В последние годы цифровизация охватывает все сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ В России с 1 января 2020 года действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника․ В статье рассматриваются ключевые этапы внедрения, нормативные основы, преимущества и практические рекомендации для работодателей и сотрудников․
Исторический контекст и законодательная база
В 2020 г․ в России был принят Федеральный закон № 439 «О введении электронной трудовой книжки»․ Закон закрепил:
- обязанность работодателей вести трудовую книжку в электронном виде;
- право работников просматривать и получать копии своих записей;
- обеспечение сохранности и целостности данных в системе Социального фонда России (СФР)․
До 2021 г․ работники могли выбирать, в какой форме будет вести их трудовую книжку – бумажную, электронную или комбинированную․ Начиная с 2021 г․ при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки․
Пошаговый процесс внедрения
Подготовка предприятия
- Выбор программного обеспечения, совместимого с платформой СФР․
- Обучение кадрового отдела работе с ЭТК․
- Обеспечение доступа к интернету и защита данных (шифрование, резервное копирование)․
Перенос существующих данных
Для компаний, использующих бумажные трудовые книжки, необходимо сканировать и вводить данные в электронный формат․ При этом важно соблюдать правила конфиденциальности и точности записи․
Ведение новой ЭТК
Сразу после приёма сотрудника в системе фиксируются:
- дата начала работы;
- должность и должностные обязанности;
- зарплата и условия труда;
- присутствие в системе пенсионного обеспечения․
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Преимущества
- Постоянный доступ – работник может в любой момент проверить свои записи․
- Устранение бумажного документооборота – экономия времени и ресурсов․
- Быстрый обмен данными с пенсионными фондами и другими государственными органами․
- Повышение прозрачности и уменьшение риска ошибок․
Недостатки
- Необходимость технической инфраструктуры и обучения персонала․
- Потенциальные риски кибербезопасности․
- Проблемы с доступом в регионах с ограниченным интернет‑подключением․
Практические рекомендации для работодателей
- Проведите аудит текущих процессов ведения трудовых книжек․
- Разработайте план перехода с бумажной модели на ЭТК․
- Обеспечьте резервное копирование данных в облаке․
- Проведите обучение сотрудников по работе с новой системой;
- Регулярно проверяйте актуальность записей и корректность данных․
Как подтвердить наличие ЭТК у сотрудника
При приёме на работу работодатель обязан предоставить сотруднику электронный документ, подтверждающий наличие и актуальность его трудовой книжки․ Сотрудник может самостоятельно получить копию записи через портал СФР, используя свой персональный ключ․
Перспективы развития
С 2021 г․ планируется дальнейшее расширение функционала ЭТК: интеграция с системами электронного обучения, автоматический расчёт страхового стажа и т․д․ В Украине, начиная с 10 июня 2026 г․, также планируется переход на электронные трудовые книжки, что свидетельствует о глобальной тенденции к цифровизации трудовых отношений․