Цифровизация трудовых отношений в России вышла на финишную прямую. Сегодня, 22 мая 2026 года, мы живем в реальности, где электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и привычным инструментом фиксации стажа. С 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь процессы приема, перевода и увольнения сотрудников полностью интегрированы в единую информационную систему Социального фонда России (СФР).
В этой статье мы подробно разберем, какие именно сведения о приеме на работу фиксируются в ЭТК, как работодателю правильно оформить документы и что нужно знать работнику о своих правах.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровой аналог привычной бумажной книжки, в котором фиксируются все ключевые события трудовой деятельности гражданина. Это надежный документ, исключающий риск потери сведений о стаже, порчи бланка или ошибки при ручном заполнении.
В электронной трудовой книжке сохраняется практически весь перечень сведений, которые ранее вносились в бумажный вариант:
- Персональные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
- Информация о месте работы (наименование организации, ИНН).
- Даты приема, перевода и увольнения.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Структурное подразделение и вид работы.
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид приказа).
- Причины прекращения трудового договора.
Сведения о приеме на работу: что фиксируется?
При трудоустройстве сотрудника в 2026 году работодатель обязан сформировать и передать в СФР сведения о приеме. Эти данные попадают в раздел «Сведения о работе» электронной трудовой книжки.
Ключевые графы, заполняемые при приеме, включают:
- Порядковый номер записи (формируется автоматически или в соответствии с нумерацией приказов).
- Дата события, фактический день начала работы.
- Сведения о приеме — полное наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации.
- Реквизиты приказа — дата и номер распорядительного документа о приеме на работу.
Важно: В ЭТК также указывается, является ли работа основной или по совместительству, если это отражено в приказе.
Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника
Процесс оформления приема на работу в условиях полной цифровизации выглядит следующим образом:
Проверка документов
При приеме на работу от соискателя требуются паспорт и СНИЛС. Если у работника уже есть электронная трудовая книжка (он отказался от бумажной ранее), он предоставляет выписку СТД-Р (выданную предыдущим работодателем) или СТД-СФР (полученную через Госуслуги или МФЦ). В выписке должна стоять отметка об отказе от ведения бумажной книжки.
Издание приказа
Руководитель организации издает приказ о приеме на работу. Ответственный сотрудник (кадровик), назначенный руководителем, проверяет данные для внесения в отчетность.
Подача отчетности (Форма ЕФС-1)
Работодатель обязан передать сведения о приеме в территориальные органы СФР. Для этого используется единая форма отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Сроки подачи: Данные должны быть переданы не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. После получения данных СФР вносит их в базу, и информация становится доступной работнику.
Особенности для разных категорий работников
Сотрудники, перешедшие на ЭТК ранее
Если работник ранее подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель вносит запись только в электронную систему. В бумажный документ (если он хранится у работника) в этом случае записи не вносятся, за исключением случая первичного приема до 2020 года, когда делалась отметка о переходе.
Совместители
Если сотрудник работает в организации как штатный сотрудник и одновременно как внутренний совместитель, сведения о приеме на каждую из должностей фиксируются отдельными записями в ЭТК. Работодатель подает форму ЕФС-1 с указанием соответствующих должностей.
Где работник может посмотреть сведения о приеме?
Одно из главных преимуществ ЭТК — прозрачность. Сведения о приеме на работу формируются и направляются в электронную книжку в течение короткого срока (фактически сразу после обработки отчета работодателем в СФР). Проверить актуальность данных можно:
- Через портал Госуслуги (заказав выписку СТД-СФР).
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России.
- Обратившись в МФЦ.
- Запросив выписку у текущего или предыдущего работодателя (форма СТД-Р).
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести журнал учета движения трудовых книжек для ЭТК?
Нет. Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информацию об этом не нужно отражать в бумажном журнале учета движения трудовых книжек, так как физического бланка в организации нет.
Что делать, если данные в ЭТК не появились?
Если прошло более 2-3 рабочих дней после приема, а сведений в личном кабинете на Госуслугах нет, работнику следует обратиться в отдел кадров работодателя для уточнения, был ли отправлен отчет ЕФС-1.
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?
Да, но только если работник не писал заявление об отказе от бумажной версии. В этом случае работодатель ведет оба формата параллельно: вносит запись в бумажную книжку и отправляет данные в СФР для ЭТК.
Электронная трудовая книжка в 2026 году — это завершенный, безопасный и удобный механизм учета стажа. Для работодателя это упрощение документооборота и снижение рисков ошибок, а для работника — гарантия сохранности данных о карьере в цифровом виде. Соблюдение сроков подачи формы ЕФС-1 и внимательность при заполнении сведений о приеме — ключевые задачи для кадровых служб в текущий период.