Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её отметки (записи) имеют юридическую силу и напрямую влияют на расчёт пенсий, отпусков и других социальных гарантий. В современном мире, особенно в Украине, этот документ активно трансформируется из бумажного в электронный формат.
Контекст: Украинская реформа 2021 года
С 10 июня 2021 года в Украине начался обязательный перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат. Эта мера стала частью реализации Закона Украины № 1217 от 15 июля 2021 года, который внес существенные изменения в Кодекс законов о труде Украины.
Что такое Электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог (замена) бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности, ранее вносимые в бумажный вариант, теперь формируются и хранятся в единой государственной системе.
Ключевые особенности ЭТК:
- Юридический статус: ЭТК имеет такую же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.
- Единый формат: Вся информация стандартизирована и вводится по единым правилам.
- Доступность: Работник может в любой момент получить доступ к своим данным через портал «Дія» или другие уполномоченные сервисы.
- Безопасность: Данные защищены от подделки и потери.
Как теперь ведутся отметки? Роль работодателя и ЕФС-1
С введением ЭТК основная нагрузка по внесению корректных записей лежит на работодателе. Процесс тесно связан с отчётностью.
Единая форма сведений (ЕФС-1)
Для передачи данных о приёме, увольнении, переводах и иных сведениях, которые ранее вносились в трудовую книжку, работодатель обязан формировать и представлять в электронном виде Единую форму сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1). Эта форма является основным источником данных для пополнения ЭТК работника.
Классификаторы и коды: ОКЗ
Для автоматизации и однозначного понимания видов работ и должностей используются классификаторы. Важную роль играет Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) или его украинский аналог. В контексте 1С и других систем учёта:
- Трудовая функция (должность, профессия) должна быть привязана к соответствующему коду классификатора (например, ОКЗ).
- Это позволяет системам, таким как 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП), автоматически генерировать корректные данные для ЕФС-1 и, соответственно, для ЭТК.
Примечание: Система 1С, как упоминается, «не любит работать с незнакомой информацией». Поэтому предварительная настройка справочников (должностей, подразделений) с привязкой к кодам классификаторов — обязательный технический шаг для безошибочной работы.
Практические шаги для работодателя (Украина)
- Настройка справочников в учётной системе: Внесите в 1С или другую программу все должности и профессии, привязав их к соответствующим кодам ОКЗ/национального классификатора.
- Корректное ведение кадрового учёта: Все кадровые события (приказ о приёме, переводе, увольнении) должны быть отражены в системе с указанием точных дат, оснований и кодов;
- Формирование и сдача ЕФС-1: На основе данных из системы формируйте ежемесячную (или по событиям) форму ЕФС-1 и передавайте её в государственные органы (Пенсионный фонд Украины) в установленном электронном порядке.
- Информирование работника: Убедитесь, что работник активировал и знает, как проверить записи в своей личном кабинете на портале «Дія».
Ответственность и сроки
Перевод всех бумажных трудовых книжек в электронный формат должен быть завершён. Работодатели обязаны:
- Своевременно и в полном объёме передавать сведения о каждом работнике.
- Не допускать расхождений между данными в системе, отражёнными в ЕФС-1, и фактическими кадровыми действиями.
Нарушение порядка ведения учёта и передачи данных влечёт административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц.
Отметки в трудовой книжке, будь то бумажной или электронной, — это фундамент трудового стажа гражданина. В Украине переход на ЭТК, управляемый через систему ЕФС-1 и классификаторы вроде ОКЗ, делает этот процесс более прозрачным, стандартизированным и защищённым. Для работодателя это означает необходимость грамотной настройки программного обеспечения (например, 1С:ЗУП) и безупречного кадрового делопроизводства. Для работника, уверенность в том, что его трудовой стаж учтён правильно и доступен в любое время.