С 2021 года в России постепенно внедряется электронный формат трудовой книжки. Несмотря на сохранение силы бумажных трудовых книжек‚ работодатели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отражать этот факт в трудовом договоре. Ниже представлен подробный разбор того‚ как правильно оформить запись об электронной трудовой книжке в трудовом договоре‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс и на что обратить внимание при составлении документа.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции‚ действующей с ) – устанавливает обязательность ведения электронных сведений о трудовой деятельности для сотрудников‚ принятых на работу после и не имевших трудового стажа до этой даты.
• Приказ Минтруда России от № 14-2/В-267 – разъясняет необходимость заверения подписью и печатью записи в трудовой книжке о подаче заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Информация Роструда (Telegram‑канал‚ ) – напоминает‚ что при приёме на декретную ставку по срочному трудовому договору необходимо внести запись о приёме в трудовую книжку.
• Разъяснения КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ – подтверждают‚ что работник может предъявить сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или вместо неё.

Что представляет собой запись об электронной трудовой книжке в трудовом договоре?

Это отдельный пункт (или подпункт) трудового договора‚ в котором указывается:

1. Факт того‚ что работник согласен вести свою трудовую книжку в электронном виде (или уже перешёл на ЭТК).
2. Обязанность работодателя формировать и передавать электронные сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1‚ подраздел 1.1.
3. Порядок получения выписки из ЭТК (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СФР).
4. Ссылка на соответствующее заявление работника о переходе на электронный формат (при наличии).

Запись носит информационный характер и не меняет существенных условий труда (оплату‚ режим работы‚ должность и т.д.)‚ но она обязательна для соблюдения требований законодательства.

Алгоритм оформления записи при приёме на работу

Согласно информации из источников (например‚ «Как работать с электронными трудовыми книжками»‚ ) процесс выглядит следующим образом:

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если ещё не перешёл).
2. В бумажной трудовой книжке делается запись о выборе электронной формы (например: «Выбрано ведение трудовой книжки в электронном виде»).
3. Работник и руководитель расписываются в бумажной ТК под этой записью.
4. Документ (ТК) остаётся у сотрудника; работник получает её на руки.
5. Работодатель вносит в трудовой договор пункт об электронной трудовой книжке и обеспечивает передачу сведений в СФР (форма ЕФС‑1‚ подраздел 1.1).
6. При необходимости работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запрос в СФР.

Если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку (например‚ перешёл ранее)‚ достаточно просто отразить факт её существования в трудовом договоре.

Примеры формулировок для трудового договора

Ниже приведены варианты записей‚ которые можно использовать в зависимости от ситуации.

Стандартная формулировка (для новых сотрудников без стажа до )

«Стороны согласны‚ что ведение трудовой книжки работника осуществляется в электронном виде. Работодатель обязуется формировать и передавать электронные сведения о трудовой деятельности работника в Социальный фонд России посредством подачи формы ЕФС‑1‚ подраздел 1.1. Работник вправе получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет на портале «Госуслуги» либо по запросу в СФР.»

Формулировка для сотрудников‚ уже перешедших на ЭТК

«Работник подтверждает‚ что с ___.___.____ г. ведёт свою трудовую книжку в электронном виде. Работодатель обеспечивает актуализацию электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии с действующим законодательством и предоставляет работнику возможность получения выписки из ЭТК.»

Формулировка для срочного трудового договора (декретная ставка)

«При приёме на работу по срочному трудовому договору (декретная ставка) работодатель вносит запись о приёме в трудовую книжку работника. Одновременно стороны подтверждают‚ что ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде‚ а сведения о трудовой деятельности передаются в СФР через форму ЕФС‑1‚ подраздел 1.1.»

Особенности для разных категорий работников

• Сотрудники с бумажной трудовой книжкой‚ принятые до . Для них переход на ЭТК доброволен. Если работник подаёт заявление о переходе‚ в трудовом договоре делается запись о согласии на электронный формат‚ а в бумажной ТК – отметка о выборе электронной книжки (см. пункт 3).
• Работники по договорам ГПХ. Сведения о их деятельности также отражаются в электронном виде в СФР (форма ЕФС‑1‚ подраздел 1.1). В трудовом договоре ГПХ можно указать‚ что «сведения о выполненных работах передаются в электронном виде в СФР».
• Сезонные и временные работники. При приёме на временную работу (включая декретную ставку) необходимо внести запись о приёме в трудовую книжку‚ а также подтвердить ведение ЭТК‚ если работник уже перешёл на электронный формат.

Частые ошибки при оформлении записи

• Отсутствие ссылки на форму ЕФС‑1‚ подраздел 1.1 – приводит к претензиям со стороны СФР при проверке.
• Формулировка‚ которая подразумевает отказ от бумажной ТК без согласия работника (нарушение ст. 66 ТК РФ).
• Неучёт необходимости подписи обеих сторон под записью в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК (требуется по письму Минтруда от ).
• Отсутствие информации о порядке получения выписки из ЭТК – может вызвать затруднения у работника при необходимости подтвердить стаж.

Запись в трудовом договоре об электронной трудовой книжке – обязательный элемент оформления трудовых отношений с учётом современных требований законодательства. Правильное оформление такого пункта обеспечивает:

• Соответствие Федеральному закону № 400-ФЗ и приказу Минтруда;
• Возможность получения выписки из ЭТК в любое время;
• Прозрачность взаимодействия работника и работодателя с Социальным фондом России;
• Снижение рисков штрафов и претензий при проверках трудовой инспекции и СФР.

Следуя представленному алгоритму и используя предложенные примеры формулировок‚ работодатель сможет корректно отразить факт ведения электронной трудовой книжки в трудовом договоре‚ а работник – уверенно пользоваться своими трудовыми правами в цифровой среде.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на .