Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК). Переход на ЭТК начался в 2019 году‚ когда работники начали подавать заявления о выборе формата‚ а с 2020 года работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде (отчеты СЗВ-ТД). С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК. Но что же лучше: привычный бумажный документ или современный электронный формат? Давайте разберемся во всех нюансах.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица‚ которые формируются в единой базе Социального фонда России (СФР‚ ранее — ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД‚ представленных работодателем. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ а также о местах работы‚ должностях‚ переводах и увольнениях.
Преимущества электронной трудовой книжки (ЭТК)
Появление ЭТК 5 лет назад сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и самих работников; И на это есть веские причины:
- Сохранность данных. ЭТК хранится в Социальном фонде‚ что исключает риск утери‚ порчи (например‚ при заливке квартиры или пожаре) или кражи документа. Бумажную трудовую книжку можно потерять‚ а электронную, нет.
- Доступность и удобство. Работнику не нужно идти к бывшему работодателю или ждать ответа по почте‚ чтобы подтвердить стаж. Сведения доступны онлайн через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда.
- Сокращение бюрократии. При приеме на работу специалисту по кадрам не нужно вручную вносить записи‚ заверять их печатью и подписью. Достаточно отправить электронный отчет.
- Исключение ошибок. Человеческий фактор при заполнении бумажного бланка часто приводит к ошибкам‚ исправление которых занимает время и требует специальных актов. В электронном формате данные вносятся по строгим шаблонам‚ что минимизирует опечатки в должностях и причинах увольнения.
- Ускорение назначения пособий. Социальный фонд видит весь стаж и условия работы гражданина в режиме реального времени‚ что упрощает и ускоряет процесс назначения пенсий и социальных выплат.
Преимущества бумажной трудовой книжки
Несмотря на очевидные плюсы цифровизации‚ бумажная трудовая книжка — документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника‚ — все еще остается актуальной для многих. Чем она лучше?
- Привычность и наглядность. Работодатель вносит информацию о том‚ где и кем работал человек‚ прямо на бумаге. Записи заверяются мокрой печатью и подписью. Для многих это остается символом надежности.
- Автономность. Бумажный документ не зависит от интернета‚ работы серверов Социального фонда или портала Госуслуг. Если произошел технический сбой‚ у вас на руках остается физическое подтверждение стажа.
- Полный охват стажа. В бумажной трудовой сохраняются записи о стаже‚ накопленном до 2020 года‚ включая работу в советское время и в 90-е годы‚ когда электронного учета не существовало.
Недостатки обоих форматов
Чтобы объективно ответить на вопрос‚ чем лучше электронная трудовая книжка или бумажная‚ необходимо учесть и минусы каждого варианта.
Минусы ЭТК:
- Зависимость от технологий. Нет доступа в интернет или сервисы временно недоступны — нельзя быстро показать стаж.
- Пробелы в данных. ЭТК содержит сведения только с 2020 года. Весь предыдущий стаж в ней не отражен (для его подтверждения потребуется бумажная выписка из ПФР или старая трудовая книжка);
- Ответственность работодателя. Если кадровик несвоевременно подаст отчет СЗВ-ТД‚ запись о работе появится в базе с опозданием.
Минусы бумажной трудовой:
- Хрупкость. Документ легко испортить‚ потерять. Восстановление записей — долгий и мучительный процесс‚ требующий обхода всех прошлых мест работы или судебных решений.
- Ограниченность места. Вкладыши имеют свойство заканчиваться‚ а новые бланки строгой отчетности не всегда быстро удается получить.
- Риск подделки. Бумажные записи подделывают гораздо чаще‚ чем цифровые данные в защищенной базе СФР.
Нужно ли предъявлять ЭТК при приеме на работу?
Частый вопрос: должен ли работник предъявить при приеме на работу электронную трудовую книжку и нужно ли регистрировать ее в книге учета? Ответ: предъявлять физически нечего‚ так как документа в бумажном виде не существует. Работник лишь сообщает‚ что он перешел на ЭТК (или предоставляет выписку из СФР/Госуслуг для подтверждения прошлого стажа). Работодатель самостоятельно запросит все нужные сведения по СНИЛС соискателя через системы межведомственного электронного взаимодействия.
Что выбрать: подводим итоги
Сравнивая‚ чем лучше электронная трудовая книжка или бумажная‚ можно сделать однозначный вывод: электронный формат более перспективен‚ безопасен и удобен. Он избавляет от проблем с хранением‚ защищает от утери и позволяет быстро управлять данными о своей карьере.
Однако полностью отказаться от бумажной версии сегодня не получится тем‚ кому необходимо подтверждать стаж‚ заработанный до 2020 года. Если вы вели трудовую деятельность до введения ЭТК‚ старая бумажная книжка остается важным документом. Ее нужно бережно хранить‚ даже если вы выбрали электронный формат ведения.
Для тех‚ кто только начинает свой трудовой путь (с 2021 года и позже)‚ выбора нет — им оформляется исключительно электронная трудовая книжка‚ и это отличный старт в мире современных и безопасных технологий.