В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек в электронном формате уже стал привычной реальностью для большинства россиян. Однако среди работников до сих пор бытуют мифы о возможности полного отказа от «цифры» или, наоборот, о принудительном переходе. Давайте разберемся, что говорит законодательство и как обстоят дела на практике.
Главный факт: Отказаться от электронной трудовой книжки нельзя
Самое важное, что нужно помнить каждому работнику: отказаться от ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) невозможно. Согласно действующему законодательству РФ, ЭТК — это не отдельный документ, который можно выбрать или игнорировать, а форма представления сведений о трудовой деятельности.
Информация о вашей работе собирается в единой информационной системе Пенсионного фонда России (ныне СФР) автоматически. Работодатель обязан передавать эти данные независимо от вашего желания. Как отмечают эксперты, электронная трудовая книжка ведется на всех сотрудников параллельно с бумажной (если она сохранена) или вместо нее.
Кто и когда перешел на ЭТК?
- С 1 января 2020 года начался переходный период.
- Работники, устроившиеся на работу впервые с 1 января 2021 года, ведут трудовую деятельность исключительно в электронном формате. Бумажные книжки им не заводятся.
- Сотрудники, работавшие ранее, должны были сделать выбор до конца 2020 года: сохранить бумажную книжку или перейти только на электронную.
Отказ от бумажной версии: право, а не обязанность
Хотя отказаться от электронной формы нельзя, у работников, имеющих на руках бумажную трудовую книжку, есть право отказаться от нее в пользу полностью цифрового формата.
Если у вас есть бумажная трудовая, вы можете в любой момент (в 2024, 2025 или 2026 году) подать работодателю заявление об отказе от ведения бумажной версии. После этого работодатель выдаст вам бумажную книжку на руки, и дальнейшее внесение записей в нее прекратится. Вся история будет вестись только в электронном виде.
Важно: Если вы не подавали заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной. Принуждать вас к отказу от «бумаги» никто не имеет права.
Можно ли вернуться назад?
Здесь ситуация строго регламентирована:
- Если вы сохранили бумажную трудовую (не писали отказ), вы можете в любой момент написать заявление об отказе от нее и перейти на полностью электронный формат.
- Если вы уже подали заявление о переходе на электронную трудовую (отказались от бумажной), то вернуться к ведению бумажной версии нельзя. Закон не предусматривает обратного перехода. Работодатель не вправе возобновить заполнение бумажного бланка после того, как работник от него официально отказался.
Нужно ли писать заявление при приеме на работу?
Частый вопрос в 2026 году: должен ли новый сотрудник писать заявление о согласии или несогласии с ведением ЭТК при трудоустройстве?
Ответ: Нет, Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя получать такое заявление в момент приема на работу. Электронная трудовая ведется по умолчанию. Заявления требуются только в двух случаях:
- При первичном трудоустройстве (для фиксации начала карьеры в системе).
- При желании работника отказаться от бумажной трудовой книжки (если она у него есть).
Как получить информацию из электронной трудовой?
Даже если вы не можете отказаться от электронной формы, вы имеете полное право контролировать данные. Получить выписку (справку) о трудовой деятельности можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуги.
- В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
- Запросив справку у текущего или бывшего работодателя.
- Через банки, если они предоставляют такую услугу в рамках зарплатных проектов.
Резюме
- Отказаться от электронной трудовой книжки нельзя — она ведется государством автоматически.
- Отказаться от бумажной трудовой можно в любой момент по собственному желанию, но путь назад будет закрыт.
- Бумажная трудовая сохраняется, если вы специально не написали отказ от нее.
Помните, что электронная трудовая книжка призвана упростить жизнь гражданина: данные не потеряются, их легко проверить, а процесс оформления пенсий и кредитов становится быстрее.