В современных условиях Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников‚ включая сотрудников ОВД. В этой статье подробно рассматриваем‚ как правильно вести трудовые книжки в органах внутренних дел‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ какие сведения включаются в запись и как их использовать.
Нормативная база
Ведение трудовых книжек в ОВД регулируется рядом федеральных законов и приказов:
- Федеральный закон № 178-ФЗ «О труде и занятости населения»;
- Приказ Минвост‑внутренних дел № 123 от «Об порядке заполнения и хранения электронных трудовых книжек в ОВД»;
- Положения ПФР о передаче данных в форму СЗВ‑ТД.
Эти документы определяют:
- Какие сведения заносятся в ЭТК;
- Кто имеет право вносить записи;
- Как оформлять переход на электронный формат;
- Требования к оформлению бумажных копий после .
Требования к оцифровке
С года все записи‚ сделанные до ‚ необходимо оцифровать в соответствии с пунктом 5 Порядка ПФУ 11‑1:
- Разрешение – jpg или pdf;
- Размер файла – не менее 300 dpi;
- Размер файла – не более 1 Мб;
- Графическое обозначение – графа 4.
Как оформляется запись в ЭТК для сотрудников ОВД
Заполнение трудовых книжек в ОВД происходит по определённым правилам:
Анкетный лист как обязательный элемент
Анкетный лист содержит безусловный элемент информации о трудоустройстве. Поэтому для его заполнения требуется ссылка на трудовую книжку. В анкете указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы до приёма в ОВД;
- Должность и подразделение в ОВД.
Оформление ьного листа
ьный лист ЭТК оформляется в следующем порядке:
- Название организации – «Отдел МВД России по г. Москва»;
- Подразделение – «Отдел по делам несовершеннолетних»;
- Тип документа – «Электронная трудовая книжка»;
- Номер и серия (если имеется).
Сведения‚ которые вносятся в ЭТК
В ЭТК фиксируются все значимые события трудовой деятельности:
- Приём на работу;
- Повышение по должности;
- Перевод в другое подразделение;
- Увольнение;
- Награды‚ благодарности‚ дисциплинарные взыскания.
Как получить сведения из ЭТК
Работающий в ОВД сотрудник может получить сведения из своей электронной трудовой книжки несколькими способами:
Через портал «Госуслуги»
Зарегистрироваться на Госуслуги;
Перейти в раздел «Трудовая деятельность»;
Выбрать «Электронная трудовая книжка»;
Скачать выписку или просмотреть онлайн‑таблицу.
Через Сайт Социального фонда
Сайт СФР предоставляет аналогичный функционал: в личном кабинете можно запросить выписку по трудовому стажу‚ а также подтверждение наличия ЭТК.
Через МФЦ или СФР
В МФЦ можно запросить печатную форму выписки‚ а в СФР – получить электронный документ в PDF‑формате.
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Несмотря на широкое внедрение ЭТК‚ в некоторых случаях всё ещё требуется бумажный документ:
- При работе с архивными делами‚ где требуется оригинальная подпись;
- В случае обращения в суд или в прокуратуру с запросом оригинала;
- Для некоторых видов льгот‚ где законодательно предусмотрена именно бумажная форма.
Однако переход на электронный формат сокращает бюрократию‚ ускоряя процесс приёма на работу и увольнения.
Как оформить переход на ЭТК
Переход на электронную форму добровольный‚ но рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Получить согласие сотрудника на переход в электронный формат;
- Заполнить анкетный лист‚ указав‚ что информация будет занесена в ЭТК;
- Перевести все существующие записи в электронный вид‚ соблюдая требования к оцифровке;
- Сохранить оригиналы бумажных записей в архиве в течение 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли сканировать записи в бумажной книжке после ? – Да‚ если они должны быть включены в ЭТК‚ их необходимо оцифровать согласно пункту 5 ПФУ 11‑1.
- С какого года впервые оформляется ЭТК для граждан? – С 2021 года при приёме на работу впервые оформляеться электронная трудовая книжка.
- Как подтвердить наличие ЭТК у работника? – С помощью выписки из Госуслуг‚ СФР или МФЦ‚ а также через запрос в отдел кадров организации.
Электронная трудовая книжка в ОВД – это современный‚ удобный и юридически значимый документ‚ который позволяет:
- Сократить объём бумажной волокиты;
- Ускорить процесс оформления новых сотрудников и увольнений;
- Обеспечить прозрачный доступ к информации о трудовом стаже;
- Сохранить все изменения в единой цифровой базе данных.
Правильное заполнение и своевременный переход на ЭТК – залог юридической чистоты работы ОВД и удобства для самих сотрудников.