С 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот документ заменил традиционную бумажную форму, но не полностью убрал её – бумажные книжки сохраняются только у тех, кто успел оформить их до 2021 года и не подал заявление о переходе на электронный вариант.
Кому предоставляется электронная форма?
Электронные трудовые книжки оформляются для следующих категорий работников:
- Все новые сотрудники, принятые на работу с 1 января 2020 г.;
- Работники, которые подали заявление о переходе на электронный документ;
- ФЛП и юридические лица, ведущие учёт труда;
- Иностранные граждане, получающие разрешение на работу в России;
- Получатели пособий по безработице, которым требуется подтверждение стажа;
- Организации, желающие автоматизировать отчётность в ПФР.
Как выглядит процесс перехода?
Переход на электронную форму добровольный. Работодатель обязан:
- Вести электронный учёт сведений о трудовой деятельности;
- Обеспечить доступ работников к их личному кабинету в системе ПФР;
- Предоставить возможность получить бумажную выписку при необходимости.
С 1 января 2026 г. завершается переходный период – к этому моменту почти все работодатели уже полностью перешли на ЭТК.
Что хранится в электронной книжке?
Электронная трудовая книжка – это единая база данных, где фиксируются:
- Место и период работы;
- Должность и тип занятости;
- Сведения о стаже и заработной плате;
- Информацию о переходе в другие организации;
- Данные оформления пособий по безработице;
- Уведомления о привлечении иностранных специалистов.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения используют:
- Личный кабинет в системе ПФР;
- Выписку из электронного документа, которую можно распечатать;
- Подтверждение от текущего или бывшего работодателя.
Какие сроки важны для работников?
С 1 января 2026 г. бумажные трудовые книжки перестанут выдаваться новым работникам – они будут заменены полностью на электронный формат. Поэтому:
- Если вы начинаете работать с 2020 г., уточните у работодателя, будет ли оформлена ЭТК;
- Если вы уже имеете бумажную книжку, подайте заявление о переходе до 10 июня 2026 г.;
- Для граждан Украины переход завершён с 10 июня 2021 г., но с 1 января 2026 г. они также обязаны использовать электронный документ.
Что будет с уже существующими бумажными книжками?
Бумажные трудовые книжки сохраняются только в следующих случаях:
- Книжка была оформлена до 2021 года;
- Работник не подал заявление о переходе на электронный вариант;
- Работодатель не имеет возможности обеспечить электронный доступ к данным.
Такие документы могут продолжать использоваться, но их статус постепенно уходит в прошлое.
Электронные трудовые книжки – это современный инструмент учёта трудовой деятельности, который упрощает работу как работодателей, так и работников. Они позволяют:
- Быстро проверять стаж и условия работы;
- Получать официальные выписки для подачи в соц‑фонды;
- Сократить бумажный документооборот;
- Обеспечить прозрачность и безопасность данных.
Если вы ещё не перешли на электронный формат, уточните в отделении ПФР или у вашего работодателя, как оформить ЭТК и какие документы понадобятся.