Прием сотрудника в штат — это многоэтапный процесс, который требует от кадровика предельной внимательности․ Одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника, является трудовая книжка․ Несмотря на стремительную цифровизацию, правила ведения этого документа остаются строго регламентированными․
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронный формат учета трудовой деятельности․ Однако это не означает полного отказа от бумажных носителей․ Рассмотрим основные нюансы:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Сейчас это основной формат․ Сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1․
- Бумажная трудовая книжка: Продолжает вестись для тех сотрудников, которые выразили желание сохранить ее (подали соответствующее заявление при переходе на ЭТК) или для тех, кто продолжает работать в организациях, где бумажный учет всё еще допустим в определенных исключениях․
Важно: Если работник впервые устраивается на работу, ему оформляется электронная трудовая книжка․
Порядок оформления приема на работу
Процесс приема сотрудника состоит из нескольких обязательных шагов:
- Сбор документов: Паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (если она бумажная) или справка СТД-Р / СТД-СФР (если книжка электронная)․
- Ознакомление с ЛНА: Работник должен подписать локальные нормативные акты (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и т․д․)․
- Издание приказа: Оформление приказа о приеме на работу (хотя с 2021 года приказ стал необязательным документом, многие компании продолжают его использовать для внутреннего учета)․
- Запись в трудовую книжку: Внесение данных о приеме․
- Отчетность: Подача сведений в СФР по форме ЕФС-1 (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа)․
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо соблюдать правила, установленные государственными стандартами․ Записи вносятся чернилами синего или черного цвета, без исправлений и помарок․
Структура записи о приеме:
Запись состоит из трех основных элементов: порядкового номера, даты и содержания записи․
Пример стандартной записи:
«Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста»
Таблица-образец заполнения:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу или увольнении |
|---|---|---|
| 12 | Принят в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами |
Особенности заполнения в разных ситуациях:
- Дистанционная работа: Если сотрудник работает удаленно, в трудовом договоре это фиксируется обязательно, а в трудовой книжке запись делается стандартно (без упоминания дистанционного характера, если иное не предусмотрено внутренним регламентом компании)․
- Неполный рабочий день: Особенность режима рабочего времени (например, 0;5 ставки) фиксируется в трудовом договоре, но не отражается в записи трудовой книжки․
Автоматизация процесса в 1С:ЗУП
Для большинства компаний прием на работу осуществляется через специализированное ПО, например, 1С:ЗУП․ Процесс выглядит следующим образом:
- Создается документ «Прием на работу»․
- Заполняется вкладка «Трудовой договор» (указываются условия, дата начала работы, оклад)․
- Программа автоматически формирует запись для трудовой книжки и данные для отчета ЕФС-1․
Правильное оформление приема на работу — это залог отсутствия штрафов при проверках трудовой инспекции и защита прав как работодателя, так и работника․ Помните, что даже при наличии электронной трудовой книжки, точность данных в трудовом договоре и своевременная подача отчетности в СФР остаются приоритетными задачами кадровой службы․