Трудовая книжка традиционно считалась главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника в России. Однако времена меняются, и на смену бумажным бланкам приходят цифровые технологии. В этой статье мы подробно разберем, что делать в случае утери или порчи бумажной трудовой, а также поговорим о документе, который ее заменяет в современных реалиях — электронной трудовой книжке (ЭТК).
Электронная трудовая книжка — документ, заменяющий бумажный
С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Все данные хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
Переход к новому формату является добровольным и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо работнику. Однако если вы выбрали электронный формат, бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью, и работодатель больше не несет за нее ответственность.
Как быть, если форматы на работе различаются?
Часто возникает вопрос: что делать, если новый сотрудник на прежнем месте работы подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а у нового работодателя решил перейти на электронную? В такой ситуации необходимо сделать следующее:
- Принять от работника заявление о переходе на ЭТК.
- Затем внести запись в бумажную трудовую книжку о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- После внесения записи бумажная трудовая выдается на руки сотруднику.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность?
Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность (порвана, залита, обгорела). В таком случае вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку (дубликат).
Действующее трудовое законодательство РФ гласит, что работник, потерявший трудовую книжку или непоправимо повредивший её, обязан подать заявление на восстановление документа. Возможность получения дубликата документально закреплена в ст. 65 ТК РФ, а сами правила оформления можно найти в главе I-IV Порядка 320н и письме Минтруда от .
Порядок оформления дубликата
Законодательством строго регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению четко указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Процесс выглядит следующим образом:
- Подача заявления. Работник пишет заявление на выдачу дубликата.
- Сбор сведений. Работодатель обязан оказать содействие в получении документов, подтверждающих стаж (запросы в ПФР, ФСС, предыдущие места работы).
- Оформление нового бланка. На ьном листе нового документа ставится отметка «Дубликат».
- Внесение записей. В новый бланк вносятся общие сведения о стаже и данные о работе, подтвержденные документами.
Современные способы восстановления: портал Госуслуг
Получение дубликата трудовой книжки через портал Госуслуги, это современный и удобный способ заменить утрату или повреждение бумажного документа без посещения государственных учреждений.
Как восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже через интернет?
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг (сейчас портал работает в прежнем режиме и стабильно функционирует).
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» -> «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Отправьте запрос. В выписке будут указаны все ваши места работы и стаж, переданные работодателями в ПФР.
- Полученную выписку можно предоставить текущему работодателю для оформления дубликата бумажной книжки.
Сегодня документом, заменяющим традиционную трудовую книжку, выступает ее электронный аналог. Он надежен, не может быть утерян или испорчен физически, и доступен в любое время. Если же вы предпочитаете бумажный формат или столкнулись с его порчей, закон позволяет оформить дубликат, а современные сервисы (такие как Госуслуги) значительно упрощают процесс сбора информации о вашем стаже.