Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ На протяжении десятилетий этот документ существовал исключительно в виде бумажной «корочки», в которой ставились печати и делались записи ручкой․ Однако с развитием цифровых технологий и государственного документооборота произошли масштабные изменения․ Начиная с 2021 года, при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Тем не менее, бумажная трудовая книжка корочка не исчезла бесследно и до сих пор остается актуальной для многих категорий граждан․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт учета
Переход на электронные трудовые книжки начался еще в 2020 году․ Работодателей обязали подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровой форме․ Сегодня ЭТК — это полноценный аналог бумажного документа, который хранится в базах Социального фонда России (СФР)․
Преимущества электронного формата
- Доступность и контроль: С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут оперативно проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд и какая информация фиксируется в их лицевом счете;
- Защита от физической порчи и утери: Цифровую запись нельзя залить кофе, потерять при переезде или испортить огнем․
- Исключение ошибок: Минтруд продолжает изменять правила ведения трудовых книжек, стремясь исключить избыточные требования и устаревшие сведения․ В электронном формате риск кадровых ошибок, неточностей в датах или должностях минимален по сравнению с ручным заполнением․
- Удобство для работодателя: Отпадает необходимость ведения сложного бумажного документооборота, покупки специальных бланков и хранения строгой отчетности․
Бумажная трудовая книжка корочка: что делать со старым бланком?
Несмотря на массовый переход на ЭТК, у огромного числа граждан до сих пор на руках остаются бумажные трудовые книжки․ Возникает резонный вопрос: утратила ли силу старая «корочка»?
Ответ: нет, не утратила․ Если сотрудник до 2020 года не подал заявление о переходе исключительно на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку параллельно с электронной․ В этом случае документ продолжает оставаться полноценным юридическим подтверждением стажа․
Новые бланки с 2023 года
Важно отметить, что несмотря на цифровизацию, производство бумажных бланков не остановлено․ С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках обновленного образца․ Если сотрудник устраивается на работу впервые, или его старая «корочка» закончилась (не осталось места для новых записей в разделе «Сведения о работе»), работодатель обязан выдать ему именно новый бумажный бланк․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
При приеме на работу кадровик должен понимать, в каком формате вести учет нового сотрудника․ Подтверждением наличия ЭТК служат несколько документов:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР․ Этот документ работник может получить у предыдущего работодателя или в Социальном фонде России․
- Выписка из электронного фонда: сотрудник может предоставить распечатанную выписку из своего личного кабинета на портале Госуслуг․
- Заявление работника: если гражданин впервые устраивается на работу после введения ЭТК, на него автоматически заводится электронная трудовая книжка, и он должен написать соответствующее заявление․
Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: должен ли работник предъявить ЭТК при приеме на работу и нужно ли регистрировать ее в книге учета движения трудовых книжек?
Здесь действует простое правило:
- Бумажные трудовые книжки: обязательно вносятся в книгу учета движения и вкладышей трудовых книжек․ Они физически хранятся у работодателя (в сейфе или несгораемом шкафу), и работодатель несет ответственность за их сохранность․
- Электронные трудовые книжки: не требуют регистрации в традиционной бумажной книге учета․ Работник не может «предъявить» ЭТК в виде физического объекта, он лишь предоставляет выписку или сообщает сведения о своем выборе․ Учет электронных данных ведется автоматически при передаче отчетности в СФР․
Трудовая книжка корочка, к которой мы привыкли, постепенно уступает место цифровым технологиям․ Электронная трудовая книжка стала основным инструментом фиксации стажа, упростив жизнь и работникам, и бухгалтерам․ Однако бумажный вариант все еще имеет юридическую силу, выдается на новых бланках и требует аккуратного ведения․ Самое главное для работника — знать свои права, следить за тем, чтобы работодатель своевременно передавал данные в СФР, и сохранять старую «корочку», если она содержит записи о стаже из далекого прошлого, которые еще не были оцифрованы․