С 2021 года в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это новый формат официального документа, который заменяет бумажную трудовую книжку․ В статье мы разберём, что изменилось, как правильно заполнить ЭТК в системе 1С:ЗУП, какие ошибки стоит избегать и какие нюансы могут возникнуть при работе с иностранными сотрудниками․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, начисленные отчисления и т․д․ ЭТК хранится в электронном виде и доступна работодателю, сотруднику и контролирующим органам через портал trudovaya-knyazka․ru․
Ключевые особенности ЭТК
- Постоянный доступ к документу в любой точке мира․
- Автоматическое обновление данных при изменениях в системе 1С:ЗУП․
- Никаких бумажных копий – всё хранится в облаке․
- Возможность подписания электронными сертификатами․
Законодательные изменения (2021‑2025 гг․)
В 2021 году вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, которые обязывают работодателей вести только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях допускается ведение бумажной версии (например, при отсутствии доступа к интернету)․
В 2025 году были приняты новые поправки к отчетности о трудовых книжках․ Теперь в форме ЕФС‑1 (Единый федеральный справочный список) необходимо указывать более подробную информацию о квалификации и образовании сотрудника․ Это изменение связано с усилением контроля за квалификацией кадров․
Ключевые пункты поправок
- Заполнение ЕФС‑1 в 1С:ЗУП должно быть завершено до 15 дня каждого месяца․
- В строке «Образование» вносится только официально подтверждённые документы (аттестат, диплом)․
- При наличии иностранных сотрудников необходимо указать тип документа, подтверждающего квалификацию, и его дату выдачи․
Как заполнить ЭТК в 1С:ЗУП
Ниже приведён пошаговый процесс заполнения ЭТК в популярной системе 1С:ЗУП․ Мы будем использовать стандартный модуль «Трудовые книжки»․
Шаг 1; Создание записи о приёме на работу
- Откройте раздел «Трудовые книжки» → «Приём на работу»․
- Заполните поля: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы․
- В поле «Тип документа» выберите «Электронная трудовая книжка»․
- Сохраните запись․ Система автоматически создаст новую строку в ЭТК․
Шаг 2․ Внесение сведений о квалификации
- Перейдите в раздел «Квалификация» → «Добавить квалификацию»․
- Выберите тип квалификации (специалист, инженер, руководитель и т․д․)․
- Укажите дату выдачи документа и его номер․
- При необходимости добавьте ссылку на электронный файл (PDF) диплома․
- Сохраните изменения․
Шаг 3․ Уведомление о начале работы
- В разделе «Уведомления» выберите «Уведомление о приёме на работу»․
- Проверьте корректность всех данных․
- Отправьте уведомление в портал trudovaya-knyazka․ru․
- Получите подтверждение о регистрации в системе․
Шаг 4․ Перевод на другую должность или смена места работы
- В разделе «Трудовые книжки» → «Смена места работы» создайте новую запись․
- Заполните дату начала новой работы, новую должность и место работы․
- Система автоматически добавит новую строку в ЭТК․
Шаг 5․ Увольнение и закрытие записи
- В разделе «Трудовые книжки» → «Увольнение» создайте запись об увольнении․
- Укажите дату увольнения, причину и итоговый стаж․
- Система обновит ЭТК и отправит уведомление в портал․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный тип документа: убедитесь, что в поле «Тип документа» выбран «Электронная трудовая книжка»․
- Отсутствие подтверждающих документов: при заполнении строки «Образование» обязательно прикрепите сканы дипломов․
- Неправильная дата начала работы: дата начала работы должна совпадать с датой подписания трудового договора․
- Необновлённые данные в ЕФС‑1: обновляйте ЕФС‑1 до 15 дня каждого месяца․
- Отсутствие уведомлений: не забывайте отправлять уведомления о приёме, переводе и увольнении в портал․
Возможность отказа от ЭТК
Согласно текущему законодательству, отказ от ведения электронных трудовых книжек возможен только в исключительных случаях, например, при отсутствии доступа к интернету в удалённых регионах․ В таком случае работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку, но при этом он должен сообщить об этом в Федеральную службу по труду․
Особенности работы с иностранными сотрудниками
- При приёме на работу иностранного гражданина необходимо указать тип документа, подтверждающего квалификацию (аттестат, диплом, сертификат)․
- В поле «Страна выдачи» укажите страну, где был выдан документ․
- Если документ не соответствует российским требованиям, его необходимо подтвердить через процедуру признания․
- При отсутствии официального подтверждения квалификации в России, работодатель может отказать в приёме․
Практический чек‑лист
- Создайте запись о приёме в 1С:ЗУП․
- Заполните сведения о квалификации и образовании․
- Отправьте уведомление о приёме в портал․
- Обновляйте ЕФС‑1 до 15 дня каждого месяца․
- При переводе или увольнении создавайте соответствующие записи․
- Проверяйте, что все данные корректно отображаются в портале․
- Сохраняйте резервные копии электронных файлов (PDF дипломов)․
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает управление кадровыми данными, повышает прозрачность и снижает риск ошибок․ Главное – следовать установленным процедурам в 1С:ЗУП, своевременно обновлять ЕФС‑1 и отправлять уведомления в портал․ При правильном подходе вы сможете избежать штрафов и обеспечить сотрудникам доступ к актуальной информации о своём стаже․
Если вы столкнулись с конкретными трудностями при заполнении ЭТК, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадрам или к официальной поддержке 1С․ Удачной работы!