Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учета сведений о трудовой деятельности физического лица. Данные формируются из ежемесячных отчетов СЗВ-ТД и хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (СФР). Переход на ЭТК стал обязательным для работодателей с 1 января 2020 года, однако право выбора формата остается за работником. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление об оформлении электронной трудовой книжки, какие нюансы существуют и как кадровикам оформить этот процесс.
Суть электронной трудовой книжки и право выбора
С введением ЭТК перед работниками встал выбор: сохранить привычную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный учет. Согласно законодательству, работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде на каждого сотрудника и передавать их в СФР.
Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, он должен подать об этом письменное заявление. Важно помнить ключевое правило:
- Право подать заявление сохраняется бессрочно. Лица, которые не имели возможности подать заявление до 31 декабря 2020 года, могут сделать это в любое время на протяжении всей своей профессиональной деятельности, в т.ч. при трудоустройстве на новое место работы.
- Заявление подается однократно. Если вы выбрали ЭТК, вернуть бумажный формат ведения у того же работодателя будет уже нельзя.
- Двойной учет не предусмотрен. При отказе работника от ЭТК работодатель обязан вносить сведения как в электронные сервисы фонда, так и в бумажную трудовую книжку.
Как правильно составить заявление
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы заявления. Оно составляется в произвольной письменной форме на имя руководителя организации. В тексте заявления должна быть четко выражена воля сотрудника — предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Что обязательно должно быть в заявлении:
- Шапка: Должность и ФИО руководителя, наименование организации, должность и ФИО работника, подающего заявление.
- Основная часть: Просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ссылка на ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).
- Дата и личная подпись работника;
Что делает работодатель после получения заявления?
Получив от сотрудника заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен выполнить ряд обязательных действий, чтобы завершить процедуру перехода корректно.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Несмотря на переход в «цифру», бумажный бланк работника необходимо закрыть правильным образом. В бумажную трудовую книжку вносится специальная запись:
- Графа 2: Прописывается дата выдачи сотруднику бумажной книжки на руки (число, месяц, год).
- Графа 3: Вносится запись о переходе на электронную трудовую. Точной формулировки в законах нет, но за основу рекомендуется брать следующий образец: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество работника) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
Выдача бумажной трудовой на руки
После внесения записи работодатель выдает бумажную трудовую книжку работнику на руки. С момента выдачи организация-работодатель больше не несет ответственность за хранение и ведение этого документа. Ответственность за сохранность бумажной книжки полностью переходит к самому работнику.
Особенности для новых сотрудников
Как убедиться, что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка? При трудоустройстве нового сотрудника работодатель может уточнить этот факт. Если человек впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о его трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде, бумажная трудовая книжка на него не оформляется.
Если же к вам устраивается сотрудник, который ранее сохранил бумажную книжку, но теперь желает перейти на ЭТК, он подает заявление при трудоустройстве, и процедура оформления проходит по стандартному алгоритму.
Оформление в программах 1С
Для автоматизации кадрового учета в современных программах предусмотрены специальные инструменты. Например, в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно сформировать заявление на сотрудника (или группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки с помощью специального документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Это позволяет быстро распечатать правильный бланк заявления и автоматически учесть выбор сотрудника в системе.
Переход на электронную трудовую книжку — это значимый шаг к цифровизации кадрового документооборота. Работнику важно понимать, что он не ограничен во времени при подаче заявления и может сделать это в любой момент своей карьеры. Работодателю же необходимо строго следить за правильностью внесения закрывающей записи в бумажный бланк и своевременной выдачей документа на руки, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.