Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве за последние десятилетия. Хотя основной этап выбора пришелся на 2020 год, вопрос о том, какой формат ведения трудовой книжки выбрать, остается актуальным и сегодня, в 2026 году. Эта статья поможет разобраться в нюансах ЭТК, правилах ее ведения и том, как сделать правильный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая база данных о трудовой деятельности и стаже работников, которая формируется на основании отчетов работодателей в Социальный фонд России (СФР). Важно понимать, что ЭТК — это не просто скан или электронная копия бумажной книжки. Это полноценный цифровой ресурс, информация в котором хранится на серверах государства.

Как посмотреть сведения в ЭТК?

Работники могут просматривать свои электронные трудовые книжки через специальные формы:

• СТД-СФР (до 1 января 2023 года форма называлась СТД-ПФР), выписка, содержащая информацию обо всех работодателях сотрудника. По общему правилу, там отображаются данные с года.
• СТД-Р — форма, которая содержит данные только по одному конкретному работодателю.

Получить эти выписки можно несколькими способами: через портал Госуслуг, в МФЦ, непосредственно в СФР (бывший ПФР) или запросив справку у текущего работодателя.

Бумажная или электронная: что выбрать?

Самое главное правило, которое нужно запомнить: сохранять бумажную книжку или полностью переходить на ЭТК — это право и выбор самого сотрудника. Работодатель не может навязывать тот или иной формат.

Вариант 1: Переход на электронную трудовую книжку

Если сотрудник делает выбор в пользу ЭТК, он должен подать работодателю соответствующее письменное заявление. После этого:

1. Работодатель прекращает вести бумажную трудовую книжку.
2. Бумажная книжка выдается работнику на руки с соответствующей записью о сделанном выборе (переходе на ЭТК).
3. Работодатель ежемесячно направляет сведения о трудовой деятельности данного сотрудника в СФР в составе отчета ЕФС-1.

Плюсы ЭТК: невозможность потери или порчи, быстрый доступ к данным через интернет, упрощение оформления пенсии и трудоустройства, отсутствие необходимости хранить бумажный бланк.

Вариант 2: Сохранение бумажной трудовой книжки

Если сотрудник предпочитает оставить всё как есть и пишет заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель обязан продолжать вести её по старым правилам. Однако от подачи ежемесячного отчета ЕФС-1 в СФР работодатель не освобождается — данные подаются в любом случае.

Вариант 3: Молчание работника (что делать, если заявления нет)

Частая ситуация: сотрудник по каким-то причинам не подал заявление о выборе формата трудовой книжки. В этом случае законодательство предписывает следующий порядок:

• Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку данного сотрудника.
• Одновременно с этим работодатель обязан подавать по этому сотруднику электронный отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России.

Таким образом, «молчание» равносильно выбору двойного формата: бумажная книжка остается в работе, а параллельно формируется электронная база.

Как оформить переход на ЭТК работодателю: пошаговая инструкция

Процесс перевода сотрудников на электронный формат требует от кадровиков и бухгалтерии четких действий:

1. Уведомление сотрудников. Работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве и о их праве выбрать формат книжки (подать заявление).
2. Сбор заявлений. Получение от сотрудников письменных заявлений о сохранении бумажной книжки или о переходе на ЭТК.
3. Внесение записей. Если сотрудник устраивается на работу и сразу выбирает ЭТК, работодатель сначала вносит запись о приеме в бумажную трудовую книжку (если она есть на руках у работника), отражает её в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей, а затем получает заявление на ведение ЭТК.
4. Выдача бумажной книжки. При выборе ЭТК бумажный бланк возвращается владельцу под роспись.
5. Сдача отчетности. Начиная с месяца, следующего за месяцем подачи заявления о переходе на ЭТК, работодатель начинает подавать по данному работнику сведения в рамках отчета ЕФС-1. Проставление печати на электронных сведениях осуществляется при её наличии у работодателя.

Особенности для тех, кто устраивается впервые

Для людей, которые начинают свою трудовую деятельность впервые (после 1 января 2021 года), бумажная трудовая книжка вообще не заводится. Для них ведение трудовой книжки осуществляется исключительно в электронном виде. Им не нужно писать никаких заявлений о выборе, ЭТК формируется автоматически на основании отчетов работодателя в СФР.

Резюме

Электронная трудовая книжка — это современный, надежный и удобный инструмент учета стажа. Выбор между бумагой и электроникой остается за работником, но независимо от этого выбора, работодатель обязан своевременно предоставлять данные в СФР. Если вы цените мобильность и безопасность данных — ЭТК станет отличным решением. Если вы привыкли к традиционному формату — вы имеете полное право сохранить бумажную версию, и работодатель обязан её вести.