную историю из СФР. Сотрудник должен самостоятельно запросить форму СТД-СФР через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или в МФЦ, получить файл (обычно в формате PDF с электронной подписью) и предоставить его вам. Вы, в свою очередь, можете распечатать этот документ.
2. Если нужно выдать справку о работе в вашей организации: Вы формируете отчет в пенсионную систему, и на его основе генерируется форма СТД-Р. Этот документ можно сформировать в специализированных бухгалтерских программах (например, 1С, СБИС, Контур) и распечатать.

Инструкция: Как получить и распечатать форму СТД-Р (сведения от вашего предприятия)

Чаще всего работодателю требуется распечатать сведения о трудовой деятельности именно в своей организации (форма СТД-Р) для выдачи сотруднику или для внутреннего архива. Делается это через программные средства сдачи отчетности.

Шаг 1. Формирование отчета

В вашей бухгалтерской или кадровой программе (например, 1С:ЗУП, СБИС Персонал) необходимо сформировать отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ранее известный как СЗВ-ТД, теперь интегрирован в ЕФС-1 или формируется отдельно в зависимости от версии ПО). Убедитесь, что все данные о приемах, переводах и увольнениях актуальны и отправлены в СФР.

Шаг 2. Генерация печатной формы

В интерфейсе программы найдите раздел, связанный с электронными трудовыми книжками. Выберите сотрудника и опцию «Сформировать выписку (СТД-Р)».

• Программа создаст документ в формате PDF или XML.
• Документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации (автоматически или вручную, в зависимости от настроек).

Шаг 3. Печать документа

После формирования файла:

1. Откройте полученный файл (PDF).
2. Проверьте наличие визуализации электронной подписи (штампик с данными о подписи).
3. Используйте команду «Печать» (Ctrl+P).
4. Распечатанный документ заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), хотя наличие электронной подписи в файле уже придает документу юридическую силу.

Что делать, если нужна полная история сотрудника (форма СТД-СФР)?

Если при приеме на работу вы видите, что бумажной трудовой книжки у соискателя нет, вы обязаны попросить его предоставить справку о трудовой деятельности. Самостоятельно скачать ее вы не сможете.

Алгоритм действий:

1. Попросите сотрудника зайти на портал Госуслуги.
2. В поиске услуг ввести «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Сотрудник заказывает выписку (форма СТД-СФР). Она формируется мгновенно или в течение нескольких минут.
4. Сотрудник скачивает файл, подписанный СФР, и либо отправляет вам его по электронной почте, либо передает на флеш-носителе, либо самостоятельно распечатывает и приносит вам.
5. Вы проверяете наличие отметки о том, велась ли ранее бумажная трудовая книжка (это важно для понимания, нужно ли вносить записи в бумажный аналог, если он сохранился у работника до 2020 года).

Юридические нюансы и важные напоминания

Работодателям в 2026 году следует помнить несколько критически важных моментов:

• Обязанность ведения: Все российские работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР. Отсутствие таких данных является нарушением.
• Равнозначность: Электронная выписка (СТД-СФР или СТД-Р), подписанная электронной подписью фонда или работодателя, равнозначна бумажному документу. Однако для архива или личных целей сотрудника ее часто требуется распечатать.
• Хранение: Распечатанные версии электронных трудовых книжек (полученные от сотрудников или сформированные вами) рекомендуется хранить в личных делах сотрудников как подтверждение стажа.
• Ошибки в данных: Если при печати выписки из СФР обнаружены ошибки, исправлять их нужно не в печатной версии, а путем подачи корректирующего отчета в Социальный фонд.

Распечатка электронной трудовой книжки работодателем, это процесс формирования официальной выписки (формы СТД-Р) через системы отчетности или получение и печать документа от сотрудника (формы СТД-СФР). Прямой доступ к «печати трудовой» из общей базы СФР для работодателя закрыт в целях защиты персональных данных. Соблюдение порядка работы с электронными документами гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и правильное оформление стажа ваших сотрудников.

Помните: актуальность данных в СФР — это совместная ответственность работодателя и сотрудника. Регулярно проверяйте корректность передаваемых сведений.