В 2026 году процесс ведения трудовых книжек окончательно закрепился в гибридном формате, где цифровые данные доминируют, но бумажный документооборот сохраняет свою силу при определенных условиях. Ключевым аспектом работы кадровика становится правильное согласование формата ведения книжки с сотрудником и точное внесение записей. В этой статье мы разберем, как оформить переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), какие заявления необходимы и как избежать штрафов.

Форматы ведения трудовых книжек в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) существуют два основных сценария ведения учета трудового стажа, выбор которых зависит от даты первого трудоустройства работника и его личного выбора:

• Только в электронном виде. Этот формат обязателен для сотрудников, которые впервые устроились на работу с 1 января 2021 года, а также для тех, кто подал письменное заявление о переходе на ЭТК.
• Одновременно в бумажном и электронном виде. Сохраняется для сотрудников, у которых есть бумажная трудовая книжка и которые не писали заявление о переходе на электронный формат.

Важно помнить: независимо от формата хранения книжки у сотрудника, отчетность по персоналу в Социальный фонд России (СФР) работодатель подает исключительно в электронном виде (форма ЕФС-1).

Согласование перехода на электронную трудовую книжку

Переход на «цифру» невозможен без волеизъявления работника. Процедура согласования включает несколько этапов:

Шаг 1: Получение заявления от работника

Если сотрудник желает перейти на электронную трудовую, он должен написать заявление. Закон не устанавливает жестких сроков подачи такого заявления, однако для удобства учета даты начала ведения ЭТК лучше согласовать с работником заранее.

Что должно быть в заявлении:

• ФИО работника и работодателя.
• Четкая формулировка просьбы о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
• Дата и подпись.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Если у работника велась бумажная книжка, факт перехода необходимо зафиксировать в ней. Это критически важное согласование документооборота.

Правила внесения записи (Графа 3 и Графа 4):

1. В графе 3 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
2. В графе 4 указывается реквизит заявления работника (номер и дата).
3. Сотрудник ставит свою подпись в графе 13 (или в соответствующей графе для подписи владельца) о получении книжки на руки.

После этой записи бумажная трудовая больше не ведется, все новые данные отражаются только в электронном виде.

Особенности работы с совместителями

В 2026 году действуют особые правила для записей о совместительстве (внутреннем и внешнем):

• Записи вносятся по желанию работника.
• Основанием служит документ о приеме на работу по основному месту или приказ о совместительстве.
• Для внешних совместителей запись в бумажную книжку вносит основной работодатель по предоставленным документам, а в ЭТК данные попадают автоматически через отчетность ЕФС-1 от работодателя-совместителя.

Электронный документооборот (КЭДО) и согласования

Современные системы, такие как Saby Staff (СБИС КЭДО) или 1С, позволяют проводить все согласования онлайн. Более 160 типов кадровых документов можно подписывать электронной подписью.

Преимущества КЭДО для трудовых книжек:

• Автоматическое формирование маршрутов согласования заявлений о переходе на ЭТК.
• Мгновенная передача данных в СФР.
• Снижение риска потери бумажных оригиналов заявлений.

Ответственность и частые ошибки

За непредставление или несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности должностным лицам организаций грозят штрафы. Также важно следить за корректностью данных.

Частые вопросы (FAQ):

Нужна ли печать отдела кадров?
Роструд разъясняет: печать кадровой службы допустима, если она есть. Если в книжке стоит печать отдела кадров, наличие другой печати работодателя не требуется для подтверждения записей, сделанных в этот период.

Что делать, если бумажная книжка испорчена?
Если документ залит или порван, заводится новая книжка. В графу 4 вносится ссылка на копию приказа или другой документ-основание, подтверждающий стаж.

Как подтвердить стаж иностранному гражданину?
Если у гражданина Узбекистана или другой страны нет бумажной трудовой, по его просьбе и при наличии документов, подтверждающих стаж, работодатель может завести новую трудовую книжку российского образца или вносить данные в ЭТК при первом трудоустройстве в РФ.

Правильное оформление согласований при переходе на электронную трудовую книжку — залог спокойствия для работодателя и гарантия сохранности стажа для сотрудника; В 2026 году ключевыми моментами остаются: наличие письменного заявления работника, корректная финальная запись в бумажном документе (если он был) и своевременная сдача формы ЕФС-1. Цифровизация упрощает процессы, но требует внимательности к деталям при заполнении.