Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж и основания для получения пенсии и социальных выплат. С 2021 года в Республике Беларусь активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 4 января 2024 года на едином портале государственных услуг https://platform.gov.by доступна электронная услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» (код 3.25.12). В этой статье мы подробно разберём, как пользоваться онлайн‑сервисами, какие документы нужны и где получить дубликат трудовой книжки.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Законодательная база
3. Онлайн‑услуга 3.25.12: как оформить запрос
4. Пошаговая инструкция для работодателя
5. Оформление дубликата трудовой книжки
6. Выдача бумажных бланков и вкладышей
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в базе данных Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. Основные преимущества ЭТК:

• Удобный доступ через единую платформу государственных услуг;
• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа;
• Мгновенное обновление записей работодателем;
• Автоматическое формирование выписок для пенсионного расчёта.

С 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны вносить сведения в электронную форму. При этом в некоторых случаях (например, для работников, которые ранее имели только бумажные книжки) всё ещё выдаются бланки и вкладыши для последующей оцифровки.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие электронную и бумажную трудовые книжки в РБ:

1. Постановление Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 «Об утверждении Положения о ведении трудовых книжек»;
2. Кодекс Республики Беларусь о труде (разделы, касающиеся ведения учёта трудового стажа);
3. Приказ Минтруда от 2023 г. о внедрении электронных услуг Фонда (код услуги 3.25.12);
4. Инструкция по работе с порталом platform.gov.by (публикуется ежегодно).

Онлайн‑услуга 3.25.12: как оформить запрос

Услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» позволяет:

• Получить выписку из ЭТК для работника;
• Оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян, повреждён или изъят;
• Запросить сведения о предыдущих местах работы, стаже и начислениях.

Доступ к услуге имеет каждый наниматель, зарегистрированный в ИМНС РБ. Для физических лиц доступ ограничен только в случае получения дубликата.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Регистрация на портале platform.gov.by (если аккаунт ещё не создан). Требуется ИНН организации и электронная подпись.
2. Войти в личный кабинет и выбрать раздел «Электронные услуги Фонда» → Код 3.25.12.
3. Заполнить форму запроса:
   • ФИО сотрудника;
   • Идентификационный номер (УНП) или номер страхового свидетельства;
   • Дата рождения;
   • Причина запроса (выписка, дубликат, проверка стажа).
4. Прикрепить скан копию заявления от работника (если требуется) и документ, подтверждающий полномочия (доверенность или приказ).
5. Нажать кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует запрос в Фонд.
6. Ожидать подтверждения (обычно 1‑3 рабочих дня). Уведомление придёт в виде сообщения в личный кабинет и на электронную почту.
7. После одобрения скачать выписку в формате PDF или оформить дубликат, который будет отправлен в адрес организации почтовой службой.

Важно: при оформлении дубликата необходимо указать, где будет храниться новый бумажный бланк (если он нужен) – в отделе кадров или в архиве предприятия.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат может потребоваться в следующих случаях:

• Утеря оригинала;
• Повреждение (разрыв, заливка, обугливание);
• Необходимость предоставления копии в органы соцзащиты.

Для получения дубликата необходимо:

1. Подать заявление от имени работника (в бумажном виде или через электронную форму).
2. Предоставить копию паспорта и страхового свидетельства.
3. Согласовать с работодателем порядок выдачи (обычно дубликат выдаётся в отдел кадров).
4. Заполнить онлайн‑запрос через услугу 3.25.12 (см. пункт Онлайн‑услуга 3.25.12).
5. Оплатить государственную пошлину (если она предусмотрена) – реквизиты указаны в личном кабинете.

После обработки Фонд высылает выписку о трудовой деятельности, а в случае подтверждения права – оформляет дубликат, который отправляется по адресу работодателя.

Выдача бумажных бланков и вкладышей

Несмотря на цифровизацию, в ряде организаций всё ещё используют бумажные бланки. Их выдача регулируется отдельными пунктами постановления № 40.

Бланки выдаются в виде трудовой книжки и вкладыша. Вкладыш используется, когда заполнены все страницы основной книги или отдельные разделы (например, «Военная служба»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. С 2021 года при приёме на работу работодатели обязаны вносить сведения в электронную трудовую книжку. Однако в случае, если у работника нет доступа к электронным сервисам, ему может быть выдан бумажный бланк.

Как проверить, что сведения в ЭТК актуальны?

Выписку из ЭТК можно запросить в любой момент через услугу 3.25.12. Также работник может зайти в личный кабинет на platform.gov.by и просмотреть свои записи (при наличии личного доступа);

Сколько стоит оформление дубликата?

Государственная пошлина составляет 5 BYN (по состоянию на 2026 год). При оформлении через онлайн‑сервис оплата производится банковской картой в личном кабинете.

Сколько времени занимает получение дубликата?

Стандартный срок обработки – от 1 до 3 рабочих дней. При необходимости ускоренного оформления (экстренно) можно запросить услугу «Экспресс‑дубликат», срок – 1 рабочий день, но стоимость увеличивается до 15 BYN.

Что делать, если в выписке указаны неверные данные?

Необходимо подать заявление об исправлении в Фонд социальной защиты с приложением подтверждающих документов (трудовой договор, справка от работодателя). После проверки Фонд вносит корректировки, а обновлённую выписку можно получить заново.

Электронная трудовая книжка в Республике Беларусь – современный инструмент, упрощающий взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. Благодаря онлайн‑услуге с кодом 3.25.12 любой наниматель может быстро получить выписку, оформить дубликат или проверить стаж сотрудника, не выходя из офиса. При этом традиционные бумажные бланки и вкладыши остаются доступными для тех, кто предпочитает физический документ.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться в Фонд социальной защиты населения или в отдел кадров вашей организации.

Дата актуальности информации: 22 мая 2026 г.