С 1 января 2020 г. в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Переход завершился 1 января 2026 г., после чего все сведения о трудовой деятельности вестись только в электронном виде. Ниже приведена подробная инструкция по оформлению и ведению ЭТК, а также ответы на самые частые вопросы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, хранящиеся в электронной базе Социального фонда России (СФР). В ней отражается вся история трудового стажа, от даты начала работы до даты увольнения, включая все изменения статуса, должности, заработной платы и т.д.
- Преимущества:
- Отсутствие необходимости хранить бумажный экземпляр.
- Постоянный доступ к данным через портал госуслуг.
- Упрощённый контроль со стороны работодателя и государства.
- Защита от потери, порчи и фальсификации.
- Недостатки:
- Зависимость от технических средств и интернета.
- Необходимость соблюдения правил безопасности и конфиденциальности.
Юридические основания и сроки перехода
Переход к ЭТК регулируется Федеральным законом № 114-ФЗ «О социальном страховании населения» и постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2024 г. о порядке введения электронных трудовых книжек. Ключевые даты:
- 1 января 2020 г. – начало формирования ЭТК.
- 31 декабря 2020 г. – последний день, когда можно оформить бумажную трудовую книжку.
- 1 января 2026 г. – завершение переходного периода; все сведения ведутся только в электронном виде.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс оформления делится на несколько этапов, которые можно выполнить как в онлайн‑режиме, так и в офисе Социального фонда России (СФР) или МФЦ.
Подготовка документов
Для регистрации в системе необходимо собрать следующие документы:
- Свидетельство о рождении (или паспорт).
- Трудовая книжка (если есть) – для переноса данных.
- Справка о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
- Копии документов, подтверждающих образование и квалификацию (если применимо).
Регистрация через портал госуслуг
- Перейдите на сайт gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет с помощью ЭЦП или Паспортной карты РФ.
- Выберите услугу «Регистрация в системе электронных трудовых книжек».
- Заполните форму ЕФС‑1, приложив сканы необходимых документов.
- Подтвердите данные и отправьте заявку.
- Ожидайте подтверждения от СФР (обычно в течение 5–10 рабочих дней).
Регистрация в отделении СФР или МФЦ
- Заполните бумажную форму ЕФС‑1.
- Подайте документы в отделение СФР или МФЦ.
- Получите подтверждение о регистрации в системе.
- После проверки данных в системе вам будет выдан электронный сертификат, который можно использовать для доступа к ЭТК.
Как вести электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляется работодателем, а работник имеет доступ к данным только после регистрации. Основные действия:
- Регистрация новых сотрудников.
- Внесение изменений в данные (смена должности, зарплаты, даты начала/окончания работы).
- Проверка корректности записей.
- Выпуск справок и подтверждений о стаже.
Регистрация новых сотрудников
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 в системе СФР.
- После проверки данные автоматически попадают в ЭТК сотрудника.
- Сотрудник получает уведомление о регистрации и может проверить данные через портал госуслуг.
Внесение изменений
Любые изменения в трудовой деятельности (смена должности, повышение, увольнение) вносятся работодателем через специальный интерфейс. Сотрудник получает уведомление и может проверить правильность данных.
Проверка и исправление ошибок
- Сотрудник проверяет данные в личном кабинете.
- Если обнаружена ошибка, он подает запрос на исправление через портал госуслуг.
- СФР проверяет запрос и вносит исправления.
Как получить справку о трудовом стаже?
Справка о стаже может быть выдана как в бумажном, так и в электронном виде. Для получения справки в электронном виде:
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Выберите услугу «Справка о трудовом стаже».
- Подтвердите данные и получите PDF‑файл.
Что делать, если данные в ЭТК неверны?
- Проверьте данные в личном кабинете.
- Подайте запрос на исправление через портал госуслуг.
- При необходимости обратитесь в отделение СФР или МФЦ для уточнения информации.
- СФР в течение 10 рабочих дней вносит исправления.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после перехода?
- Нет. С 1 января 2026 г. все сведения ведутся только в электронном виде. Бумажные книжки больше не используются.
- Какой срок хранения данных в системе СФР?
- Данные хранятся в течение всей трудовой истории работника, включая период после увольнения.
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде?
- Да, при необходимости можно запросить печатную копию через портал госуслуг.
Переход к электронным трудовым книжкам значительно упрощает процесс учета трудовой деятельности, повышает прозрачность и защищает данные от потери. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без проблем оформить и вести ЭТК, а также получить все необходимые справки и документы в электронном виде.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отделение Социального фонда России или в МФЦ, где квалифицированные специалисты помогут с оформлением и внесением изменений.