С 1 января 2021 года в России начался переход на новую систему учёта трудовой деятельности — электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Этот процесс был законодательно закреплён Федеральным законом от № 439-ФЗ‚ внесшим существенные изменения в Трудовой кодекс РФ․ Статья 66 и новая статья 66․1 ТК РФ теперь регулируют порядок ведения трудовых книжек как в бумажном‚ так и в электронном виде․ Ниже — полное‚ структурированное и актуальное на 2026 год руководство по ведению электронной трудовой книжки для работодателей и сотрудников․

Правовая основа: что говорит ТК РФ

Ключевые нормы Трудового кодекса РФ‚ регулирующие электронную трудовую книжку:

• Статья 66 ТК РФ — устанавливает‚ что сведения о трудовой деятельности работника фиксируются в трудовой книжке — в бумажной или электронной форме․
• Статья 66․1 ТК РФ, вводит понятие электронной трудовой книжки‚ определяет порядок её формирования‚ хранения и предоставления сведений․
• Статья 62 ТК РФ — обязывает работодателя предоставить работнику копии документов‚ связанных с трудовой деятельностью‚ в течение трёх рабочих дней по письменному запросу․

Согласно п․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ‚ с 1 января 2021 года все лица‚ впервые поступающие на работу‚ получают исключительно электронную трудовую книжку․ Бумажная трудовая книжка им не выдаётся․

Кто и когда должен переходить на ЭТК

Правила перехода различаются в зависимости от статуса работника:

Новые сотрудники (с 1 января 2021 г․)

Если работник устраивается на работу впервые — электронная трудовая книжка формируется автоматически с даты трудоустройства․ Работодатель не имеет права предлагать бумажную книжку․ Сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему электронного документооборота․

Существующие сотрудники (до )

Работники‚ уже имеющие бумажную трудовую книжку‚ могут выбрать один из двух вариантов:

1. Сохранить бумажную трудовую книжку — подать заявление в произвольной форме работодателю до 31 декабря 2020 года (срок истёк‚ но заявления‚ поданные вовремя‚ остаются в силе)․
2. Перейти на электронную трудовую книжку — подать заявление о переходе в произвольной форме․ После этого работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку на руки работнику и прекращает вести её․

Важно! Согласно п․ 4 ст․ 66․1 ТК РФ‚ после перехода на ЭТК работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной трудовой книжки․ Все дальнейшие записи ведутся исключительно в электронном виде․

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

Работодатель не создаёт и не хранит электронную трудовую книжку напрямую — это обязанность Пенсионного фонда России․ Однако работодатель играет ключевую роль в обеспечении корректной передачи данных․

Основные обязанности работодателя:

• Вносить сведения о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и других изменениях в трудовую деятельность в течение одного рабочего дня после издания соответствующего приказа․
• Передавать эти сведения в ПФР в электронном виде через информационную систему СФР (с использованием ЭЦП и формата‚ утверждённого Приказом Минтруда № 320н от )․
• Обеспечивать точность и полноту передаваемых данных: ФИО‚ даты‚ реквизиты приказов‚ наименования должностей и структурных подразделений․
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки‚ если он подал заявление о переходе на ЭТК (в течение 3 рабочих дней)․
• Сохранять копии приказов‚ заявлений и других документов‚ связанных с ведением ЭТК‚ в течение не менее 5 лет․

Форматы передачи данных

Работодатели могут передавать сведения в ПФР:

• Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (для малых компаний — до 10 человек включительно)․
• Через электронный документооборот (с использованием операторов ЭДО‚ таких как СБИС‚ Контур‚ Тензор и др․)․
• Через сайт Госуслуг (если используется единая система идентификации и аутентификации)․

Важно! С 1 сентября 2021 года (Приказ Минтруда № 320н) работодатель может использовать собственную форму журнала учёта трудовых книжек и вкладышей‚ но только если она соответствует требованиям законодательства и содержит все обязательные реквизиты․

Как работнику получить доступ к ЭТК

Электронная трудовая книжка — это личный цифровой документ‚ доступ к которому имеет сам работник․ Он может получить информацию о своей трудовой деятельности следующими способами:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru) — после регистрации на Госуслугах․
• Портал Госуслуг (gosuslugi․ru) — в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»․
• Приложение «ПФР» для смартфонов (iOS и Android)․
• В офисе Пенсионного фонда — по паспорту и СНИЛС․
• Через работодателя — по письменному запросу (в течение 3 рабочих дней)․

В ЭТК отображаются:

• Дата и основание приёма на работу
• Дата и основание перевода на другую работу
• Дата и основание увольнения
• Награды‚ поощрения‚ присвоенные квалификации
• Сведения о стаже и выслуге лет

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК:

1. Работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку на руки работнику․
2. Все дальнейшие записи ведутся только в электронном виде․
3. Работодатель больше не несёт ответственности за хранение‚ повреждение или утрату бумажной книжки․
4. Работник самостоятельно отвечает за сохранность бумажной трудовой книжки, она остаётся его личным документом‚ подтверждающим трудовой стаж до 2021 года․

Важно! Бумажная трудовая книжка‚ выданная работнику‚ не уничтожается и не архивируется работодателем — она остаётся у работника как исторический документ․

Чем ЭТК лучше бумажной трудовой книжки?

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Доступность — сведения всегда под рукой‚ даже если книжка потеряна․
• Надёжность — исключена утрата‚ порча‚ подделка․
• Удобство при трудоустройстве — новый работодатель может получить данные через ПФР без запроса у предыдущего․
• Автоматизация, сведения передаются в ПФР в режиме реального времени‚ что ускоряет оформление пенсий и льгот․
• Экологичность — снижение потребления бумаги и расходов на хранение․

Чем грозит нарушение правил ведения ЭТК?

Работодатель может быть привлечён к ответственности за:

• Несвоевременную передачу сведений в ПФР — штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ (до 50 000 руб․ для юрлиц‚ до 5 000 руб․ для ИП)․
• Передачу недостоверных данных — штраф и возможные претензии со стороны работника при оформлении пенсии․
• Отказ в выдаче бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК — нарушение ст․ 66․1 ТК РФ‚ штраф до 50 000 руб․
• Нарушение сроков предоставления сведений работнику, штраф до 20 000 руб․ (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Важно! Наказание применяется только за нарушение порядка предоставления сведений в ПФР‚ а не за сам факт ведения ЭТК — поскольку хранение ЭТК не является обязанностью работодателя․

Частые вопросы и ответы (2026 год)

Вопрос 1: Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Ответ: Нет․ После перехода на ЭТК возврат к бумажному варианту невозможен․ Все последующие записи будут только в электронном виде․

Вопрос 2: Что делать‚ если работодатель не передаёт данные в ПФР?

Ответ: Работник может обратиться в ПФР с заявлением о предоставлении сведений․ ПФР имеет доступ к данным работодателей и может запросить информацию в принудительном порядке․ Также можно подать жалобу в Государственную инспекцию труда․

Вопрос 3: Нужно ли работодателю хранить бумажные копии приказов?

Ответ: Да․ Согласно ст․ 68 ТК РФ‚ приказы о приёме‚ увольнении и переводе должны храниться не менее 5 лет․ Рекомендуется хранить их в электронном виде с ЭЦП․

Вопрос 4: Какие данные вносятся в ЭТК?

Ответ: Только сведения‚ предусмотренные ст․ 66․1 ТК РФ: даты приёма‚ увольнения‚ перевода‚ наименование должности‚ основание изменения‚ награды․ Не вносятся: место жительства‚ семейное положение‚ данные о взысканиях (если не предусмотрены законом)․

Ведение электронной трудовой книжки, это не просто нововведение‚ а важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России․ С 2026 года ЭТК стала стандартом для всех новых сотрудников и основным способом учёта трудового стажа для миллионов россиян․

Для работодателей ключевое правило — своевременно‚ точно и в установленном формате передавать сведения в ПФР․ Для работников, регулярно проверять свои данные в личном кабинете ПФР или Госуслуг и своевременно сообщать о расхождениях․

Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной‚ а её логическое развитие․ Она делает трудовой стаж прозрачным‚ защищённым и доступным, и это выгодно всем: работникам‚ работодателям и государству․

Совет: Рекомендуем всем работодателям провести аудит текущих трудовых книжек‚ убедиться‚ что все заявления о переходе на ЭТК оформлены правильно‚ и обучить кадровые службы работе с системами передачи данных в ПФР․