Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий вашу трудовую деятельность и стаж. С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая кардинально изменила порядок их ведения. В 2026 году все основные кадровые события хранятся в цифровом виде в базе Социального фонда РФ (ПФР).
⚠️ Самое главное на 2026 год:
Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка НЕ ОФОРМЛЯЕТСЯ. Все сведения о его трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном формате.
Ключевые изменения: бумажная vs. электронная книжка
| Критерий | Бумажная трудовая книжка (до 2021 г.) | Электронная трудовая книжка (с 2021 г.) |
|---|---|---|
| Форма документа | Физический booklet | Цифровая запись в базе ПФР |
| Кто ведет | Работодатель (вкладывает страницы) | Работодатель (вносит данные в СЗВ-ТД), ПФР (хранит) |
| Для кого | Все, кто работал до | Обязательно для всех, кто впервые трудоустроился после |
| Хранение | У работника (физически) | В ПФР (доступ онлайн через личный кабинет) |
Алгоритм действий для работодателя при приеме на работу впервые (2026 г.)
Если вы нанимаете человека, который никогда ранее не работал по трудовому договору (не имеет ни бумажной, ни электронной книжки), действуйте по следующему плану:
- Прием на работу (документ «Приказ о приеме» или «Трудовой договор»):
- В кадровом программном обеспечении (например, 1С:ЗУП, Кадры и т.д.) при создании документа о приеме обязательно установите флаг «Начало трудовой деятельности».
- Этот флаг — ключевой показатель для системы, что у сотрудника нет предыдущего стажа и вести его нужно с нуля в электронном виде.
- Формирование и передача сведений:
- После издания приказа о приеме автоматически формируется Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД).
- Эти сведения (данные о работнике, дата приема, должность, основание приема) работодатель обязан передать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде в установленные сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема).
- Дополнительного заявления от работника «О предоставлении сведений…» не требуется! Флаг «Начало трудовой деятельности» автоматически запускает процесс.
- Уведомление работника:
- Работодатель должен информировать нового сотрудника о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде.
- Сообщите ему, что получить выписку из электронной трудовой книжки он сможет в любое время через личный кабинет на сайте ПФР (или через портал Госуслуг).
❌ Типичная ошибка:
Если при приеме не установить флаг «Начало трудовой деятельности», система не поймет, что это первый опыт работы сотрудника. В результате данные могут не уйти в ПФР, и у работника не откроется электронная книжка. Это нужно будет исправлять позже, что создаст проблемы с учетом стажа.
Что делает сам работник (сотрудник)?
Если вы — сотрудник, который впервые устраивается на работу в 2026 году:
- Не нужно ничего заказывать, платить или получать в физическом виде. Электронная трудовая книжка создается автоматически.
- Необходимо:
- Предоставить работодателю все необходимые данные (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Убедиться, что в вашем личном кабинете на сайте ПФР (если он у вас уже есть) или на Госуслугах указаны корректные контактные данные (электронная почта, мобильный телефон).
- После первого перечисления страховых взносов работодателем (обычно в следующем месяце) проверьте, появилась ли у вас запись. Зайдите в личный кабинет ПФР в раздел «Трудовая деятельность».
- Для подтверждения трудового стажа (например, при оформлении пенсии) вам не нужно нести бумажную книжку. Достаточно выписки из электронной трудовой книжки, которую можно распечатить из личного кабинета ПФР.
Особые случаи и важные нюансы
Сотрудник, работавший до 2021 года
Если у человека уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная до ), он имеет право:
- Продолжать вести ее в бумажном виде. Работодатель будет вносить записи в существующий документ.
- Перевести ее в электронный формат. Для этого нужно написать заявление работодателю о желании вести ЭТК. Работодатель оформит первую запись в электронном виде на основании имеющейся бумажной книжки (скопирует все предыдущие записи), а дальнейшие записи будут только электронные. Бумажная книжка после этого не используется.
Важно: Работник не может иметь две параллельные книжки (бумажную и электронную) на один и тот же период. Выбор — один.
Что если бумажная книжка утеряна?
Если у сотрудника, начавшего работать до 2021 года, утеряна бумажная трудовая книжка, он должен:
- Обратиться в ПФР за выпиской из электронной трудовой книжки (если предыдущие работодатели уже перевели данные).
- Если выписка неполная, — обратиться к последним работодателям за справками о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или за дубликатом утраченной книжки (если она велась).
Для впервые устраивающихся в 2026 году этот вопрос не актуален, у них с самого начала ЭТК.
«Графа 2» и другие атрибуты старой книжки
В электронном формате нет привычных «граф». Вся информация (дата приема, увольнения, должность, основание) хранится в структурированных полях базы данных ПФР. Поэтому фраза из старого руководства «в графе 2 укажите дату» неприменима к электронному документообороту.
- Для всех, кто работает впервые после — только ЭТК. Бумажная книжка не выдается.
- Работодатель обязан при приеме такого сотрудника установить флаг «Начало трудовой деятельности» и передать сведения в ПФР.
- Работник получает доступ к своей электронной книжке через личный кабинет ПФР или Госуслуги. Это его основной документ о стаже.
- Перевод имеющейся бумажной книжки в электронный формат — право, а не обязанность работника. Решение принимает сам сотрудник.
- Все кадровые события (прием, перевод, увольнение, отпуск, больничный) отражаются в ЭТК работодателем в установленные законом сроки.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», постановления Правления ПФР). Для получения самой актуальной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайт ПФР или Госуслуги.