В последние годы в России активно внедряется электронный документооборот, и трудовая книжка не являеться исключением. Согласно приказу Минтруда России от № 1н, работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех работников, если это предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Для перехода от бумажного к электронному формату каждый работник обязан подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Ниже представлена подробная статья, в которой описаны:

• правовая база;
• когда и зачем нужен такой документ;
• структура типового бланка заявления;
• пошаговая инструкция по заполнению;
• пример готового заявления;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие электронный формат трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 61, 62, 63).
2. Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении Положения о введении в действие электронных трудовых книжек».
3. Федеральный закон от № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (часть, касающаяся электронных подписей).

Согласно этим документам, заявление работника является обязательным условием для перевода его трудовой книжки в электронный формат.

Когда необходимо подавать заявление

Работник может потребовать вести трудовую книжку в электронном виде в следующих случаях:

• при приёме на работу в организации, где уже внедрена система ЭТК;
• при переводе из организации, где использовалась бумажная трудовая книжка, в новую компанию, использующую электронный формат;
• по желанию работника, если в коллективном договоре предусмотрена возможность выбора формата;
• в случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки – перевод в электронный формат упрощает восстановление данных.

Структура типового бланка заявления

Бланк заявления обычно состоит из следующих разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Скачайте готовый шаблон. Его можно получить у отдела кадров или скачать с корпоративного портала.
2. Заполните шапку организации. Укажите полное название, ИНН, юридический адрес.
3. Укажите свои персональные данные. Проверьте правильность написания ФИО, даты рождения, СНИЛС и номера паспорта.
4. Сформулируйте текст заявления. Пример формулировки:
   

   «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с приказом Минтруда России № 1н от ».

5. Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (ручной) или электронной, если используется система цифровой подписи.
6. Укажите дату подачи. Дата пишется в формате «ДД.MM.ГГГГ».
7. Передайте заявление в отдел кадров. Обычно это делается лично, через внутреннюю электронную почту или через HR‑систему.

Ниже приведён полностью готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <>Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде</>
</head>
<body>
 <h2 style="text-align:center;">Заявление</h2>
 <p><b>Наименование организации:</b> ООО «Пример»<br>
 <b>ИНН:</b> 7701234567<br>
 <b>Юридический адрес:</b> 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1</p>

 <h3>От: <u>Иванов Иван Иванович</u></h3>
 <p>
 Дата рождения: <br>
 СНИЛС: 123-456-789 00<br>
 Паспорт: 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве <br>
 Должность: Инженер‑технолог<br>
 Табельный номер: 00123
 </p>

 <p>Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с приказом Минтруда России № 1н от г.</p>

 <p style="margin-top:40px;">_____________________/Иванов И.И.<br>
 «__» _______ 2026 г.</p>
</body>

Куда подавать заявление

• Отдел кадров. Стандартный путь – лично в отдел кадров, где заявление регистрируют в журнале входящих документов.
• Электронный HR‑портал. Если в компании используется система 1С:Зарплата и Управление Персоналом или аналог, заявление можно загрузить в личный кабинет.
• Электронная почта. При отсутствии портала заявление отправляется в ответственный e‑mail (например, hr@company.ru) с указанием темы «Заявление о ведении ТК в электронном виде».

После подачи заявление фиксируется, и в течение 5 рабочих дней (срок, установленный приказом Минтруда) работодатель обязан перевести запись в электронный реестр.

Преимущества электронного ведения трудовой книжки

• Удобство. Доступ к данным 24/7 из любого места с интернет‑подключением.
• Защита от потери. Электронный реестр хранится в государственных информационных системах, что исключает риск физической утраты.
• Скорость обновления. Приём на работу, перевод, увольнение фиксируются мгновенно.
• Экономия бумаги. Сокращение расходов на печать и архивирование.
• Прозрачность. Работник может в любой момент проверить свои записи через портал Госуслуг.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да; При переходе в электронный формат работник получает подтверждающий документ (выписку) из реестра, а бумажная книжка может быть сохранена в архиве. Однако в дальнейшем все новые записи вносятся только в электронный реестр.

Вопрос 2: Что делать, если в электронном реестре обнаружена ошибка?

Необходимо написать заявление‑корректировку в отдел кадров, приложив подтверждающие документы (договор, приказ). Ошибку исправляют в течение 3 рабочих дней.

Вопрос 3: Нужно ли подписывать заявление электронной подписью?

Если в организации используется система электронного документооборота с квалифицированной электронной подписью (КЭП), то подпись КЭП считается равнозначной рукописной. В противном случае заявление подписывается вручную.

Вопрос 4: Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

После перевода в электронный формат работнику высылается логин и пароль для доступа к порталу Госуслуг или к корпоративной системе HR. Доступ защищён двухфакторной аутентификацией.

Переход к электронному ведению трудовой книжки – важный шаг в цифровой трансформации российского рынка труда. Заявление о ведении ТК в электронном виде – простой, но обязательный документ, который позволяет работнику воспользоваться всеми преимуществами электронного реестра: удобством, безопасностью и мгновенным доступом к своей трудовой истории.

Если у вас возникли вопросы по заполнению заявления или процессу перевода, обратитесь в отдел кадров – они помогут оформить документ правильно и ускорят процесс перехода.

© 2026. Информационный ресурс о трудовом праве.