Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений», который ввёл возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК). С 1 января 2024 года переход на электронное кадровое делопроизводство стал обязательным для большинства организаций, а с 2025 года – для всех работников, впервые устраивающихся на работу.

В данной статье подробно рассмотрим, как правильно действовать, если сотрудник пришёл на работу уже с оформленной электронной трудовой книжкой, какие документы требуются, какие права и обязанности возникают у обеих сторон, а также какие изменения в Трудовом кодексе и нормативных актах следует учитывать в 2026 году.

Нормативная база электронных трудовых книжек

Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внес поправки в ТК РФ, установив возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Приказ Минтруда России от № 14-2/В-267 – разъяснения о необходимости заверения подписью и печатью записи в трудовой книжке о подаче заявления о ведении сведений в электронном виде.
Постановление Правительства РФ от № 1745 – определило порядок подачи письменного заявления работником о выборе формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной) до .
Информация Минтруда и социальной защиты (пресс‑конференция БЕЛТА, ) – с 1 января 2024 года новые подходы позволяют уйти от бумажных кадровых документов при ознакомлении с приказами, локальными актами и при подаче заявлений (например, на отпуск).

Согласно этим нормативным актам:

Если человек впервые устраивается на предприятие после 2020 года, у него по умолчанию будет только электронная трудовая книжка.
Для работников, принятых до 2020 года, сохраняется право выбора формы ведения книжки (электронной или бумажной) при условии подачи соответствующего заявления.
С 2025 года все newly hired сотрудники получают только электронную трудовую книжку, независимо от их желания.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в которой хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: приёмы, переводы, увольнения, награды, периоды работы и т.д. Данные формируются работодателем и передаются для хранения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или Социальный фонд РФ (СФР).

Основные преимущества ЭТК:

Сокращение времени на оформление и хранение документов.
Возможность мгновенного получения выписки через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
Снижение риска утраты или повреждения бумажного носителя.
Упрощение взаимодействия с государственными органами (подача заявлений на отпуск, больничный, пенсию и т.д.).

Как действовать, если сотрудник пришёл на работу с уже оформленной ЭТК

Проверка наличия и достоверности электронной трудовой книжки

При приёме на работу необходимо:

Попросить сотрудника предоставить доступ к его личному кабинету на портале «Госуслуги» или в личном кабинете СФР, где отображается электронная трудовая книжка.
Убедиться, что в книжке отражены все предыдущие места работы, даты приёма и увольнения, а также записи о переводах и наградах.
Сравнить предоставленные сведения с данными, указанными в резюме и трудовом договоре.

Оформление трудовых отношений

Если все данные подтверждены, работодатель должен:

Заключить трудовой договор в обычной форме (письменной).
Сделать запись о приёме на работу в электронной трудовой книжке сотрудника через свою кадровую систему (КЭДО – кадровое электронное документооборота).
Передать сформированные сведения в ПФР/СФР в установленные сроки (не позднее пяти рабочих дней с даты приёма).

Информирование сотрудника о правах и обязанностях

Сотрудник должен быть проинформирован о следующем:

Его право на получение выписки из ЭТК в любой момент через «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
Обязанность своевременно сообщать работодателю о любых изменениях в личных данных (ФИО, паспорт, СНИЛС), которые могут повлиять на ведение книжки.
Возможность подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, если он был принят до 2020 года и желает сохранить бумажный носитель (требуется письменное заявление работодателю).

Что изменилось в Трудовом кодексе и внутренних локальных актах с 2024 года

Согласно сообщению начальника отдела нормативного правового регулирования трудовых отношений и экспертизы Министерства труда и социальной защиты Валентины Масловской (пресс‑конференция БЕЛТА, ):

С 1 января 2024 года работодатели могут полностью отказаться от бумажных кадровых документов при ознакомлении сотрудников с приказами, локальными правовыми актами и при подаче заявлений (например, на отпуск).
Для этого достаточно разместить соответствующие документы в электронной системе документооборота и обеспечить доступ сотрудников к ним через их личные кабинеты.
Это снижает административную нагрузку и ускоряет процесс согласования внутренних актов.

Таким образом, если сотрудник пришёл с ЭТК, работодатель может:

Не выдавать бумажную копию приказа о приёме на работу;
Обеспечить доступ к электронному приказу через корпоративный портал или КЭДО;
При необходимости распечатать документ только по запросу сотрудника (например, для подачи в банк или иные организации, требующие бумажный вариант).

Как оформить выписку из электронной трудовой книжки

Сотрудник может получить выписку следующими способами:

Через портал «Госуслуги»: раздел «Трудовая деятельность» → «Запросить выписку из ЭТК».
Через личный кабинет Социального фонда России (СФР): выбрать «Получить выписку из трудовой книжки».
Через мобильное приложение «Госуслуги» или «СФР Онлайн».

Выписка выдаётся в электронном виде (PDF) и имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?: Да, если сотрудник был принят до 2020 года и подал соответствующее заявление о сохранении бумажной формы. Для newly hired сотрудников после 2020 года ведение только в электронном виде обязательно.
Что делать, если сотрудник потерял доступ к своему личному кабинету на «Госуслугах»?: Сотрудник должен восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля или обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ). Работодатель не отвечает за восстановление доступа, но может оказать содействие (например, предоставить справку о месте работы).
Нужно ли заверять подписью и печатью запись в ЭТК о подаче заявления о ведении сведений в электронном виде?: Согласно письму Минтруда от № 14-2/В-267, такая запись заверяется подписью работника и печатью работодателя (если используется бумажный носитель заявления). В чисто электронном формате достаточно электронной подписи работника.
Какие штрафы грозят работодателю за неправильное ведение ЭТК?: Нарушение порядка ведения и передачи сведений в ПФР/СФР может повлечь административные штрафы от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, возможны civil‑иски сотрудников в случае утраты прав на пособия из‑за ошибок в книжке.

Практические рекомендации для HR‑отдела

Внедрить КЭДО (кадровое электронное документооборота) – это обеспечит автоматическую формирование записей в ЭТК и их передачу в ПФР/СФР.
Обучить сотрудников работе с личными кабинетами «Госуслуг» и СФР, чтобы они могли самостоятельно получать выписки и контролировать достоверность данных.
Разработать внутренний регламент по приёму сотрудников с ЭТК, включающий чек‑лист проверки данных, шаблоны уведомлений и инструкции по взаимодействию с государственными сервисами.
Хранить подтверждающие документы (заявления о выборе формы ведения трудовой книжки, копии выписок) в электронном архиве не менее 50 лет, как требует законодательство о персональных данных.
Регулярно проводить аудит соответствия внутренних процессов требованиям ТК РФ и нормативных актов Минтруда.

Приход сотрудника на работу с уже оформленной электронной трудовой книжкой – это обычная ситуация в условиях повсеместного перехода на цифровое кадровое делопроизводство. Работодатель обязан:

Проверить достоверность и полноту сведений в ЭТК;
Оформить трудовой договор и внести запись о приёме в электронную форму через КЭДО;
Передать сведения в ПФР/СФР в установленные сроки;
Информировать сотрудника о его правах на получение выписки и о порядке взаимодействия с электронной системой;
При необходимости обеспечить доступ к электронным локальным актам и приказам без выдачи бумажных копий.

Соблюдение этих простых, но важных шагов позволит избежать штрафов, обеспечит прозрачность трудовых отношений и создаст комфортные условия для работы как сотрудника, так и HR‑службы. В условиях 2026 года, когда электронная трудовая книжка стала нормой для большинства работников, правильное обращение с ЭТК – ключевой элемент эффективного и законопослушного управления персоналом.

Помните: главное – своевременно проверять данные, использовать возможности государственных сервисов («Госуслуги», СФР) и поддерживать актуальность внутренних нормативных документов в соответствии с последними изменениями Трудового кодекса и разъяснениями Минтруда.