С 1 января 2021 года в России действует новая система учёта трудовой деятельности. Основной принцип: при первом трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная трудовая книжка (БТК) продолжает действовать, но только для тех, у кого она уже была на руках на момент вступления изменений в силу. Эта статья подробно разбирает все нюансы оформления и ведения трудовых книжек в 2026 году.

Ключевые изменения с 2021 года: что нужно знать каждому

Главное правило, которое изменило всю систему:

• Для впервые устраивающихся на работу с 2021 года работодатель обязан оформить исключительно электронную трудовую книжку. Бумажный бланк не выдается.
• Для работников с уже имеющейся бумажной книжкой возможны два варианта:
  1. Продолжать вести бумажную книжку (работодатель заполняет её и передаёт сведения в СФР).
  2. По добровольному заявлению работника оформить переход на электронную книжку. При этом бумажная книжка остаётся у работника как документ, подтверждающий стаж до перехода.

Важно: Если вы выбрали электронную форму, вернуться к ведению бумажной книжки нельзя.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это не физический документ, а официальная база данных в системе Пенсионного фонда России (СФР). В ней хранятся все сведения о трудовой деятельности: приёмы, увольнения, переводы, надбавки и т.д.

Как получить доступ к своей ЭТК?

Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Для этого нужно:

1. Обратиться в отделение СФР (ранее ПФР) или через портал «Госуслуги».
2. Предъявить паспорт.
3. Получить выписку по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) или СТД-СФР.

Эта выписка имеет такую же юридическую силу, как и традиционная трудовая книжка.

Пошаговая инструкция: как оформить ЭТК при первом трудоустройстве

Если человек устраивается на работу впервые в жизни:

1. Работнику не нужно самостоятельно что-либо оформлять. Ни заявлений, ни анкет.
2. Работодатель в день приёма на работу (не позднее рабочего дня, следующего за этим днем) обязан:
   • Составить и подписать трудовой договор.
   • Внести сведения о приёме в отчёт ЕФС-1 (Единая форма сведений).
   • Направить этот отчёт в СФР. Именно эта операция создаёт запись в электронной трудовой книжке работника.
3. Работнику на руки выдаётся только трудовой договор. Бумажная трудовая книжка не выдается.

Где посмотреть свою ЭТК? Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Сведения о трудовой деятельности») или в отделении СФР.

Как оформить переход с бумажной книжки на электронную?

Если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, он может:

1. Написать заявление о желании перейти на ведение ЭТК. Это должно быть добровольное решение.
2. Работодатель, получив заявление:
   • Делает в бумажной книжке последнюю запись о том, что работник перешёл на электронный учёт (образец см. ниже).
   • Отдаёт бумажную книжку работнику на руки (она остаётся у него как исторический документ).
   • Подаёт сведения о последней записи и о самом факте перехода в СФР через отчёт ЕФС-1.
3. С этого момента все дальнейшие записи (о новой работе, увольнении и т.д.) будут вноситься только в электронную книжку.

Образцы записей в трудовую книжку (2026)

Все записи должны быть разборчивыми, без исправлений, помарок и сокращений. Подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом с указанием его должности и расшифровкой подписи. Ставится печать организации.

Запись о приёме на работу (основной вариант)

Принят(а) на работу [должность] с [число, месяц, год] на условиях, установленных трудовым договором № [номер] от [число, месяц, год].

Подпись _________________ / [Фамилия И.О.] /

Печать организации

Запись о приёме на работу (если приказ не оформлялся)

Принят(а) на работу [должность] с [число, месяц, год] на условиях, установленных трудовым договором № [номер] от [число, месяц, год]. Трудовой договор заключён без испытания.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку (в бумажной)

С [число, месяц, год] ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется в форме электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка выдана на руки.

Подпись _________________ / [Фамилия И.О.] /

Запись об увольнении

Уволен(а) с работы [по основанию из ст. 77 ТК РФ, например: «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»] с [число, месяц, год].

Подпись _________________ / [Фамилия И.О.] /

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я потребовать бумажную книжку, если это моя первая работа?

Нет. Закон прямо обязывает работодателя оформлять при первом трудоустройстве только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк не выдается.

Что делать, если я потерял(а) бумажную трудовую книжку?

Нужно обратиться в отделение СФР с заявлением о выдаче дубликата выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р). Если у вас была только бумажная книжка и вы не переходили на ЭТК, то сведения о вашем стаже всё равно должны быть в базе СФР, так как работодатель передавал туда информацию. Выписка из этой базы и будет являться дубликатом.

Работодатель отказывается оформлять ЭТК. Что делать?

Это нарушение Трудового кодекса (ст. 62, 91). Вы можете:

• Письменно потребовать от работодателя исполнить обязанность (заявление на имя директора).
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру.
• Обратиться в СФР с заявлением о включении вас в реестр сведений о трудовой деятельности (если работодатель не подавал отчёт ЕФС-1).

Нужно ли ставить печать в электронной книжке?

В самой электронной базе печать не ставится. Но на выписке из ЭТК (СТД-Р), которую вы получаете в СФР, будет стоять печать и подпись сотрудника фонда, что подтверждает её подлинность.

Как проверить, правильно ли работодатель внёс данные?

Получите выписку из ЭТК через «Госуслуги» или в СФР и сверьте данные (должность, даты, основание увольнения) с вашими документами (трудовым договором, приказами). В случае ошибки подайте заявление работодателю о внесении исправлений (на основании вашего заявления он подаёт уточнённый отчёт ЕФС-1 в СФР).

Система электронных трудовых книжек в 2026 году — это стандарт. Основные правила просты:

• Первая работа = только ЭТК.
• Есть старая бумажная книжка = можно выбрать (продолжать вести её или перейти на ЭТК по заявлению).
• Все записи работодатель обязан передавать в СФР в течение рабочего дня, следующего за их оформлением.
• Право на выписку из ЭТК у работника есть всегда и бесплатно.

Следите за своевременностью и правильностью внесения сведений. Ваша трудовая книжка — ключевой документ для подтверждения стажа и назначения пенсии.

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики применения Трудового кодекса РФ. Дата актуализации: май 2026 года.