С 1 января 2020 года в России параллельно существуют два формата документа, подтверждающего трудовую деятельность: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2026 году переход на электронный формат стал массовым, а процедуры его оформления и использования — стандартизированными. Данная статья подробно разбирает все ключевые аспекты работы с ЭТК для работодателей и сотрудников.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который ведётся и хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.

Ключевые изменения и правила в 2026 году

Основные нормы регулируються Приказом Минтруда России № 320н и Трудовым кодексом РФ. Вот что нужно помнить в 2026 году:

• Обязательность перехода: Работодатель вправе перевести сотрудника на ЭТК с его согласия (путём подписания соответствующего заявления). При этом бумажная книжка больше не ведётся, а ответственность за её хранение снимается с отдела кадров.
• Заверение записей: Каждая запись в ЭТК (приём, увольнение, перевод) должна быть заверена электронной подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Печать организации на электронный документ не ставится.
• Выдача документов: При первом оформлении или переходе на ЭТК работнику на руки выдается бумажный документ, заявление о переходе или справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р/СТД-СФР).

Пример записи в электронную трудовую книжку

Запись в ЭТК имеет стандартизированный формат. Вот как выглядит образец записи о приёме на работу в электронном виде (на основе данных из кадрового ПО):

Наименование организации: ООО "Технологии Будущего"
ОКПО: 123456789
ОГРН: 1234567890123
Должность: Системный администратор
Подразделение: IT-отдел
Основание: Приказ № 45-к от 
Подпись: [ЭЦП руководителя]

Примечание: В реальной системе ПФР эти данные отображаются в виде структурированной таблицы с электронной печатью ПФР.

Как оформить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция для работодателя

Получение согласия работника

Необходимо подготовить и подписать с сотрудником заявление на переход на ЭТК. Образец можно скачать на портале «Как работать» или в системе «СберБизнес». В заявлении указывается:

• ФИО, паспортные данные работника.
• Согласие на получение сведений в электронном виде.
• Отказ от бумажной трудовой книжки (если она была).

Внесение первой записи (для новичка)

Если сотрудник работает впервые, он не имеет ни бумажной, ни электронной книжки. Процедура:

1. Работодатель издаёт приказ о приёме на работу.
2. На основании приказа и отчёта ЕФС-1 данные автоматически попадают в ЭТК в ПФР.
3. Работнику выдается справка СТД-Р (форма по приказу Минтруда № 320н), это бумажный документ, подтверждающий факт работы и стаж.

Внесение последующих записей

При каждом изменении (перевод, увольнение, изменение условий договора) работодатель обязан:

• Издать соответствующий приказ/распоряжение.
• Своевременно (до 15-го числа месяца, следующего за месяцем события) подать корректирующий отчёт ЕФС-1.
• Данные из отчёта автоматически обновят запись в ЭТК работника.

Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку: инструкция для сотрудника

Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК несколькими способами:

Через личный кабинет на портале Госуслуг

• Авторизуйтесь на Госуслугах.
• В разделе «Справки и выписки» найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Система сформирует PDF-документ с электронной печатью ПФР. Скачайте его.

Через личный кабинет на сайте ПФР

• Зарегистрируйтесь/авторизуйтесь на сайте Пенсионного фонда.
• В меню выберите «Электронные услуги» → «Электронная трудовая книжка».
• Сформируйте и сохраните выписку.

Через МФЦ («Мои документы»)

Обратитесь в любое МФЦ с паспортом. Сотрудник поможет получить и распечатать выписку из ЭТК. Услуга бесплатна.

Через работодателя

Работодатель обязан по первому требованию выдать сотруднику заверенную выписку из ЭТК (на бумаге с печатью организации) или справку СТД-Р.

Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приёме на работу нового сотрудника, который заявляет, что у него уже есть ЭТК, кадровик может:

1. Запросить выписку: Попросить кандидата предоставить актуальную выписку из ЭТК (скачанную с Госуслуг или ПФР).
2. Проверить через систему кадрового учёта: Многие современные кадровые программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С-Online») имеют функцию автоматического запроса сведений из ПФР по СНИЛС сотрудника.
3. Уточнить у кандидата: Если у него была бумажная книжка, он должен был сдать её при переходе на ЭТК. Уточните, когда и куда он её сдавал.

Частые вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?

Нет. Переход на электронный формат является безотзывным. После того как работодатель подал первый отчёт ЕФС-1 по сотруднику, бумажная трудовая книжка для него более не ведётся. Все последующие записи идут только в ЭТК.

Что делать, если в ЭТК нет данных о прошлой работе?

Если у работника был период работы до перехода на ЭТК, и эти данные не были внесены в систему ПФР, он должен:

• Обратиться к последнему работодателю за тем периодом с просьбой внести записи из его бумажной книжки в ЭТК через отчёт ЕФС-1.
• Если работодатель не существует или отказывается, — обратиться в Пенсионный фонд с заявлением и документами (бумажная трудовая книжка, приказы) для восстановления сведений.

Нужно ли хранить копии приказов, если ведётся ЭТК?

Да, обязательно. Электронная запись в ЭТК — это результат обработки данных из отчёта ЕФС-1. Основным документом-основанием для кадрового учёта остаются приказы (распоряжения) работодателя. Их нужно хранить в деле сотрудника в течение всего срока хранения (75 лет).

Где хранятся данные ЭТК?

Все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой государственной информационной системе ПФР. Это гарантирует их сохранность и доступность работнику в любой момент, независимо от смены работодателя.

Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и надёжный инструмент учёта трудового стажа. Для работодателя она упрощает отчётность и исключает риски утери документов. Для работника — обеспечивает постоянный доступ к своим данным и прозрачность.

Главное правило 2026 года: Все записи о трудовой деятельности должны быть оперативно и безошибочно отражены в отчёте ЕФС-1. Только так сведения гарантированно попадут в официальную ЭТК в ПФР.

Для получения актуальных образцов заявлений и подробных инструкций рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайт ПФР, портал «Как работать» или ваша бухгалтерская/кадровая программа.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных требований на официальных сайтах государственных органов.