Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ который упрощает ведение кадровой документации‚ повышает прозрачность и снижает издержки. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК‚ и теперь каждый работодатель обязан вести электронную трудовую книжку в соответствии с требованиями законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Цифровой документ‚ содержащий сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ начислениях и прочих событиях‚ связанных с трудовыми отношениями.
• Ведётся в системе 1С:ЗУП (1С:Зарплата и Управление персоналом) и/или в ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис).
• Обязателен для всех работодателей‚ включая индивидуальных предпринимателей‚ если они нанимают сотрудников.

Почему важно перейти на ЭТК?

1. Сокращение бумажных расходов и времени на оформление.
2. Упрощение доступа к данным сотрудника для работодателя‚ сотрудника и государственных органов.
3. Соблюдение требований Федерального закона «О трудовых книжках» и нормативных актов‚ регулирующих цифровую кадровую документацию.

Технические требования к системе 1С:ЗУП

Для корректной работы с ЭТК 1С:ЗУП должна быть настроена следующим образом:

Установка и обновление

• Установите последнюю версию 1С:ЗУП‚ совместимую с ЕФС‑1 (на момент написания – 1С:ЗУП 8.3.19).
• Проверьте наличие обновлений и патчей‚ которые включают поддержку новых кодов ОКЗ и функционала ЭТК.

Настройка трудовых функций

1С:ЗУП использует справочники и классификаторы для описания трудовых событий. Важно правильно настроить:

• Справочник «Трудовые функции» – содержит перечень возможных событий (приём на работу‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск и т.д.).
• Классификатор «Коды ОКЗ» – кодировка событий‚ используемая в ЕФС‑1.

Для каждой функции необходимо указать:

1. Код ОКЗ (например‚ 001 – приём на работу).
2. Описание события.
3. Параметры начисления (если применимо).

Интеграция с ЕФС‑1

1С:ЗУП должна быть подключена к ЕФС‑1 через API. Настройка включает:

• Получение токена доступа.
• Настройку URL‑адресов для отправки и получения данных.
• Проверку корректности обмена данными (тестовый запрос).

Пошаговый план внедрения ЭТК

1. Анализ текущей кадровой системы
   • Определите‚ какие данные уже хранятся в бумажном виде.
   • Оцените объём и типы трудовых событий.
2. Выбор программного обеспечения
   • 1С:ЗУП – основной инструмент для большинства организаций.
   • В качестве альтернативы можно рассмотреть облачные решения‚ совместимые с ЕФС‑1.
3. Обучение персонала
   • Проведите тренинги по работе с 1С:ЗУП и интерфейсом ЭТК.
   • Разработайте внутренние инструкции и чек‑листы.
4. Перенос данных
   • Соберите все сведения о сотрудниках (дата приёма‚ должность‚ стаж).
   • Импортируйте данные в 1С:ЗУП через готовые шаблоны.
5. Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ
   • Создайте все необходимые функции в справочнике.
   • Укажите коды ОКЗ согласно справочнику ЕФС‑1.
6. Тестовый запуск
   • Проведите тестовый обмен данными с ЕФС‑1.
   • Проверьте корректность отображения событий в ЭТК.
7. Официальный ввод в эксплуатацию
   • Проведите официальную активацию ЭТК для всех сотрудников.
   • Обновите политики доступа и безопасности.

Как вести ЭТК в 1С:ЗУП

После настройки системы вы можете вести ЭТК следующим образом:

Приём на работу

Создайте событие «Приём на работу» с кодом ОКЗ 001. Заполните поля: дата‚ должность‚ отдел‚ оклад.

Перевод‚ повышение‚ изменение должности

Используйте соответствующие коды ОКЗ (например‚ 002 – перевод‚ 003 – повышение). Введите новую должность и дату изменения.

Увольнение

Создайте событие «Увольнение» с кодом ОКЗ 004. Укажите дату увольнения‚ причину и итоговый стаж.

Отпуск

Для оформления отпуска используйте код ОКЗ 005. Введите даты начала и окончания отпуска‚ тип отпуска (платный/неплатный);

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести ЭТК в 1С:ЗУП без подключения к ЕФС‑1?

  Да‚ но это будет неофициально. Для официального использования требуется интеграция с ЕФС‑1.

• Что делать‚ если сотрудник работает в нескольких компаниях?

  Каждая компания ведёт свою ЭТК. При переходе сотрудника в другую компанию необходимо перенести данные в новую систему.

• Как исправить ошибку «Код ОКЗ не найден»?

  Проверьте‚ что в справочнике «Коды ОКЗ» присутствует нужный код. При необходимости добавьте его вручную.

Внедрение электронной трудовой книжки – это шаг к цифровизации кадровой службы‚ повышению эффективности и соблюдению законодательства. Следуя описанным выше шагам‚ вы сможете быстро и безболезненно перейти на ЭТК‚ используя 1С:ЗУП и ЕФС‑1. Не забывайте регулярно обновлять программное обеспечение и проводить обучение персонала‚ чтобы ваша система оставалась актуальной и безопасной.