В 2026 году порядок представления сведений о трудовых отношениях изменился: теперь почти всё делается в электронном виде, а сроки сдачи строго регламентированы. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет работодателям и кадрам правильно подготовить и отправить отчётность по электронным трудовым книжкам.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это набор сведений о трудовой деятельности сотрудника, хранящийся в системе ЕФС‑1 (закон № 439‑ФЗ от ). Вместо бумажного документа работодатель ведёт электронный реестр, в который вносятся данные о:
- приёме на работу;
- смене места работы, должности, условий труда;
- выплатах, удержаниях и страховых взносах;
- кадровых событиях (увольнение, перевод, переименование и т.п.).
Эти сведения позволяют:
- получать выписку из электронной трудовой книжки;
- проверять СНИЛС и оформлять его новому сотруднику;
- формировать отчёты для Пенсионного фонда, ФНС и других контролирующих органов.
Какие формы отчётности нужно сдавать?
В 2026 году в состав отчётности по трудовым книжкам входит несколько обязательных форм:
- ЕФС‑1 – основной электронный отчёт, в который включаются сведения о всех работниках;
- СЗВ‑ТД – часть ЕФС‑1, содержащая данные о страховом стаже;
- 6‑НДФЛ – ежеквартальный и годовой отчёты по удержанному налогу на доходы физических лиц;
- Разовые уведомления о кадровых изменениях (перевод, переименование, увольнение).
Выбор способа подачи зависит от:
- Вид документа (бумажный или электронный);
- Численности сотрудников;
- Статуса налогоплательщика (ИП, ООО, организация с особым режимом).
Ошибка в выборе формата считается как непредставление отчёта и влечёт штраф.
Сроки сдачи отчётности
В 2026 году действует следующая таблица сроков:
| Отчёт | Периодичность | Срок подачи |
|---|---|---|
| Ежемесячный отчёт по заработной плате | Каждый месяц | до 25‑го числа месяца, следующего за отчётным периодом |
| Годовой отчёт (включая 6‑НДФЛ) | Раз в год | до 25 февраля следующего года |
| Отчёт по СЗВ‑ТД (страховой стаж) | Раз в год | не позднее 25 января года, следующего за отчётным |
| Уведомления о кадровых событиях | По факту | в течение 30 дней с момента события |
Важно: если событие произошло в декабре, то срок подачи годового отчёта может быть продлён до 25 февраля следующего года, но не позже.
Пошаговая инструкция по подготовке и сдаче отчёта
Подготовка данных
Сформируйте список всех сотрудников, их СНИЛС, ИНН и Тарифные ставки.
Внесите сведения о кадровых изменениях (перевод, переименование, увольнение).
Рассчитайте начисления по НДФЛ, страховым взносам и выплатам за каждый расчетный период.
Формирование электронного отчёта ЕФС‑1
Откройте систему Главбух или любую другую аккредитованную программу, поддерживающую формат ЕФС‑1.
Выберите раздел СЗВ‑ТД и заполните его данными о страховом стаже.
В разделе Персонифицированные сведения укажите:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Размер заработной платы и удержанный НДФЛ;
- Сведения о страховых взносах;
Проверьте корректность ввода с помощью встроенного валидатора – система подскажет ошибки.
Подача отчёта
Сохраните сформированный файл в формате XML или JSON (в зависимости от требований программы).
Загрузите файл в личный кабинет на портале Федеральной налоговой службы (ФНС) или в Единую информационную систему Пенсионного фонда (ЕИС ПФР).
Подтвердите отправку электронной подписью (КЭП) или сертификатомqualified.
После успешной загрузки система выдаст подтверждение о приёме. Сохраните его – он будет доказательством своевременной сдачи.
Как получить и выдать выписку из электронной трудовой книжки?
В личном кабинете на портале ФНС или ЕИС ПФР найдите раздел «Электронные трудовые книжки».
Выберите сотрудника и нажмите кнопку «Получить выписку».
Выписка сформируется в PDF‑формате и будет готова к скачиванию.
Передайте документ сотруднику – можно отправить по e‑mail или распечатать.
Для работодателя важно фиксировать дату выдачи выписки, чтобы иметь подтверждение, что сотрудник ознакомился с информацией.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат подачи – убедитесь, что выбранный способ (бумажный/электронный) соответствует требованиям конкретной формы.
- Опоздание с ежеквартальным отчётом – ставьте напоминания в календаре на 25‑е число месяца, следующего за отчётным периодом.
- Ошибки в расчётах НДФЛ – используйте проверенные бухгалтерские программы и перепроверяйте ставки.
- Неучтённые кадровые события – фиксируйте каждый перевод, переименование и увольнение сразу после его наступления.
Полезные ссылки и источники
Для более детального ознакомления рекомендуем:
- Официальный портал ФНС России – раздел «Электронные трудовые книжки»;
- Сайт Пенсионный фонд России – формы ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД;
- Рекомендации Системы Главбух – подробные инструкции по заполнению ЕФС‑1;
- Консультации экспертов по кадровому праву – в рамках специализированных профессиональных сообществ.
Соблюдая указанные сроки и правильно оформляя отчётность, вы избежите штрафов и упростите взаимодействие с контролирующими органами.