Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника‚ его стаже‚ периодах занятости‚ причинах увольнения и иных обстоятельствах‚ влияющих на расчёт пенсии и социальных выплат. В Украине с 2021 года происходит переход от традиционной бумажной формы к электронной трудовой книжке. Ниже – подробный разбор правовых норм‚ требований к работодателям и прав работников‚ а также практические рекомендации по оцифровке и использованию электронного реестра.

Нормативно‑правовая база

• Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от № 1217-IX. Именно этот закон запустил процесс создания и использования электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс Украины (ТКУ) – главы 3‑4‚ где описываются порядок ведения трудовой книжки‚ обязательные реквизиты и порядок её выдачи.
• Закон Украины «О пенсионном обеспечении» – определяет‚ что сведения из трудовой книжки (бумажной или электронной) являются основанием для расчёта страховых взносов и будущей пенсии.
• Приказы и методические указания Пенсионного фонда Украины (ПФУ)‚ в частности постановление ПФУ от 10 июня 2021 г. о переходе на электронный реестр.

Содержание и обязательные реквизиты трудовой книжки

Согласно ТКУ‚ в трудовой книжке должны быть отражены:

1. Серия и номер книги.
2. ФИО работника‚ дата рождения‚ пол‚ гражданство.
3. Образование (в т.ч. дипломы‚ сертификаты).
4. Сведения о трудовых договорах: дата приёма‚ должность‚ наименование работодателя‚ основание и дата увольнения.
5. Причины увольнения с указанием статьи закона.
6. Дополнительные документы‚ влияющие на стаж (военный билет‚ свидетельство о рождении ребёнка для женщин‚ и т.п.).

Переход от бумажной формы к электронной

Сроки переходного периода

Период перехода на электронные трудовые книжки начался 10 июня 2021 г. и завершится 9 июня 2026 г. За это время каждый работник и работодатель обязаны загрузить в электронный реестр сканированные копии:

• бумажной трудовой книжки;
• вкладышей‚ если они есть;
• документов‚ подтверждающих стаж (диплом‚ военный билет‚ свидетельство о рождении ребёнка и др.).

Что происходит после 9 июня 2026 г.

С 10 июня 2026 г. бумажная трудовая книжка теряет юридическую силу для подтверждения стажа при назначении пенсий. Работник может оставить её для личного архива‚ но официально подтверждать трудовой стаж будет только электронный реестр ПФУ.

Преимущества электронного формата

• Автоматическое начисление страховых взносов и формирование пенсионных прав.
• Удобный доступ к данным через веб‑портал ПФУ – в любой момент можно получить выписку.
• Сокращение риска потери или порчи оригинального документа.
• Упрощение контроля за правильностью записей (проверка дат‚ подписей‚ печатей).

Как загрузить трудовую книжку в электронный реестр ПФУ

Ниже – пошаговая инструкция (по данным РБК Украина‚ 2026‑й год):

1. Перейдите на официальный веб‑портал Пенсионного фонда Украины и выполните вход в личный кабинет (используйте Е‑Дію или банковскую идентификацию).
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Загрузка документов».
3. Подготовьте сканы всех страниц трудовой книжки в PDF или JPEG формате. Требования к качеству:
   • Все страницы должны быть в хронологическом порядке;
   • Реквизиты (печати‚ подписи‚ даты‚ серийный номер) должны быть чётко видимы;
   • Размер файла не более 5 МБ на страницу.
4. Загрузите файлы‚ укажите тип документа (трудовая книжка‚ вкладыш‚ диплом и т.д.) и подтвердите загрузку.
5. После проверки (обычно в течение 3‑5 рабочих дней) система выдаст электронную копию. Вы сможете скачать выписку в формате PDF.

Обязанности работодателя

• При приёме на работу обязать работника предоставить трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести запись о начале трудовых отношений.
• Вести книгу учёта трудовых книжек – в ней фиксируются серии и номера всех выданных книг‚ а также даты их выдачи и возврата.
• При увольнении оформить запись о причине увольнения в точном соответствии с формулировками закона и указать статью ТКУ‚ на которой основано увольнение.
• Своевременно передать сканированные копии новых записей в электронный реестр ПФУ (не позднее 5 дней с даты внесения записи).
• Обеспечить сохранность оригинальных бумажных трудовых книжек до окончания переходного периода (2026 г.) и их последующую утилизацию только после подтверждения загрузки в электронный реестр.

Права и возможности работника

• Получать бесплатные выписки из электронного реестра в любой момент.
• Контролировать корректность записей: при обнаружении ошибок работник имеет право потребовать их исправления в течение 30 дней.
• Сохранять бумажную копию трудовой книжки для личного архива‚ но не использовать её в официальных целях после 10 июня 2026 г.
• При увольнении требовать выдачу трудовой книжки (бумажной или электронной) в соответствии с ТКУ. Если работник уволен без причины‚ работодателю необходимо оформить запись «Увольнение по собственному желанию» и выдать книгу.

Последствия несоблюдения требований

За нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрены административные штрафы:

• Работодателю – от 1 000 до 5 000 гривен за отсутствие записи о приёме/увольнении.
• За непредоставление сканов в электронный реестр в течение переходного периода – штраф до 10 000 гривен.
• Для работников – отсутствие подтверждённого стажа может привести к снижению пенсионных прав и невозможности получения социальных выплат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после 2026 года?

Сохранение не является обязательным‚ но рекомендуется для личных целей (семейный архив‚ подтверждение стажа в случае спорных ситуаций).

Можно ли загрузить трудовую книжку самостоятельно‚ без участия работодателя?

Да. Как работник‚ так и работодатель могут загрузить сканированные копии через личный кабинет ПФУ. Однако запись о приёме и увольнении должна быть внесена работодателем.

Что делать‚ если в электронном реестре обнаружена ошибка?

Необходимо написать заявление работодателю с указанием конкретных неточностей. Работодатель в течение 10 дней вносит исправления и повторно отправляет данные в ПФУ.

Как получить выписку из электронного реестра для подачи в суд?

В личном кабинете ПФУ есть функция «Скачать официальную выписку». Выписка подписывается электронной подписью ПФУ и имеет юридическую силу.

Перспективы развития

После полного перехода на электронный формат ожидается дальнейшее упрощение процесса:

• Внедрение мобильных приложений для доступа к трудовой книжке в режиме реального времени.
• Автоматическое связывание записей с системами e‑HR и e‑Payroll у крупных работодателей.
• Расширение возможностей аналитики для расчёта пенсионных прав и социальных льгот.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом‚ фиксирующим трудовой стаж украинского работника. Переход к электронному формату‚ завершившийся в 2026 году‚ обеспечивает более надёжный и удобный способ хранения данных‚ автоматизирует начисление пенсионных прав и упрощает контроль со стороны государства. Работодателям важно соблюдать сроки загрузки и вести корректный учёт‚ а работникам – регулярно проверять свои записи и пользоваться возможностями электронного доступа.

Помните: своевременная оцифровка и проверка записей в электронной трудовой книжке – залог безболезненного выхода на пенсию и получения всех социальных гарантий.