В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом делового оборота в России. Бумажный формат уходит в прошлое, уступая место цифровым данным, которые хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Для работодателя это означает не только упрощение документооборота, но и новые обязательства по своевременной передаче данных. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить сотрудника с ЭТК, какие отчеты сдавать и как избежать распространенных ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка и кто ее ведет

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это формат представления информации о трудовой деятельности и стаже работника в электронном виде. Она содержит те же сведения, что и бумажный аналог: периоды работы, должности, причины увольнения и награждения.

Важно понимать: работодатель не «заводит» ЭТК в привычном смысле. База данных уже существует в системе СФР. Задача работодателя при приеме сотрудника заключается в том, чтобы:

• Проверить наличие ЭТК у соискателя.
• Запросить сведения о предыдущей трудовой деятельности (если это первое место работы у данного работодателя после перехода на ЭТК).
• Своевременно передать в СФР данные о приеме на работу.

Вести ЭТК обязаны все работодатели: организации, ИП и физические лица, нанимающие работников по трудовому договору (включая внешних и внутренних совместителей).

Алгоритм оформления работника в 2026 году

Процесс приема сотрудника, у которого уже ведется электронная трудовая, отличается от работы с бумажными носителями. Следуйте пошаговой инструкции:

Шаг 1. Запрос сведений о трудовой деятельности

При приеме на работу (независимо от того, впервые ли человек трудоустраивается или меняет место работы) работодатель обязан получить актуальные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Это необходимо для правильного заполнения отчетов.

Как получить данные:

1. Попросите работника предоставить выписку из ЭТК (форма СТД-Р или СТД-СФР). Он может получить ее через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или в МФЦ.
2. Если работник не может предоставить выписку самостоятельно, работодатель может запросить эти данные через систему СФР (требуется авторизация) или сделать запрос в территориальный орган фонда (в редких случаях).

Шаг 2. Ознакомление с локальными актами

Работодатель должен ознакомить сотрудника с порядком ведения ЭТК, принятым в организации. Обычно это положение об ЭТК или соответствующий раздел в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Сотрудник должен подтвердить ознакомление подписью.

В трудовом договоре, как и прежде, прописываются должность, дата начала работы и другие условия. Особых требований к тексту договора из-за формата ЭТК нет, но важно точно указать дату начала работы, так как она будет передана в СФР.

Шаг 4. Подготовка приказа о приеме

Издайте приказ (распоряжение) о приеме на работу; Форма приказа может быть унифицированной (Т-1) или разработанной самостоятельно. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в течение трех дней.

Отчетность: форма ЕФС-1 — ключевой этап

Самый важный этап оформления — передача сведений в Социальный фонд. С 2023 года (и актуально в 2026 году) вместо старой формы СЗВ-ТД используется единая форма ЕФС-1.

Сроки подачи:

• При приеме на работу: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме.
• При увольнении: не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения.
• При переводе на другую должность или переименовании компании: также до 25-го числа следующего месяца.

В разделе 1 формы ЕФС-1 указываются сведения о приеме, переводе или увольнении. Если данных для передачи в конкретном месяце нет, отчет не сдается.

Нужно ли выдавать работнику бумажную копию?

Законодательство РФ не обязывает работодателя выдавать работнику бумажную копию записи о приеме на работу сразу же. Однако, по письменному заявлению сотрудника, работодатель обязан предоставить заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р).

Сроки выдачи выписки:

• При увольнении — в день увольнения.
• В период работы — в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.

Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).

Частые ошибки и юридические аспекты

Чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами, обратите внимание на следующие моменты:

Ошибка в датах

Дата приема в приказе, трудовом договоре и форме ЕФС-1 должна совпадать идеально. Расхождение даже в один день может привести к отказу в зачете стажа для пенсии.

Игнорирование совместителей

Сведения о работе по совместительству также вносятся в ЭТК основным работодателем (по желанию работника) или работодателем по совместительству, если работник предоставил туда свою трудовую (в случае бумажного варианта в прошлом) или если это единственное место работы. В условиях ЭТК данные о совместительстве передаются в СФР на общих основаниях через ЕФС-1.

Отсутствие заявления о выборе формы (для старых сотрудников)

Для сотрудников, принятых до 2021 года, выбор между бумажной и электронной книжкой уже сделан. Если они выбрали бумажную, работодатель продолжает вести и бумажную, и электронную (передавая данные в СФР). Если выбрали электронную или не подали заявление (тогда они автоматически стали пользователями ЭТК) — ведется только электронная. Для новых сотрудников в 2026 году бумажные трудовые книжки не заводятся вообще.

Где работнику посмотреть свою ЭТК?

Сотрудники часто задают вопрос: «Где мне увидеть, что меня оформили?». Ответьте им, что актуальные данные доступны:

• На портале Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»).
• В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР).
• Через банковские приложения (некоторые банки интегрировали эту функцию).
• В клиентских службах СФР и МФЦ.

Оформление работника с электронной трудовой книжкой в 2026 году, это отлаженный цифровой процесс. Главное для работодателя, не забывать запрашивать историю трудовой деятельности при приеме и строго соблюдать сроки подачи формы ЕФС-1. Переход на «цифру» избавил от необходимости покупать бланки и вести бумажные архивы, но возложил ответственность за точность и оперативность передаваемых данных. Соблюдение этих правил гарантирует работнику сохранение стажа, а компании — отсутствие штрафов.