Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России․ С 1 января 2021 года начался масштабный переход на цифровой формат, а к 2026 году переходный период полностью завершен․ Главная задача работодателя — корректно вносить данные о стаже и трудовой деятельности сотрудников․ В этой статье мы подробно разберем, как вести записи в электронной трудовой книжке, как взаимодействовать с бумажным форматом и каких правил придерживаться․

Что такое ЭТК и кто ее ведет?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ Важно понимать, что работодатель не ведет саму базу данных․ Он лишь формирует и передает сведения о сотрудниках в Социальный фонд России (СФР)․ Именно СФР вносит информацию в свою базу, формируя электронную трудовую книжку работника․

Передача данных осуществляется путем подачи отчета по форме ЕФС-1․ Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника (кадровика или бухгалтера), который будет формировать эти сведения и отправлять их в фонд․

Кому заводят только ЭТК?

Согласно законодательству, если у нового сотрудника нет трудового стажа до 1 января 2021 года (он впервые устраивается на работу), заводить бумажную трудовую книжку не нужно․ Все сведения об его трудовой деятельности будут вестись и храниться исключительно в электронном виде․

Как вести записи, если сотрудник сохранил бумажную ТК

Если работник имел трудовые отношения по состоянию на 1 января 2021 года и решил сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан вести два документа параллельно․

• В бумажную трудовую книжку записи о приеме, переводе или увольнении вносятся в обычном порядке․
• Одновременно с этим работодатель должен формировать электронные данные и подавать их в СФР в составе отчета ЕФС-1․

В этом случае работнику не нужно заполнять никаких заявлений — двойной формат ведения сохраняется до тех пор, пока сотрудник не решит отказаться от бумажной версии․

Как оформить переход на ЭТК и какую запись сделать

Работник имеет право перейти на электронную трудовую книжку в любой момент․ Для этого он подает руководству заявление о переходе на ЭТК․ Алгоритм действий работодателя в этом случае следующий:

1. Принять заявление от сотрудника․
2. Внести в бумажную трудовую книжку запись о трудоустройстве (если переход происходит при приеме на работу) или запись о текущем состоянии․
3. Сделать закрывающую запись о переходе на электронную трудовую книжку․ Формулировка закрывающей записи стандартная․
4. На этой же строке в графах 1, 2 и 4 поставить порядковый номер записи, дату и реквизиты приказа․
5. Сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК․
6. Документ отдают сотруднику на руки․

Важно: после того как работник подал заявление о переходе на ЭТК и получил на руки бумажную книжку с итоговой записью, вносить записи в его бумажную книжку больше не надо․ Весь дальнейший стаж будет фиксироваться только в электронном виде․ Напомните работнику, что бумажную трудовую лучше не терять, так как она подтверждает стаж до перехода на цифровой формат․

Можно ли вернуться к бумажной трудовой?

Нет, вернуться к старой бумажной трудовой книжке после перехода на электронный формат нельзя․ Такого варианта в законе не предусмотрено․ Если сотрудник сделал выбор в пользу ЭТК, обратного пути нет․

Как исправить данные в ЭТК?

Если при подаче сведений в СФР была допущена ошибка, работодатель обязан подать корректирующие данные․ Исправить информацию в ЭТК можно путем подачи уточненного отчета ЕФС-1․ Самостоятельно редактировать базу СФР работодатель не может, все изменения вносятся только через официальную отчетность․

Где работнику посмотреть свою ЭТК?

Трудовой стаж напрямую влияет на размер будущей пенсии, поэтому работникам важно контролировать свои данные․ Убедиться, что сведения учитываются правильно, можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг: необходимо зайти в раздел «Справки, выписки» и выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки»․
• Лично в отделении СФР: обратившись с бумажной трудовой книжкой (при необходимости сверки данных)․

Частые ошибки и юридические аспекты

Работа с ЭТК требует внимательности․ Вот основные риски и частые ошибки работодателей:

• Несвоевременная подача отчета ЕФС-1․ Данные должны передаваться в установленные законом сроки, иначе работодателю грозят штрафы․
• Ведение только бумажной версии для новых сотрудников․ Гражданам, впервые устроившимся на работу с 2021 года, заводят только ЭТК․ Оформление бумажной книжки для них является нарушением․
• Попытка вести только ЭТК без заявления (для сотрудников со стажем до 2021 года)․ Если работник не отказывался от бумажной книжки, вести нужно оба формата․

Ведение электронной трудовой книжки значительно упростило кадровый учет и исключило риск потери сведений о трудовом стаже работником․ Главной задачей работодателя является корректное заполнение формы ЕФС-1 и своевременная передача данных в СФР․ Бумажная трудовая постепенно уходит в прошлое, оставаясь лишь аналоговым дополнением к современным технологиям для тех, кто начал свой стаж до 2021 года и не написал заявление об отказе․