С 1 января 2026 года в России полностью перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажные аналоги, начатые до 2021 года, могут сохраняться, но их оформление уже не является обязательным. В статье подробно рассматриваются правовая база, порядок перехода, обязанности работодателя и права работника, а также практические рекомендации.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, сведения о должностях, стаж, а также сведения о заработной плате и премиях, если это предусмотрено коллективным договором. Все записи хранятся в Системе Федерального реестра (СФР) и доступны через портал Госуслуги или мобильное приложение «Мой профиль».
Ключевые особенности ЭТК
- Доступность 24/7 из любой точки России.
- Автоматическое обновление записей работодателем.
- Отсутствие риска потери или порчи документа.
- Возможность получения официальной выписки в электронном виде.
Правовая база и регламент
Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК в 2026 году:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62, пункт 1, где указано, что трудовая книжка может быть в бумажном или электронном виде.
- Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». Именно в этом документе закреплен порядок оформления записей в ЭТК.
- Федеральный закон № 262‑ФЗ от «Об электронных документах» – определяет юридическую силу электронных документов.
- Постановления Правительства РФ о работе СФР и о предоставлении государственных услуг через портал Госуслуги.
С 1 января 2026 года все новые трудоустройства оформляются исключительно в электронном виде. Для работников, у которых уже есть бумажная ТК, переход происходит в индивидуальном порядке – по заявлению сотрудника.
Переход на электронную трудовую книжку
Кто может перейти?
- Работники, у которых уже есть бумажная ТК, оформленная до .
- Работники, не имеющие ТК (новички, выпускники, мигранты).
- Работники, желающие заменить бумажный документ на электронный (по желанию, без принуждения).
Порядок перехода
- Сотрудник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец ниже).
- Работодатель проверяет личные данные в своей базе и в СФР.
- Работодатель вносит запись о переходе в ЭТК через Госуслуги или специализированную программу (например, «Контур.Экстерн»).
- Сотруднику отправляется подтверждение о создании ЭТК и ссылка для доступа.
- При необходимости сотрудник может получить выписку в электронном виде (PDF) через личный кабинет на Госуслугах.
Образец заявления о переходе
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, Ф.И.О., паспорт: серия, номер, выдан кем и когда, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК) и зарегистрировать её в Системе Федерального реестра.
Заявление может быть подано в бумажном виде в отдел кадров или отправлено в электронном виде через корпоративный портал.
Как оформить и вести электронную трудовую книжку
Для работодателя
- Обеспечить наличие аккредитованного программного обеспечения (Госуслуги, «Контур.Экстерн», «Электронный Трудовой Портал»).
- Внести запись о приёме на работу в течение трёх рабочих дней после начала трудовых отношений.
- Обновлять сведения о переводах, изменениях должности, увольнении в сроки, указанные в приказе Минтруда (обычно в течение 3‑5 дней).
- Вести журнал учёта трудовых книжек (электронный), где фиксируются даты создания, изменения и закрытия ЭТК.
- Сохранять копии всех документов, подтверждающих изменения (приказы, заявления).
Для работника
- Регулярно проверять свои записи в личном кабинете Госуслуг.
- При обнаружении ошибок сразу сообщать работодателю и требовать исправления.
- Для получения выписки использовать функцию «Получить выписку из трудовой книжки» в личном кабинете.
- Хранить копию заявления о переходе и любые подтверждения от работодателя.
Как посмотреть и получить выписку из ЭТК
- Зайдите на портал Госуслуги (или в мобильное приложение).
- В разделе «Госуслуги» выберите «Трудовая книжка» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Получить выписку». Система сформирует PDF‑документ, который можно скачать или отправить на электронную почту.
- Выписка имеет юридическую силу и может быть использована при трудоустройстве, оформлении кредита и т.д.
Обязанности работодателя и частые ошибки
Обязанности
- Своевременно вносить все изменения в ЭТК (не позже 5 рабочих дней).
- Обеспечить сотруднику доступ к ЭТК (предоставить логин/пароль или инструкцию по входу).
- Хранить журнал учёта трудовых книжек в течение 5 лет после закрытия ЭТК.
- Своевременно передавать сведения в СФР при увольнении (в течение 3 дней).
Частые ошибки
- Задержка внесения записей – приводит к несоответствию стажа и может стать причиной отказа в пенсии.
- Неправильный формат даты – система отклоняет запись, требуется корректировка.
- Отсутствие подписи работодателя в электронном виде – запись считается недействительной;
- Неактуальные данные о работодателе (ИНН, ОКПО) – приводят к ошибкам в СФР.
- Отсутствие журнала учёта – штрафы от инспекции по труду (до 30 000 руб).
Бумажная трудовая книжка в 2026 году: нужна ли?
По состоянию на 2026 год новые бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Существующие бумажные книжки, открытые до , могут оставаться у работников, однако их дальнейшее пополнение невозможно без перехода в электронный формат. При увольнении такие книжки передаются в архив работодателя, а сведения в СФР вносятся в электронном виде.
Пример типового заявления о получении выписки
Заявление о выдаче выписки из электронной трудовой книжки Я, Ф.И.О., паспорт: серия, номер, выдан кем и когда, прошу выдать мне выписку из электронной трудовой книжки в виде PDF‑документа.
Заявление отправляется через личный кабинет «Госуслуги» или в отдел кадров работодателя.
Электронная трудовая книжка в 2026 году – это обязательный документ, который упрощает процесс учета трудового стажа, повышает прозрачность и снижает риск ошибок. Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Регламент фиксируется приказом Минтруда № 320н от .
- Переход на ЭТК происходит по заявлению работника; новые сотрудники сразу получают электронный вариант.
- Работодатель обязан вносить записи в течение нескольких дней и вести журнал учёта.
- Все изменения фиксируются в СФР, а выписку можно получить онлайн через Госуслуги.
- Бумажные трудовые книжки больше не оформляются, их использование ограничено только архивированием.
Соблюдая регламент и используя доступные электронные сервисы, как работодатели, так и сотрудники могут обеспечить корректное отражение трудовой истории и избежать бюрократических проволочек.
Собранные сведения актуальны на 23 мая 2026 года (13:09:56). Источники: официальные публикации Минтруда, портал Госуслуги, аналитика экспертов (Екатерина Агаева) и материалы компаний‑разработчиков (Контур.Экстерн).