С 1 января 2020 года в России начал действовать дополнительный способ учета трудовой деятельности и стажа работников — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это масштабный переход на цифровой формат, который затронул всех работодателей и работников страны, включая крупнейшие вузы, такие как Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ)․ В данной статье мы подробно разберем, что представляет собой ЭТК, как она реализуется в контексте ВШЭ, и какие шаги необходимо предпринять сотрудникам․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал․ В отличие от традиционного бумажного формата, ЭТК не может потеряться, испортиться или быть залита кофе․ С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют исключительно электронные трудовые книжки для тех, кто выбрал цифровой формат или впервые устраивается на работу․
Как происходит переход на ЭТК в НИУ ВШЭ
НИУ ВШЭ, как и любой другой работодатель, обязан соблюдать требования Федерального закона от 16 декабря 2019 года, регулирующего переход на ЭТК․ Университет через свои административно-управленческие подразделения (в частности, Управление персоналом) собирает сведения о трудовой деятельности сотрудников и передает их в электронном виде в Социальный фонд России (СФР)․
Если сотрудник принимает решение перейти на электронную трудовую книжку, происходит следующая процедура:
- Сотрудник подает соответствующее заявление в Управление персоналом НИУ ВШЭ․
- В бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на электронную трудовую книжку․
- Бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки․
- С этого момента НИУ ВШЭ перестает нести ответственность за хранение вашей трудовой книжки на бумажном носителе․
Важно для сотрудников ВШЭ
При выдаче бумажной трудовой на руки, вся история вашей трудовой деятельности, начиная с 2020 года, будет вестись только в цифровом виде․ Бумажный документ остается у вас как подтверждение стажа, накопленного до момента перехода․
Где и как посмотреть сведения из ЭТК?
Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими удобными способами (согласно ст․ 66․1 ТК РФ):
- На портале Госуслуг: раздел «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․ Выписка формируется в двух форматах — PDF и XML․ Файлы можно открыть, скачать, сохранить, распечатать или переслать на электронную почту․
- В личном кабинете на сайте СФР (ранее — Пенсионный фонд России)․
- Через приложения для смартфонов, поддерживающие авторизацию через Госуслуги․
- По запросу в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ․
- У последнего работодателя (например, в Управлении персонала НИУ ВШЭ можно запросить соответствующую справку)․
При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки, которая имеет ту же юридическую силу, что и оригинал документа․
Документы и кадровый учет в ВШЭ
Управление персонала НИУ ВШЭ (включая подразделения в Санкт-Петербурге и других кампусах) обеспечивает полный цикл кадрового документооборота․ При поступлении на работу в НИУ ВШЭ, в частности на должности профессорско-преподавательского состава, предоставляется стандартный пакет документов․
Для учета трудовых книжек по-прежнему используются:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- 7 копий и листов, подтверждающих оформление трудовой книжки и вкладышей работнику (лист с наклеенными номерами)․
Эти реестры помогают кадровикам вести строгий учет бумажных бланков, пока они находятся на хранении в университете․
Цифровизация в ВШЭ: от зачеток до трудовых
Переход на ЭТК отлично вписывается в общую стратегию НИУ ВШЭ по цифровизации процессов․ Университет давно отказался от устаревших бумажных форматов там, где это возможно․ Например, зачетные книжки студентов НИУ ВШЭ существуют только в электронном виде, бумажные зачетки были отменены специальным решением университета․ Теперь же цифровизация коснулась и кадрового состава вуза․
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества ЭТК:
- Надежность и сохранность: данные не могут быть утеряны, украдены или повреждены․
- Доступность: информацию можно проверить в любое время суток через Госуслуги или СФР․
- Удобство: нет необходимости нести оригинал документа при трудоустройстве, достаточно предоставить выписку в формате PDF или XML․
- Скорость: работодатель быстрее передает сведения, а работник мгновенно получает обновленную выписку․
Недостатки и риски ЭТК:
- Зависимость от технологий: для доступа к данным нужен интернет и подтвержденная учетная запись на Госуслугах․
- Риск технических сбоев: как и любая информационная система, базы данных могут временно быть недоступны․
- Цифровое неравенство: для людей старшего возраста, которые не привыкли работать с электронными сервисами, переход может вызвать психологический дискомфорт․
Международный опыт: ЭТК в Украине
Интересно, что процесс цифровизации трудового стажа идет и в соседних странах․ Так, в Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц․ С этой даты учет трудового стажа в Украине будет осуществляться исключительно в цифровом формате․ Это подтверждает глобальный тренд на отказ от бумажных архивов в пользу единых электронных баз данных․
Внедрение электронной трудовой книжки в НИУ ВШЭ — это не просто следование требованиям законодательства, но и шаг в сторону большей прозрачности и удобства для сотрудников․ Если вы еще не определились с выбором, помните, что за вами сохраняется право вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной․ Однако, как показывает практика цифровизации (включая успешный опыт электронных зачеток в ВШЭ), будущее, за удобными, безопасными и быстрыми цифровыми решениями․