С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работников теперь должен вестись в цифровом формате, однако бумажные документы по-прежнему играют важную роль и требуют правильного документооборота. Вопросы подачи заявлений на выдачу трудовых книжек, вкладышей и переход на ЭТК остаются одними из самых актуальных для отделов кадров.
Электронная трудовая книжка: подача заявления и сроки
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат учета сведений о трудовой деятельности сотрудника. Несмотря на завершение массового перехода в 2026 году, за работниками сохраняется ряд прав, которые реализуются именно через письменные заявления.
Право на переход в любой момент
Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную книжку. Для этого они должны подать работодателю соответствующее заявление. Сделать это можно в любом году: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м — ограничений по срокам нет.
Для чего еще нужны заявления при работе с ЭТК?
Помимо перехода на цифровой формат, заявления от работника необходимы в следующих случаях:
- Получение сведений из ЭТК — для этого используется форма СТД-Р.
- Исправление неточных сведений — если в электронной базе допущена ошибка, работник инициирует ее исправление через заявление.
- Продление ведения бумажной ТК — работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю новое заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (то есть отказаться от бумажного формата).
Сроки обработки заявления
Подача заявления на получение электронного трудового книжного документа через официальный сервис требует точного понимания сроков и доступных вариантов выбора. Сроки обработки заявления делятся на три группы:
- Ускоренный режим — от одного до двух рабочих дней (предоставляется при оплате дополнительной услуги).
- Стандартный режим — в сроки, установленные законодательством для выдачи документов, связанных с работой (обычно до 3 рабочих дней).
- При увольнении — в день увольнения сотрудника.
Бумажная трудовая книжка и вкладыши: когда требуется заявление?
Очень часто сотрудники отдела кадров, да и сами работники задаются вопросом о том, так ли необходимо писать заявление на вкладыш в трудовую книжку, и если да, то в каком порядке это делать.
Необходимость вкладыша
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодатели, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (ТК) заканчиваются свободные страницы разделов «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». В этом случае в ТК вшивается вкладыш.
Нужно ли заявление от работника?
По закону работодатель обязан оформить вкладыш при заполнении бумажной ТК. Заявление работника на выдачу вкладыша не является строго обязательным для его оформления, однако на практике многие организации просят его написать. Это связано с двумя факторами:
- Финансовый вопрос: согласно законодательству, работодатель не может удерживать стоимость вкладыша из зарплаты сотрудника без его письменного согласия. Заявление служит таким согласием (если в организации не предусмотрена бесплатная выдача вкладышей за счет работодателя).
- Бухгалтерский учет: заявление является основанием для списания бланка строгой отчетности и возмещения стоимости вкладыша работником.
Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Любые операции с бумажными бланками требуют строгого учета. Вся информация должна фиксироваться в специальном журнале.
Книга учета движения
Форма «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», обязательный документ для отдела кадров. В ней регистрируются:
- Принятые от сотрудников при поступлении на работу трудовые книжки;
- Выданные сотрудникам новые трудовые книжки;
- Оформленные вкладыши;
- Дубликаты документов.
Обязанности работодателя при ведении ЭТК в 2026 году
С завершением переходного периода в 2026 году работодатели должны строго соблюдать регламент ведения электронных трудовых книжек. Пошаговая инструкция включает:
- Своевременную подачу отчетности — необходимо корректно заполнять и сдавать форму ЕФС-1 по новой форме.
- Внесение записей в ЭТК — сведения должны подаваться в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Выдачу выписок — при увольнении или по запросу сотрудника работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) на бумаге или в электронном виде.
- Исправление ошибок — при выявлении неточностей работодатель обязан подать корректирующие сведения.
Штрафы и ответственность
Несоблюдение сроков подачи сведений в ЭТК, отказ в выдаче формы СТД-Р, а также нарушение правил учета и хранения бумажных трудовых книжек и вкладышей влекут за собой административные штрафы:
- Для должностных лиц (включая кадровиков и руководителей), от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
- За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть привлечен к материальной ответственности (оплата вынужденного прогула).
Процесс подачи заявок на трудовые книжки и вкладыши в 2026 году требует внимательности. Бумажный формат все еще существует для тех, кто ранее сохранил за собой это право, но электронный становится основным. Главное для работодателя — правильно оформлять заявления, вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также своевременно подавать данные в рамках ЕФС-1, избегая штрафов и неточностей в стаже сотрудников.