Дата публикации: 21 мая 2026 года

Вопрос о предоставлении трудовой книжки при трудоустройстве остаётся одним из самых актуальных для соискателей и работодателей. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая внесла значительные изменения в привычные процедуры. В этой статье мы разберём все нюансы: от обязательности предоставления до особенностей ведения в 2026 году.

Что говорит закон?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является одним из основных документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Однако с 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронный формат учёта трудового стажа.

Кто должен предоставлять трудовую книжку?

Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов:

1. Соискатели, трудоустраивающиеся впервые после 31 декабря 2020 года:
   • Не обязаны предоставлять бумажную трудовую книжку
   • Их трудовой стаж автоматически учитывается в электронном формате
   • Работодатель не вправе требовать бумажный вариант
2. Работники, имеющие бумажную трудовую книжку:
   • Обязаны предъявить её при трудоустройстве
   • Работодатель должен внести в неё запись о приёме на работу
   • Если сотрудник перешёл на ЭТК, бумажная книжка может не предоставляться
3. Сотрудники, перешедшие на электронную трудовую книжку:
   • Не обязаны предоставлять бумажный вариант
   • Могут предъявить сведения о трудовой деятельности из СФР (Социального фонда России)

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

При заключении трудового договора работодатель может запросить у соискателя:

• Сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК)
• СНИЛС (для идентификации в системе)
• Паспортные данные

В 2026 году работодатели обязаны:

• Принимать сведения о трудовой деятельности в электронном виде
• Вносить записи в электронную трудовую книжку через систему СФР
• Подавать отчёты по форме ЕФС-1

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку, он может:

• Обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать дубликат
• Подать заявление на оформление новой бумажной трудовой книжки
• Предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности из СФР

Особенности ведения трудовой книжки в 2026 году

Независимо от формата (бумажный или электронный), записи должны вноситься:

• В строгом соответствии с правилами Минтруда
• Не позднее недельного срока после издания приказа о приёме на работу
• С указанием реквизитов приказа

Для бумажных трудовых книжек:

• Записи вносятся ответственным сотрудником организации
• Книжка хранится у работодателя
• При увольнении выдаётся на руки работнику

Для электронных трудовых книжек:

• Информация хранится в базе СФР
• Работодатель вносит записи через личный кабинет
• Работник может получить выписку в любое время

Что грозит работодателю за нарушение правил?

За нарушение порядка ведения трудовых книжек или отказ в приёме на работу без уважительной причины работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• Штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• При повторном нарушении – штраф до 70 000 рублей
• Возможна приостановка деятельности организации

Практические рекомендации для соискателей и работодателей

Для соискателей:

• Уточните у работодателя, какой формат трудовой книжки используется
• Если у вас бумажная книжка, предоставьте её при трудоустройстве
• Если вы впервые устраиваетесь на работу, уточните, что вам не нужно оформлять бумажный вариант
• Получите выписку из электронной трудовой книжки для подтверждения стажа

Для работодателей:

• Уточните у соискателя, какой формат трудовой книжки у него используется
• Если у сотрудника электронная трудовая книжка, запросите сведения из СФР
• Вносите записи в трудовую книжку в установленные сроки
• Соблюдайте все требования по хранению и ведению трудовых книжек

Таким образом, предоставление трудовой книжки при трудоустройстве не всегда обязательно. Всё зависит от:

• Того, впервые ли гражданин устраивается на работу после 2020 года
• Перешёл ли он на электронную трудовую книжку
• Имеет ли он бумажный вариант трудовой книжки

Работодатели должны быть готовы к работе с обоими форматами и соблюдать все требования законодательства. Соискатели, в свою очередь, должны знать свои права и уметь подтверждать свой трудовой стаж в случае необходимости.

Если у вас остались вопросы по этой теме, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в службу поддержки СФР.