Дата актуализации: 21 мая 2026 г.

С начала 2020‑х годов в России активно внедряется электронный формат ведения трудовых книжек. Этот процесс регулируется рядом нормативных актов, которые последовательно расширяют возможности использования электронной трудовой книжки (ЭТК) и уточняют порядок её оформления, хранения и предоставления сведений.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – внес изменения в Трудовой кодекс РФ, установив возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда и социальной защиты РФ от 30 июня 2020 г. – обязывает работодателей уведомить каждого сотрудника о праве выбора между бумажной и электронной формой трудовой книжки.
• Письмо Минтруда от 4 сентября 2024 г. – подтверждает, что переход с ЭТК обратно на бумажный носитель невозможен.
• Постановление Правительства РФ от 15 марта 2023 г. – устанавливает обязательное ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) для работодателей с 1 января 2024 г.

Основные изменения с 1 января 2024 года

1. Обязательное КЭДО – все организации должны обеспечивать электронный обмен кадровыми документами, включая приказы, локальные нормативные акты и заявления сотрудников.
2. Автоматическое заполнение при приёме на работу – работодатель вносит в ЭТК должность и наименование организации, а затем фиксирует все переводы, повышения и изменения условий труда.
3. Право выбора формы – сотрудник может в любое время подать заявление о переходе на электронную версию; при этом бумажная книжка выдаётся ему на руки после закрывающей записи.
4. Запрет обратного перехода – после перехода на ЭТК возврат к бумажному формату не допускается (Письмо Минтруда от ).
5. Межгосударственный обмен – с 2026 года допускается передача сведений из ЭТК за пределы Российской Федерации в рамках международных соглашений.

Порядок оформления и ведения ЭТК

При приёме на работу

• Работодатель создаёт электронную карточку сотрудника в утверждённой информационной системе (например, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн или аналогичные).
• В карточке указываются: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение, дата приёма.
• Все последующие изменения (переводы, повышения, отпуска, дисциплинарные взыскания) фиксируются как отдельные записи с указанием даты и основания (приказ, соглашение и т.д.).

Уведомление сотрудников

Не позднее 30 июня текущего года работодатель обязан известить каждого работника в письменной форме о:

• возможности ведения трудовой книжки в электронном виде;
• праве подать заявление о сохранении бумажной формы или о переходе на электронную;
• последствиях отказа от бумажной книжки (выдача на руки после закрывающей записи).

Хранение и доступ

• ЭТК хранится в защищённом информационном ресурсе работодателя, обеспечивающем конфиденциальность и целостность данных.
• Сотрудник имеет право получить выписку из своей ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале госуслуг или через корпоративный портал организации.
• При увольнении работнику выдаётся электронная выписка (в формате PDF с электронной подписью) либо бумажная книжка, если он выбрал такой вариант.

Права и обязанности сторон

Работник

• Выбирать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) и менять свой выбор в любое время.
• Требовать от работодателя своевременного внесения сведений о трудовой деятельности в ЭТК.
• Получать копии записей из своей трудовой книжки бесплатно.
• Защищать свои персональные данные; требовать от работодателя соблюдения требований по информационной безопасности.

Работодатель

• Обеспечить функционирование системы КЭДО и своевременное внесение всех изменений в ЭТК.
• Информировать сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки не реже одного раза в год.
• Хранить электронные трудовые книжки в соответствии с требованиями Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».
• При увольнении сотрудника выдавать ему заверенную выписку из ЭТК или бумажную трудовую книжку (по выбору работника).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе формы ведутся параллельно, но приоритет имеет электронная запись.

Что делать, если работник потерял доступ к личному кабинету?

Работодатель обязан предоставить альтернативный способ получения выписки (например, распечатанную заверенную выписку) и помочь восстановить доступ к системе.

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку электронной подписью?

Да, каждая запись в ЭТК должна быть подписанной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица работодателя (или заверена через доверенное времяStamp).

Можно ли перевести сведения из ЭТК в другую страну?

С 2026 года допускается передача данных из электронной трудовой книжки за пределы РФ в соответствии с международными соглашениями и при условии соблюдения требований по защите персональных данных.

Электронная трудовая книжка стала не просто альтернативой бумажному документу, а обязательным элементом современного кадрового документооборота в России. Законодательные изменения, вступившие в силу с 1 января 2024 года, чётко регламентируют порядок её ведения, права сотрудников и обязанности работодателей. Соблюдение этих норм позволяет организациям снизить затраты на хранение и обработку кадровых документов, повысить прозрачность трудовых отношений и обеспечить защиту персональных данных работников.

Для успешного перехода на ЭТК рекомендуется:

• Провести аудит существующих кадровых процессов и выбрать подходящую информационную систему;
• Обучить сотрудников отдела кадров и бухгалтерии работе с электронными трудовыми книжками;
• Разработать внутренние инструкции по уведомлению сотрудников, оформлению заявлений и хранению данных;
• Регулярно обновлять нормативную базу и следить за изменениями в законодательстве.

Соблюдение этих шагов обеспечит плавный переход к электронному форматам и позволит вашей организации полностью воспользоваться преимуществами цифровизации кадрового учета.