С 1 января 2020 г. в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это новый формат учёта трудовой деятельности, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. В статье мы разберём, что такое ЭТК, как проверить стаж сотрудника, какие документы нужны при приёме на работу и как правильно считать стаж для расчёта больничного и других выплат.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ). В отличие от бумажной версии, все данные хранятся в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для официального хранения.

Ключевые особенности:

• Ведение только в электронном виде (с 1 января 2021 г. переход на бумажную форму невозможен).
• Все сведения доступны работнику и работодателю через электронный портал ПФР.
• Периодический контроль со стороны государственных органов.

Как подтвердить трудовой стаж нового сотрудника?

При приёме на работу работник может предоставить сведения о своей трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Если он уже имеет ЭТК у прежнего работодателя, то стаж можно подтвердить следующим образом:

1. Получить сведения от прежнего работодателя – работник может запросить у работодателя данные по последнему месту работы. Это можно сделать через форму СТД‑Р.
2. Запрос в МФЦ – сотрудник может обратиться в любой многофункциональный центр для получения копии ЭТК.
3. Запрос в ПФР – через форму СТД‑ПФР можно получить сведения о стаже, которые ПФР хранит.

Все эти данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку, которую можно просмотреть в личном кабинете ПФР.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности доступны:

• Сотруднику – через личный кабинет ПФР (портал «ПФР»).
• Работодателю – через портал «ПФР» или через систему 1С, если он использует её.
• МФЦ – в рамках государственной службы.

Полный стаж сотрудника виден только в его личном кабинете ПФР. Работодатель может видеть только сведения, относящиеся к его организации;

Как считать стаж для расчёта больничного?

Для расчёта больничного необходимо знать суммарный стаж сотрудника. В ЭТК он хранится в виде «суммарного стажа» и «состава стажа» (периоды работы в разных компаниях).

Пример расчёта:

1. Получить данные о стаже из личного кабинета ПФР.
2. Сложить все периоды работы, учитывая перерывы (если они не превышают 3 месяца, стаж считается непрерывным).
3. Учитывать периоды работы по контрактам, временным трудовым договорам и т.д.

Если стаж превышает 5 лет, сотрудник имеет право на 100 % больничного. При стаже от 3 до 5 лет – 80 %. Ниже 3 лет – 50 %.

Как проверить стаж работника, если он перешёл на ЭТК?

При приёме нового сотрудника важно проверить его стаж, чтобы корректно начислить выплаты и налоги. Для этого можно использовать следующие шаги:

• Запросить у сотрудника сведения о трудовой деятельности (периоды работы, даты начала и окончания);
• Сравнить эти данные с информацией в личном кабинете ПФР.
• Если есть расхождения, запросить у прежнего работодателя подтверждающие документы.

Сотрудник может также самостоятельно запросить у ПФР выписку из ЭТК, которая подтверждает его стаж.

Какие документы нужны при приёме на работу?

Если у кандидата уже есть электронная трудовая книжка, ему необходимо предоставить:

• Сведения о трудовой деятельности (периоды работы, даты начала и окончания).
• Справку о стаже из личного кабинета ПФР (если требуется).
• Согласие на передачу данных в ПФР (если работодатель использует электронный формат).

При заключении трудового договора работодатель обязан получить эти сведения и внести их в ЭТК.

Практические рекомендации для работодателей

1. Обеспечьте сотрудников информацией о том, как получить выписку из ЭТК.
2. Проведите обучение персонала по работе с системой 1С и порталом ПФР.
3. Периодически проверяйте корректность данных в ЭТК, чтобы избежать ошибок в расчётах.
4. Соблюдайте сроки подачи заявлений о выборе ведения сведений (не позднее 1 января 2021 г.).

Электронные трудовые книжки значительно упрощают процесс учёта трудовой деятельности и подтверждения стажа. Для работодателя это означает более прозрачный и быстрый доступ к данным, а для сотрудника – возможность самостоятельно контролировать свой стаж и права. Главное – знать, как правильно получить и проверить сведения, а также как использовать их для расчёта больничного и других выплат.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в ПФР или в ближайший МФЦ.