Трудовое законодательство не стоит на месте‚ и кадровый учет продолжает цифровизацию. В 2026 году вступили в силу и действуют актуальные нормы‚ регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек. Приказ Минтруда № 320н утвердил не только новые правила заполнения‚ но и обновленные бланки документов. Бухгалтерам и специалистам по кадрам крайне важно разобраться в нюансах‚ чтобы избежать штрафов и нарушений.
Самое кардинальное изменение последних лет — окончательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). По текущему законодательству возможность вернуться к ведению бумажной версии в Трудовом кодексе не предусмотрена.
Если на предыдущем месте работы сотрудник написал заявление о переходе на электронный вариант‚ в его бумажной книжке уже стоит соответствующая запись. Отказаться от ведения электронного бланка и продолжать записи в бумажной версии нельзя — это прямо запрещено новыми правилами.
При приеме на работу в 2026 году нового сотрудника‚ который ранее уже выбрал ЭТК‚ вести для него бумажный документ не нужно. Возможности выбрать способ ведения у такого работника больше нет: документ ведется только в электронном виде.
КЭДО становится обязательным
Министерство труда давно планировало масштабный переход на цифровой формат. По прогнозам и нормативным актам Минтруда‚ кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал обязательным для работодателей. Это означает‚ что полномасштабное использование электронного формата трудовых книжек и обмен данными с фондами теперь осуществляются в цифровом пространстве.
Изменения в правилах заполнения бумажных трудовых книжек
Несмотря на цифровизацию‚ за некоторыми категориями работников все еще сохраняется право на бумажную трудовую книжку (если они ранее не отказались от нее). Для них Приказом Минтруда № 320н утвержден новый порядок заполнения. На что обратить внимание:
- Отмена заверения подписью увольняющегося: Теперь по правилам ведения и хранения трудовых книжек не нужно заверять подписью сотрудника‚ который увольняется‚ все записи‚ внесенные в документ за время его работы у данного работодателя. Это существенно экономит время при оформлении увольнения.
- Формат дат: Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр (например‚ «05»‚ а не «5»).
- Срочные договоры: В трудовой книжке необходимо повторять название компании для каждого срочного трудового договора.
- ьный лист: Сведения‚ касающиеся работника‚ указываются на ьном листе строго в соответствии с обновленными требованиями к заполнению.
Новые бланки и требования к хранению
Приказ Минтруда 320н утвердил не только порядок ведения‚ но и новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Работодателям следует обновить запасы документов в соответствии с новыми стандартами.
Новое положение о ведении трудовых книжек также ужесточило некоторые организационные требования. В частности‚ работодателю обязательно постоянно иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее. Их отсутствие может стать поводом для претензий со стороны трудовой инспекции.
Краткая инструкция: как действовать работодателю в 2026 году
- При приеме нового сотрудника: Уточните‚ подавал ли он ранее заявление о переходе на ЭТК. Если да, ведите сведения только в электронном виде‚ бумажную книжку не заводите и не требуйте.
- При увольнении: Если сотрудник продолжает вести бумажную книжку‚ помните‚ что заверять его подписью все внесенные записи за период работы больше не нужно.
- Обеспечение бланками: Проверьте наличие новых бланков трудовых книжек и вкладышей‚ утвержденных Приказом № 320н.
- Внедрение КЭДО: Убедитесь‚ что ваша организация полностью перешла на кадровый электронный документооборот и корректно передает данные в электронном формате.
Новый порядок ведения трудовых книжек окончательно закрепляет курс на цифровизацию кадрового учета. Бумажная форма постепенно уходит в прошлое‚ а для тех‚ кто остался на ней‚ процесс оформления стал проще (например‚ отменено заверение записей при увольнении). Главный вывод для работодателей в 2026 году: электронный формат обязателен для тех‚ кто его выбрал‚ и обратного пути нет. Внимательно следите за актуальностью бланков и соблюдением сроков внесения записей‚ чтобы ваш кадровый учет всегда соответствовал закону.