С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году переход на цифровой формат практически завершён, но вопросы о обязательности ведения ЭТК остаются актуальными для работодателей и сотрудников. В данной статье мы разберём, кто обязан оформлять ЭТК, какие исключения предусмотрены законом и как правильно оформить переход с бумажной версии на электронную.

Текущий статус электронной трудовой книжки (ЭТК)

По данным на электронная трудовая книжка полностью внедрена в систему Социального фонда России (СФР). Основные положения:

• Для сотрудников, принятых на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде.
• Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут оставить её в бумажном формате, но при этом работодатель обязан дублировать все сведения в электронную систему.
• Переход с бумажной на электронную трудовую книжку является добровольным для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года, при условии подачи соответствующего заявления.

Таким образом, обязательного принудительного перехода на ЭТК для всех сотрудников в 2026 году нет, однако работодатели должны обеспечивать электронное ведение трудовых записей для каждого работника, независимо от выбранного формата.

Кто обязан оформлять электронную трудовую книжку?

Новые сотрудники (с )

Для лиц, впервые трудоустроившихся после 1 января 2021 года, электронная трудовая книжка является единственно допустимым форматом. Работодатель обязан сразу же внести сведения о приёме на работу в систему СФР.

Сотрудники с бумажной трудовой книжкой

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может:

• Оставить её в бумажном виде (при условии, что он сам выбрал такой способ ведения документа).
• Перейти на электронную форму, подав заявление о переходе (заявление можно оформить в любой момент до конца 2025 года; после 1 января 2026 года переход остаётся возможным, но уже не является обязательным).

В любом случае работодатель должен дублировать все кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение, награждения и т.д.) в электронную трудовую книжку, даже если сотрудник предпочитает бумажный вариант.

Работодатели

Обязанности работодателя в 2026 году включают:

1. Формирование и передачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде для всех сотрудников, работающих по трудовым договорам.
2. Своевременную подачу отчётов в СФР (форма ЕФС‑1) с обновлёнными кодами кадровых мероприятий.
3. Контроль за сроками подачи информации – СФР усилил контроль за своевременностью и полнотой данных.

Несоблюдение этих требований может повлечь административные штрафы и трудовые споры.

Как оформить переход с бумажной на электронную трудовую книжку?

Процедура перехода регламентирована внутренними нормативными актами компании и включает следующие шаги:

1. Подготовка заявления – сотрудник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать с портала Онлайнинспекция.рф или получить в отделе кадров).
2. Регистрация заявления – заявление принимается отделом кадров и фиксируется в личном деле сотрудника.
3. Внесение данных в ЭТК – кадровая служба переносит все записи из бумажной трудовой книжки в электронную систему СФР (через личный кабинет работодателя на портале госуслуг или через специализированное ПО).
4. Подтверждение перехода – после успешной загрузки данных сотрудник получает выписку из электронной трудовой книжки (можно скачать в личном кабинете СФР).
5. Хранение бумажной версии – при желании сотрудник может оставить бумажную трудовую книжку у себя; работодатель обязан хранить её копию в течение всего периода работы.

Важно: заявление о переходе можно подать в любой момент до конца 2025 года; после 1 января 2026 года переход остаётся возможным, но уже не считается обязательным условием для сохранения права на бумажную книжку.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Преимущества

• Мгновенный доступ к выписке и истории трудовой деятельности через портал госуслуг.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Упрощение взаимодействия с Пенсионным фондом (ныне Социальный фонд России) при назначении пенсии и пособий.
• Автоматическое формирование отчётов для работодателя (ЕФС‑1, СЗВ‑М и др.).

Недостатки

• Необходимость доступа к интернету и базовых навыков работы с электронными сервисами.
• Зависимость от работы государственных информационных систем (возможные сбои).
• Некоторые сотрудники старшего возраста предпочитают привычный бумажный формат.

Что ожидает компании в 2025‑2026 годах?

Согласно информации из открытых источников:

• С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек; большинство работников и работодателей уже работают в цифровом формате.
• Форма отчёта ЕФС‑1 обновлена, изменены коды кадровых мероприятий, а СФР усилил контроль за сроками подачи.
• Работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех сотрудников, работающих по трудовым контрактам, независимо от выбранного ими формата книжки.
• Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки сохраняется только в двух случаях: если сотрудник сам выбрал такой способ ведения документа или ещё не принял соответствующее решение.

Таким образом, к 2026 году электронная трудовая книжка становится обязательной составляющей отчётности работодателя, а выбор формата остаётся за сотрудником (с учётом необходимости дублирования данных в электронную систему).

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал госуслуг – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru
• Онлайнинспекция.рф – образцы заявлений и инструкции по переходу: https://onlineinspekcija.rf
• Социальный фонд России – информирование о подаче ЕФС‑1: https://sf.ru
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по ТК РФ, ст. 66.1: https://trud.gov.ru

Обязательного перехода на электронную трудовую книжку для всех сотрудников в 2026 году нет. Однако:

• Для newly hired работников (с ) ЭТК – единственный допустимый формат.
• Работодатели обязаны вести электронные записи о трудовой деятельности для каждого сотрудника, даже если тот предпочитает бумажную версию.
• Переход с бумажной на электронную трудовую книжку остаётся добровольным, но рекомендуется из‑за удобства доступа к данным и снижения рисков потери документа.

Поэтому ответ на вопрос «Обязательно ли заводить электронную трудовую книжку?» звучит так: Да, если вы работодатель или newly hired сотрудник; в остальных случаях переход является правом, а не обязанностью, при условии дублирования данных в электронную систему.