Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже разберём, как теперь выглядит система, какие права и обязанности остаются у работодателей и работников, а также как пользоваться новыми возможностями.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника в рамках трудового договора. В ней отражаются:
- Дата начала работы и дата увольнения;
- Наименование работодателя и его код ОКПД2;
- Должность, квалификация и заработная плата;
- Сведения о стаже, начисленных отчислениях и начисленных отчислениях.
Книжка считается документом строгой юридической силы и обязательна для всех работников, включая временно занятых, стажеров и тех, кто работает по договору с юридическим лицом.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 37–43);
- Постановление Правительства РФ от 30 ноября 2020 г. № 1524 «Об утверждении правил введения электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г. № 1 «О завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек».
С 1 января 2026 г. все работодатели обязаны вести сведения о трудовом стаже в электронном виде. Бумажные книжки сохраняются только в тех случаях, когда работник не имеет доступа к ЭТК (например, в удалённых регионах с ограниченным интернет‑подключением).
Особенности переходного периода
Переходный период, завершившийся 1 января 2026 г., включал:
- Обязательное создание электронного профиля работника в системе «Электронная трудовая книжка»;
- Переход всех записей из бумажных книжек в электронный формат;
- Обучение кадровых сотрудников работе с новой системой.
После завершения переходного периода бумажные книжки перестали быть обязательными, но могут использоваться как резервный документ.
Как работает электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это интегрированная система, доступная через портал «Госуслуги» и мобильное приложение. Работодатель вносит данные через электронный шаблон, а работник получает доступ к своему профилю.
Структура профиля
- Персональные данные (ФИО, дата рождения, ИНН);
- Сведения о трудовом стаже (дата начала, дата окончания, должность, квалификация);
- Сводка по начисленным и уплачиваемым отчислениям;
- Список всех изменений и дополнений.
Как получить доступ
- Регистрация в системе «Госуслуги»;
- Подтверждение личности (первичный ключ, биометрия, СНИЛС);
- Получение электронного сертификата, позволяющего просматривать и скачивать данные;
- Скачивание PDF‑версии профиля для личного архива.
Права и обязанности сторон
Работодатель
- Обязан вести точный и своевременный учет трудового стажа в ЭТК;
- Обеспечить доступ работника к его профилю;
- Сохранять бумажные копии в течение 10 лет (если работник не имеет доступа к ЭТК);
- Проверять корректность данных и вносить исправления при необходимости.
Работник
- Обязан проверять свои данные в ЭТК и сообщать работодателю о любых ошибках;
- Сохранять копию электронного профиля (PDF) в личном архиве;
- Использовать данные для подтверждения стажа при подаче заявлений в Пенсионный фонд, при получении кредитов и т.д.;
- Не разглашать данные третьим лицам без согласия работодателя.
Как использовать ЭТК для подтверждения стажа без бумажной книжки
В 2023 г. президент Владимир Зеленский подписал закон, разрешающий подтверждать страховой стаж без трудовой книжки. Аналогично, в России действует закон о подтверждении стажа через электронный профиль. Это особенно важно для:
- Пенсионных выплат;
- Получения субсидий и льгот;
- Кредитных заявок;
- Перехода на другую работу.
Для подтверждения стажа работник может:
- Запросить у работодателя выписку из ЭТК;
- Получить электронный сертификат о стаже;
- Отправить копию в нужный орган.
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
Ситуация, когда работник приезжает в Россию из другой страны (например, Узбекистан) и у него нет бумажной трудовой книжки, решается следующим образом:
- Работодатель оформляет электронную трудовую книжку через портал «Госуслуги»;
- Вводит данные о предыдущем опыте работы (если есть подтверждение);
- Работник получает доступ к своему профилю и может использовать его для подтверждения стажа.
Как получить бумажную копию, если она нужна
В некоторых случаях работник может потребовать бумажную копию ЭТК. Для этого:
- Подать письменный запрос в отдел кадров;
- Получить печатную копию с официальной печатью и подписью;
- Сохранить копию в личном архиве.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать ЭТК для получения кредита? – Да, большинство банков принимают электронный сертификат о стаже.
- Что делать, если данные в ЭТК неверные? – Сообщите работодателю, чтобы он внес исправления.
- Можно ли хранить ЭТК в облаке? – Да, но только в защищённых сервисах, предоставляемых работодателем.
- Как восстановить доступ к ЭТК, если потеряно логин? – Обратитесь в службу поддержки «Госуслуг».
Переход на электронные трудовые книжки в 2026 г. значительно упростил процесс учета трудового стажа, повысил его прозрачность и защиту от потери данных. Теперь работники могут быстро получать подтверждение стажа, а работодатели – вести учёт в единой системе. Важно соблюдать новые правила, своевременно обновлять данные и сохранять резервные копии, чтобы избежать конфликтов и недоразумений в будущем.
Если у вас возникли вопросы по работе с ЭТК, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки «Госуслуг».