В 2026 году правила оформления трудовой книжки для работников, которые устраиваются на работу впервые, существенно изменились. Теперь бумажная трудовая книжка не оформляется, а все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, где и как получить электронную трудовую книжку (ЭТК), какие документы нужны, как оформить её работодателем и как получить выписку.

Правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Трудовой кодекс РФ – статья 66.1: обязанность работодателя отчитываться в Социальный фонд РФ (СФР) о всех кадровых изменениях.
• Правила оформления трудовой книжки (п. 8) – для работника, принятых на работу впервые, оформление осуществляется работодателем в присутствии работника.

Кому и где оформляется ЭТК?

Для всех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые после 31 декабря 2020 г., бумажная трудовая книжка не оформляется. Оформление и ведение сведений осуществляется только в электронном виде.

Кто оформляет?

• Первый работодатель (компания, индивидуальный предприниматель, государственное учреждение).
• Работодатель обязан:
1. Подготовить и подписать трудовой договор.
2. Выпустить приказ о приёме на работу.
3. Заполнить форму ЕФС‑1 (отчёт о приёме на работу) и передать её в СФР.
4. Оформить электронную трудовую книжку в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).

Что нужно собрать сотруднику?

Для оформления ЭТК работнику необходимо предоставить:

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС.
• ИНН.
• Документы об образовании (свидетельство о высшем/среднем/среднем профессиональном образовании).
• Копии предыдущих трудовых договоров (если есть).

Как получить электронную трудовую книжку?

После оформления всех документов работодателем, сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через несколько каналов:

1. Портал «Госуслуги» – в личном кабинете можно открыть вкладку «Электронная трудовая книжка» и получить доступ к полной записи. Для доступа понадобится электронная подпись или «Смарт‑карта».
2. Многофункциональный центр (МФЦ) – сотрудник может подать заявление в МФЦ и получить печатную копию выписки из ЭТК.
3. Фонд социального страхования (ПФР) – через личный кабинет ПФР можно запросить выписку из ЭТК.
4. Социальный фонд РФ (СФР) – в случае необходимости можно обратиться в СФР для получения выписки.
5. Е‑Офис 24 – сервис, который позволяет получить электронную выписку и печатную копию в одном месте.
6. Департамент труда и социальной защиты населения (например, Москвы) – в некоторых регионах можно получить выписку через региональный портал.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий наличие и содержание сведений о трудовой деятельности. Для её получения можно:

• Подать запрос через портал «Госуслуги» (раздел «Выписки»).
• Обратиться в МФЦ с заявлением о выдаче печатной копии.
• Использовать сервис «Е‑Офис 24», который автоматически формирует выписку по данным ЭТК.
• Запросить выписку в ПФР через личный кабинет.
• Обратиться в региональный департамент труда и социальной защиты для получения печатной копии.

Что делать, если впервые трудоустраиваетесь в 2025 году и позже?

С 2025 года все трудовые книжки ведутся только в электронном виде. Работодатель не имеет права оформить бумажную трудовую книжку. Поэтому:

1. Убедитесь, что ваш работодатель зарегистрирован в системе ЭТК.
2. Проверьте, что в системе есть запись о приёме на работу (форма ЕФС‑1).
3. Получите доступ к ЭТК через «Госуслуги» или другие каналы.
4. При необходимости получите печатную выписку через МФЦ или Е‑Офис 24.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку? – Нет, для работников, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2020 г., бумажная трудовая книжка не оформляется.
• Кто обязан вести трудовую книжку? – Работодатель. Он обязан вести запись в системе ЭТК и отчитываться в СФР.
• Как быстро получить выписку? – Через портал «Госуслуги» выписка доступна мгновенно. Через МФЦ и ПФР – в течение 1–3 рабочих дней.
• Можно ли получить копию выписки в бумажном виде? – Да, через МФЦ, Е‑Офис 24 или региональный департамент труда.
• Что делать, если данные в ЭТК не обновились? – Обратитесь к работодателю, чтобы он обновил сведения в системе. При необходимости подайте жалобу в СФР.

Для тех, кто впервые трудоустраивается в 2026 году, оформление трудовой книжки происходит полностью в электронном виде. Работодатель оформляет запись в системе ЭТК, а сотрудник получает доступ к ней через «Госуслуги» и может запросить печатную выписку в МФЦ, ПФР, Е‑Офис 24 или региональном департаменте труда. Важно помнить, что бумажная трудовая книжка в таком случае не выдается;

Следуя приведённой инструкции, вы быстро и без лишних хлопот получите электронную трудовую книжку и все необходимые выписки.