С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что для всех работодателей — независимо от формы собственности и численности персонала — ведение и передача сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде стали обязательными. В этой статье подробно разберём, какие сведения необходимо собирать, как их передавать в Пенсионный фонд России (ПФР), какие документы использовать и как избежать штрафов за нарушения.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) для работодателя?

Электронная трудовая книжка — это не самостоятельный документ, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, формируемых работодателем и передаваемых в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР).

ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она содержит те же данные: информацию о месте работы, должности, приёме, переводе, увольнении, наградах и других кадровых событиях. Разница лишь в формате хранения: вместо физической книги — база данных ПФР, доступ к которой есть у работника, работодателя и государственных органов.

Какие сведения вносятся в ЭТК работодателем?

Работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом сотруднике:

• ФИО работника — полное имя, фамилия и отчество;
• Дата рождения;
• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта;
• Наименование работодателя — полное официальное название организации;
• ИНН и ОГРН работодателя;
• Дата приёма на работу — с указанием основания (приказ, трудовой договор);
• Должность, с указанием наименования в соответствии с квалификационными справочниками;
• Дата и основание перевода — на другую должность или в другое подразделение;
• Дата и основание увольнения — с указанием пункта ТК РФ;
• Сведения о наградах, поощрениях, профессиональных званиях — если они вносились в бумажную трудовую книжку до перехода на ЭТК и подтверждены документально;
• Сведения о совместительстве — если работник трудится у вас одновременно с другим работодателем.

Важно! Все сведения должны быть подтверждены внутренними приказами, трудовыми договорами и другими кадровыми документами. Электронная трудовая книжка — это не просто отчёт, а юридически значимая запись, которая влияет на начисление пенсии, расчёт стажа и другие социальные гарантии.

Какие формы используются для передачи данных?

Работодатель передаёт сведения в ПФР через специальную форму — ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности»).

ЕФС-1, это электронный отчёт, который формируется в программе 1С, «Контур.Экстерн», «СБИС» или других аккредитованных сервисах.

В форме ЕФС-1 указываются:

• Реквизиты работодателя (ИНН, ОГРН, наименование);
• Реквизиты работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Тип кадрового события (приём, перевод, увольнение);
• Дата события;
• Номер и дата приказа;
• Код основания увольнения по ТК РФ.

Форма ЕФС-1 передаётся в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие. Например, если работник уволился 10 марта — сведения нужно передать до 15 апреля.

Пример:

• Приём на работу: 5 февраля → сведения передаются до 15 марта;
• Увольнение: 28 апреля → сведения передаются до 15 мая.

Нарушение сроков — основание для штрафа! Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая ЭТК) работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Как работать с ЭТК при приёме на работу?

С 2026 года при приёме на работу новый сотрудник должен предъявить один из следующих документов:

1. Форму СТД-Р — выписка из ЭТК, полученная им через портал Госуслуг или сайт ПФР;
2. Бумажную трудовую книжку, если он не выбирал электронный формат;
3. Заявление о выборе формата — если сотрудник ещё не определился, но хочет перейти на ЭТК.

Важно! Если сотрудник не предоставил ни одного из документов, работодатель обязан:

• Завести ему бумажную трудовую книжку (если он не подал заявление об отказе от неё);
• Зарегистрировать его в системе ПФР как нового работника с указанием, что он выбрал бумажный формат.

Если сотрудник уже имеет ЭТК — работодатель не ведёт ему бумажную книжку, а только передаёт сведения в ПФР через ЕФС-1.

Как работать с ЭТК при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

1. Выдать работнику выписку из ЭТК в электронном виде — через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг;
2. Внести в систему ПФР запись об увольнении в форме ЕФС-1;
3. Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку — выдать её ему с последней записью об увольнении (в соответствии с п. 10 ст. 66 ТК РФ).

Выписка из ЭТК при увольнении, это официальный документ, подтверждающий весь трудовой стаж. Он может быть распечатан, отправлен по электронной почте или передан в новую организацию.

Форма выписки из ЭТК:

• Официальное название: СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР);
• Содержит все записи о трудовой деятельности с указанием дат, должностей, работодателей;
• Подписана электронной цифровой подписью (ЭЦП) ПФР, имеет юридическую силу.

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовые книжки?

Да, но только в исключительных случаях:

• Работник не подал заявление о переходе на ЭТК — тогда работодатель обязан вести ему бумажную книжку;
• Работник подал заявление о выборе бумажного формата — ЭТК не заводится;
• Работник уже имеет бумажную книжку и не хочет переходить на ЭТК — оба формата могут существовать одновременно, но только бумажная книжка ведётся работодателем, а ЭТК — только ПФР на основе данных от работодателя.

Важно! С 2026 года работодатель не ведёт ЭТК самостоятельно, он лишь передаёт сведения в ПФР. ЭТК — это не внутренний документ компании, а государственный реестр.

Какие документы должен хранить работодатель?

Несмотря на цифровизацию, работодатель обязан сохранять бумажные и электронные кадровые документы в течение установленных сроков:

• Приказы о приёме, переводе, увольнении — хранить не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов);
• Трудовые договоры — хранить не менее 5 лет после увольнения;
• Заявления сотрудников о выборе формата трудовой книжки — хранить бессрочно;
• Копии ЕФС-1 — хранить не менее 5 лет (для контроля и аудита).

Электронные копии документов должны быть подписаны ЭЦП и храниться в защищённой системе.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели?

1. Пропуск сроков передачи ЕФС-1 — штраф до 50 000 рублей.
2. Неправильное указание СНИЛС или ФИО — приводит к ошибкам в расчёте стажа и пенсии, что может вызвать претензии от сотрудника.
3. Не передаётся информация о совместителях — если сотрудник работает у вас по совместительству, сведения тоже нужно передавать.
4. Не обновляется информация при смене реквизитов организации — ИНН, ОГРН, наименование.
5. Игнорирование заявления сотрудника о выборе формата — если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки, но вы продолжаете её вести — это нарушение.

Какие сервисы помогут работодателю?

Для удобства работы с ЭТК рекомендуется использовать аккредитованные сервисы:

• Контур.Экстерн — интеграция с 1С, автоматическая генерация ЕФС-1;
• СБИС — электронный документооборот, подпись ЭЦП, передача в ПФР;
• 1С:Зарплата и управление персоналом — модуль «Электронная трудовая книжка»;
• Портал Госуслуг, для проверки сведений сотрудников и получения выписок;
• Сайт ПФР (pfrf.ru) — для проверки статуса переданных данных и получения справок.

В 2026 году электронная трудовая книжка — это не опция, а обязательное требование закона. Работодатель должен:

1. Передавать сведения о кадровых событиях в ПФР через форму ЕФС-1 не позднее 15-го числа следующего месяца;
2. Не вести бумажные трудовые книжки для сотрудников, выбравших ЭТК;
3. Запрашивать у новых сотрудников форму СТД-Р или заявление о выборе формата;
4. Сохранять все кадровые документы в соответствии с архивными нормами;
5. Использовать проверенные электронные сервисы для передачи данных и минимизации ошибок;
6. Обучать кадровые службы правилам работы с ЭТК — это не просто новая форма, а изменение всей кадровой процедуры.

Электронная трудовая книжка — это не только цифровизация, но и повышение прозрачности, защиты прав работников и снижение рисков для работодателя. Правильное ведение ЭТК — залог законности, репутации и отсутствия штрафов.

Не откладывайте подготовку — проверьте, как передаётся информация в ПФР у вас в компании. Если ещё не используете автоматизированные системы — начните прямо сейчас. Время на переход закончилось. ЭТК, это реальность 2026 года.