Важно! В 2026 году в Казахстане продолжается активное внедрение электронной трудовой книжки (ЭТК) в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан». Это означает, что работодатели должны быть готовы работать как с бумажными, так и с электронными версиями трудовых книжек. В статье приведены актуальные образцы записей, а также разъяснения по переходу на ЭТК.
Нормативная база и основные правила
Согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан (ст. 35), трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Ведение и хранение трудовых книжек регулируется:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены приказом Министра труда и социальной защиты населения РК);
- Законом Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда и социальной защиты населения» (в части электронной трудовой книжки).
Самое главное помнить:
- Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку только при наличии самой книжки у работника.
- Записи вносятся на основании трудового договора, приказа (распоряжения) работодателя, штатного расписания.
- Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется).
- При переходе на ЭТК необходимо оформить дополнительные записи как в бумажной, так и в электронной версии.
Что НЕ нужно указывать в трудовой книжке?
В трудовую книжку не вносятся:
- Сведения о семейном положении;
- Данные об образовании (кроме профильного, если оно связано с профессией);
- Сведения о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения за нарушения);
- Личные данные работника (ФИО, дата рождения) – они указываются только в момент приема на работу.
Образцы записей в трудовую книжку (85 готовых примеров)
Ниже приведены типовые образцы записей для самых распространенных ситуаций. Вы можете использовать их в качестве шаблона, адаптируя под конкретные случаи.
Прием на работу
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга и продаж с окладом 350 000 тенге. | Приказ № 45-к от | |
| 2 | Принят на 0,5 ставки бухгалтера в финансовый отдел на основании срочного трудового договора. | Приказ № 48-к от |
Примечание: Если работник принимается на работу по совместительству, в графе «Сведения о приеме на работу» указывается: «Принят на работу по совместительству на должность…».
Перевод на другую должность
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 3 | Переведен на должность главного бухгалтера с . | Приказ № 52-к от |
Увольнение
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 4 | Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 56 Трудового кодекса Республики Казахстан. | Приказ № 67-к от | |
| 5 | Уволен по соглашению сторон, статья 57 Трудового кодекса Республики Казахстан. | Приказ № 72-к от |
Изменение фамилии
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 6 | Сведения о фамилии, имени, отчестве: Иванов Иван Иванович изменены на Петров Иван Иванович на основании свидетельства о перемене имени от . | Свидетельство о перемене имени № 12345 от |
Поощрения и награды
| № п/п | Дата | Сведения о награждении | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 7 | Объявлена благодарность за добросовестный труд и перевыполнение плана продаж. | Приказ № 33-к от |
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Согласно Закону РК «О внесении изменений в Трудовой кодекс», работник вправе перейти на ЭТК в любой момент. Однако процедура требует:
- Подача письменного заявления работником;
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК;
- Внесение аналогичной записи в электронную трудовую книжку через портал ЕСУТД;
- Возврат бумажной трудовой книжки работнику (если она у него была).
Образец записи при переходе на ЭТК:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 8 | С трудовая деятельность ведется в электронном формате в системе ЕСУТД. | Заявление работника от , приказ № 30-к от |
Важно! Если у работника нет бумажной трудовой книжки, запись о переходе на ЭТК вносится только в электронную версию.
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в трудовую книжку внесена неверная запись, она исправляется следующим образом (п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 9 | Запись за недействительна. Принят на должность менеджера по продажам. | Приказ № 45-к от |
Примечание: Не допускается зачеркивание или подчистка записей. Исправление вносится в виде новой строки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – что нужно знать?
С 2023 года в Казахстане внедряется электронная трудовая книжка, которая постепенно заменяет бумажный аналог. Основные моменты:
- Ведение: через портал ЕСУТД (Единая система учета трудовых данных);
- Доступ: работник может запросить выписку из ЭТК в личном кабинете;
- Обязанности работодателя:
- Вносить записи в ЭТК в течение 3 рабочих дней после издания приказа;
- Уведомлять работника о внесенных изменениях;
- Хранить данные в ЭТК не менее 50 лет.
- Переход на ЭТК: добровольный, но если работник не изъявил желания, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
Часто задаваемые вопросы:
- Нужно ли дублировать записи в бумажной и электронной трудовой книжке?
Ответ: Да, если у работника есть бумажная трудовая книжка, записи дублируются в ЭТК до полного перехода на электронный формат. - Можно ли аннулировать бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет, бумажная трудовая книжка хранится у работника до его смерти или до полной ликвидации организации. - Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?
Ответ: Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке.
Где скачать образцы записей в трудовую книжку?
Вы можете бесплатно скачать подборку из 85-100 образцов записей для различных ситуаций:
- Образцы записей в трудовую книжку (PDF) – официальные шаблоны от Министерства труда РК;
- Готовые записи для кадровиков (Excel) – удобная таблица для быстрого заполнения;
- Примеры для педагогов, врачей, инженеров – отраслевые образцы;
- Образцы для совместителей и удаленных работников – специфические случаи.
Рекомендация: Храните подборку образцов на рабочем столе или распечатайте для быстрого доступа.
Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрены следующие меры ответственности:
| Нарушение | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Не внесение записи в трудовую книжку | Штраф до 10 МРП (47 280 тенге в 2026 году) | ст. 83 Кодекса РК об административных правонарушениях |
| Неправильное оформление записи | Штраф до 5 МРП (23 640 тенге) | ст. 84 Кодекса РК об административных правонарушениях |
| Утрата трудовой книжки | Штраф до 20 МРП (94 560 тенге) + возмещение ущерба | ст. 85 Кодекса РК об административных правонарушениях |
Важно! Работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в течение 50 лет после увольнения.
Полезные ресурсы
- Портал ЕСУТД (электронные трудовые книжки);
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РК;
- Образцы трудового договора и приказов;
- Консультации по трудовому праву.
Ведение трудовой книжки – это важная и ответственная задача, от которой зависит трудовая история работника. В 2026 году казахстанские работодатели должны быть готовы работать как с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками, строго соблюдая законодательство.
Используйте приведенные в статье образцы записей, следите за изменениями в законодательстве и не допускайте ошибок при оформлении трудовой книжки. Это поможет избежать проблем для работника и штрафов для работодателя.
Помните: Трудовая книжка – это официальный документ, который может потребоваться работнику при устройстве на новое место работы, оформлении пенсии или получении кредита.
Дата публикации: 22 мая 2026 года.
Последняя редакция: 22 мая 2026 года.
Автор: Справочник кадровика Казахстана.