2026 год стал переломным для системы ведения трудовых стажей в России. Завершился переходный период, и теперь работодатели и сотрудники должны адаптироваться к новым правилам, где ключевую роль играет электронный формат. В этой статье мы разберем главные изменения, актуальные на 2026 год, и дадим практические рекомендации по заполнению трудовых книжек.

Ключевой тренд: окончательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Две формы существуют параллельно: бумажная трудовая книжка (ТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Приоритет ЭТК: государство стимулирует переход на цифровой формат, который является лицевым счетом в Социальном фонде России (СФР).
• Важное правило: если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному варианту он не сможет.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка — это не просто сканированная копия, а официальный электронный документ в системе СФР, куда автоматически вносятся сведения о:

• страховом стаже;
• трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы);
• информации об образовании и повышении квалификации.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: нужна ли она?

Бумажный вариант не отменен, но его роль сужается. Вот важные нюансы:

1. Бланки старого и нового образца действуют. Приказом Минтруда РФ от № 320н утверждена новая форма ТК. Её можно использовать с 1 января 2022 года. При этом старые бланки (до 2021 г.) действуют без ограничения срока.
2. Заполнять бумажную ТК нужно по новым правилам. Несмотря на то, что бланк может быть старым, порядок внесения записей определяется Приказом Минтруда № 320н, который вступил в силу с 1 сентября 2021 года.
3. Кто может получить бумажную ТК? В основном это работники, которые уже имеют её на руках или в случае, если работодатель (например, очень малый бизнес) временно не подключен к системе ЭТК. Однако с 2026 года такая ситуация становится исключением.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2026 году?

Основываясь на Приказе № 320н и актуальных разъяснениях, вот ключевые правила:

ьный лист

Заполняется полностью: ФИО, дата рождения, СНИЛС, данные о образовании. Если у сотрудника уже есть запись в ЭТК, при выдаче бумажного бланка на него делается отметка.

Записи о приеме на работу

Образец записи изменился. В графе 1 (наименование организации) указывается полное официальное название. В графе 2 (дата заключения трудового договора) — дата подписания. В графе 3 (сведения о приеме на работу) — точная формулировка из приказа о приеме, например: «Принят(а) на работу в должность [название должности по штатному расписанию]».

Важно: Если в организации используется Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) или новый Классификатор профессий (обновлен в 2026 г.), в запись нужно включать код и название профессии/должности согласно этому классификатору.

Записи об увольнении

Указывается основание увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77, п. 3 ч. 1 ст. 77 и т.д;). Формулировка должна быть точной и соответствовать тексту приказа об увольнении.

Совместительство и вахтовый метод

Записи о работе по совместительству вносятся в ту же трудовую книжку. Указывается основное место работы и место совместительства. При работе по вахтовому методу запись вносится в соответствии с условиями трудового договора.

Записи о переводах и изменениях условий трудового договора

Каждый перевод (в т.ч. по инициативе работника) или существенное изменение условий (размер оклада, график) оформляется отдельной записью с указанием даты и основания.

Что нового в 2026 году для кадровиков и бухгалтеров?

• Новый классификатор профессий. С 2026 года действует обновленный классификатор. При приеме на работу нужно корректно указывать код и название должности/профессии из этого справочника. Это важно для статистики и расчета страховых взносов.
• Упрощенная процедура для новых профессий. Если должность ещё не включена в классификатор, введена временная процедура определения кода. Кадровик может самостоятельно найти ближайший аналог или использовать описание для присвоения временного кода.
• Форма ЕФС-1. С 20 декабря 2025 года действует новая форма сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1), которая подается в СФР. Это напрямую связано с ведением ЭТК.
• Усиление контроля. В 2026 году ужесточаются проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) в части соблюдения правил оформления трудовых отношений и ведения ТК/ЭТК. Проверки могут проводиться в электронном формате.

Практические шаги для работодателя в 2026 году

1. Аудит текущих трудовых книжек. Проверьте, какие сотрудники уже имеют ЭТК, а какие — бумажную. Убедитесь, что все записи в бумажных ТК соответствуют Приказу № 320н.
2. Подключитесь к системе ЭТК. Если вы ещё не сделали этого, необходимо зарегистрироваться в портале СФР и начать передачу сведений. Это обязательное требование для большинства работодателей.
3. Обучите кадровый персонал. Новые правила заполнения, работа с классификатором professions, порядок внесения записей в ЭТК — всё это требует изучения.
4. Информируйте сотрудников. Разъясните, что с 2026 года новый сотрудник, как правило, получает ЭТК. Объясните преимущества цифрового формата (не потеряется, доступ в личном кабинете).
5. Используйте актуальные образцы. Обращайтесь к официальным источникам: сайту Минтруда, СФР, профессиональным правовым платформам, где публикуются образцы заполнения на 2026 год.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в 2026 году завести новую бумажную трудовую книжку?

Да, можно, если сотрудник не имеет ЭТК и работодатель временно не подключен к системе. Но это становится скорее исключением. При выдаче бумажного бланка на него ставится отметка о том, что у работника есть лицевой счет в СФР.

Что делать, если в старой бумажной книжке записи сделаны по старым правилам?

Исправлять старые записи не нужно. Новые правила заполнения (Приказ № 320н) применяются к записям, которые вносятся с 1 сентября 2021 года. Все предыдущие записи сохраняются в том виде, в котором они были сделаны.

Как подтвердить стаж, если вся история работы уже есть в ЭТК?

Электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. Сотрудник может в любой момент получить выписку из своего лицевого счета в СФР через личный кабинет на портале госуслуг или напрямую в фонде. Эта выписка является документом, подтверждающим стаж.

Как быть с записями о работе до 2021 года, если их нет в бумажной книжке?

Если у работника нет записей о предыдущих местах работы, он должен сам предоставить документы, подтверждающие этот стаж (справки, трудовые договоры, увольнительные ведомости). Работодатель на основании этих документов вносит соответствующие записи в ЭТК (или бумажную ТК) в соответствии с правилами.

2026 год — год полного перехода к электронному формату ведения трудовых книжек. Основные задачи для бизнеса:

• Обеспечить 100% подключение к системе ЭТК.
• Соблюдать новые правила заполнения (Приказ Минтруда № 320н) для всех вносимых записей.
• Корректно использовать актуальный классификатор профессий.
• Помнить, что бумажная книжка — это теперь скорее исторический документ или временный носитель информации, который в будущем будет полностью заменен цифровым лицевым счетом в СФР.

Главный вывод: Начните работать с ЭТК сегодня, чтобы быть в полном соответствии с законодательством 2026 года и избежать проблем при проверках.

Статья подготовлена на основе анализа законодательных изменений и официальных разъяснений, актуальных на май 2026 года. Для получения самой свежей информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайту Министерства труда и социальной защиты РФ, Социального фонда России и порталу правовой информации.