Обновлено: 23 мая 2026 года

С 2021 года в России действует система двойного ведения трудовых книжек — бумажного и электронного формата. Однако с каждым годом правила становятся всё более строгими, и к 2026 году ситуация выглядит следующим образом:

• Для новых сотрудников (устроившихся на работу с 2021 года):
  • Возможно оформить только электронную трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ от )
  • Бумажная книжка не выдаётся при первом трудоустройстве
  • Все записи ведутся в электронном виде в системе СФР (Страховой фонд России)
• Для сотрудников, работавших до 2021 года:
  • Могут иметь две формы — бумажную и электронную
  • Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель обязан вести обе
  • Если подал заявление — ведётся только электронная

Когда может потребоваться завести трудовую книжку раньше?

Ситуации, когда необходимо инициировать оформление трудовой книжки до официального трудоустройства:

1. Для подтверждения стажа до 2021 года

   Многие граждане сохраняют бумажные трудовые книжки как подтверждение трудового стажа до введения электронного формата. Это особенно актуально для:

   • Пенсионных начислений
   • Получения льгот и субсидий
   • Учёта стажа для различных государственных программ
2. При устройстве на работу в 2026 году с отсутствующей трудовой

   Если гражданин впервые устраивается на работу после 2020 года и не имеет трудовой книжки, работодатель:

   • Не выдаёт бумажную трудовую
   • Вносит записи только в электронную трудовую книжку
   • Может выдать справку СТД-СФР как подтверждение отсутствия стажа
3. Для получения социальных льгот и пособий

   Некоторые государственные учреждения и банки могут требовать бумажную трудовую книжку как подтверждающий документ, особенно при оформлении:

   • Ипотеки
   • Кредитов
   • Пособий по безработице

Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году: пошаговая инструкция

Случай 1: У вас никогда не было трудовой книжки (устроились на работу после 2020 года)

Что делать:

1. Заключить трудовой договор с работодателем
2. Работодатель направит сведения в СФР (Страховой фонд России)
3. Через несколько дней после приёма на работу можно будет получить выписку из электронной трудовой книжки
4. Для получения справки СТД-СФР:
   • Обратиться на портал Госуслуги
   • Заказать справку в личном кабинете СФР
   • Получить её в бумажном или электронном виде

Случай 2: У вас была бумажная трудовая книжка (до 2021 года)

Что делать:

1. При устройстве на новую работу в 2026 году:
   • Предъявить бумажную трудовую книжку
   • Написать заявление о продолжении ведения бумажной формы (если хотите сохранить бумажный вариант)
2. Если не написали заявление — работодатель будет вести только электронную трудовую
3. Вы можете в любой момент запросить выписку из электронной трудовой книжки

Случай 3: Вы хотите получить бумажную трудовую книжку раньше (например, для кредита)

Если у вас нет трудового стажа после 2020 года, но вам нужна бумажная трудовая книжка для оформления документов:

• Обратитесь к последнему работодателю, у которого была бумажная трудовая
• Попросите внести запись о вашем трудоустройстве (даже если вы уже уволились)
• Если такого работодателя нет — получить бумажную трудовую книжку невозможно

Как правильно внести запись в трудовую книжку в 2026 году

Работодатели обязаны вносить записи в бумажную трудовую книжку только в следующих случаях:

• Работник был трудоустроен до 1 января 2021 года
• Работник подал заявление о продолжении ведения бумажной формы
• Работник впервые устраивается на работу и у него уже есть бумажная трудовая книжка

Образец правильной записи:

Что делать, если работодатель отказывается заводить трудовую книжку?

Если работодатель нарушает законодательство и отказывается:

1. Для бумажной трудовой:
   • Напишите письменное заявление на имя руководителя
   • Обратитесь в трудовую инспекцию
   • Подайте жалобу в прокуратуру
   • Можете обратиться в суд
2. Для электронной трудовой:
   • Проверьте, что сведения направлены в СФР
   • Запросите выписку на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР
   • Если записи нет — обратитесь к работодателю с требованием внести данные

Изменения в бланке трудовой книжки с 2021 года

С 2021 года действует новый бланк трудовой книжки, утверждённый приказом Минтруда от № 320н; Основные изменения:

• Количество разделов для сведений о работе сокращено с 14 до 12
• Упрощена структура записей
• Добавлены новые поля для электронных идентификаторов
• Улучшена защита от подделок

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли завести бумажную трудовую книжку в 2026 году, если её не было?

Нет, нельзя. С 2021 года при первом трудоустройстве выдаётся только электронная трудовая книжка.

Что делать, если работодатель требует бумажную трудовую при устройстве на работу в 2026 году?

Работодатель не имеет права требовать бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве. Вы можете:

• Предъявить справку СТД-СФР (выписку из электронной трудовой)
• Написать заявление о ведении только электронной формы

Как получить бумажную трудовую книжку, если она была утеряна?

Если бумажная трудовая книжка была утеряна, а стаж до 2021 года нужно подтвердить:

• Обратитесь к последнему работодателю за дубликатом
• Если работодателя нет — соберите справки с предыдущих мест работы
• Обратитесь в Пенсионный фонд для подтверждения стажа

Можно ли перейти с электронной на бумажную трудовую в 2026 году?

Нет, нельзя. Переход возможен только в обратную сторону — с бумажной на электронную.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки в 2026 году, обратитесь в:

• Службу занятости населения
• Трудовую инспекцию
• Пенсионный фонд России
• Многофункциональный центр (МФЦ)

Помните: Правильное ведение трудовой книжки — обязанность работодателя. Если у вас возникают проблемы с оформлением, не стесняйтесь обращаться за помощью к специалистам.