С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выходят из обращения. В этой статье мы разберём, что изменилось, как оформить электронную трудовую книжку, какие преимущества и риски с этим связаны, а также ответим на самые распространённые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе «Электронные кадровые документы» (ЭКД). В ней фиксируются:

• Дата начала работы и место трудоустройства;
• Должность, оклад, стаж и квалификация;
• Сведения о переводах, повышениях, увольнениях и т.д.;
• Сведения о стаже в разных компаниях (если работник сменил работодателя).

Все данные доступны работодателю, работнику и государственным органам в режиме реального времени.

Правовая база перехода

1. С 1 января 2026 г. работодатель обязан вести электронный учет трудовых книжек всех сотрудников.
2. Работник может отказаться от бумажной трудовой книжки, подавая письменное заявление.
3. При отсутствии заявления работник получает как бумажную, так и электронную версии.
4. Переход на электронный формат не отменяет права работника на получение бумажной копии в случае необходимости (например, при переезде за границу).

Как получить электронную трудовую книжку?

Процесс прост и состоит из нескольких шагов:

1. Регистрация в системе ЭКД – работодатель регистрирует предприятие в системе «Электронные кадровые документы» и получает уникальный идентификационный номер (ИН).
2. Создание профиля сотрудника – работодатель вводит данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные) в личном кабинете.
3. Подтверждение данных – сотрудник подтверждает правильность введённых сведений через электронную подпись или SMS‑код.
4. Формирование ЭТК – система автоматически генерирует электронную трудовую книжку, которую можно просматривать и скачивать в формате PDF.
5. Печать при необходимости – если работник требует бумажный экземпляр, он может заказать печать в любой официальной печатной мастерской.

Важно помнить, что все изменения в трудовом стаже (повышения, переводы, увольнения) автоматически обновляются в ЭТК.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества

• Удобство – доступ к данным в любой точке мира, 24/7.
• Сокращение бумажной работы – экономия времени и ресурсов.
• Точность и прозрачность – автоматическое обновление сведений, минимизация ошибок.
• Безопасность – данные защищены шифрованием и резервным копированием.
• Экономия времени при проверках – государственные органы могут быстро проверить стаж и квалификацию.

Недостатки

• Требуется доступ к интернету – в отдалённых районах может быть ограничен.
• Проблемы с совместимостью – старые версии программ могут не поддерживать новые форматы.
• Зависимость от системных обновлений – при сбоях в работе системы могут возникнуть временные трудности.
• Нужда в цифровой подписи – для подтверждения изменений требуется электронная подпись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную копию ЭТК? – Да, работник может запросить печатную копию в любой официальной печатной мастерской.
• Что делать, если данные в ЭТК неверные? – Свяжитесь с работодателем, чтобы исправить ошибку. После исправления система обновит данные автоматически.
• Можно ли использовать ЭТК при переезде за границу? – Да, многие страны принимают электронные документы, но лучше уточнить требования конкретной страны.
• Как защитить свои данные? – Используйте двухфакторную аутентификацию и храните резервные копии.
• Что если работодатель не обновляет данные? – Работник может подать жалобу в Росгосстрах или в Трудовую инспекцию.

Как работодатели могут упростить переход?

1. Обучите персонал работе с системой ЭКД.
2. Проведите аудит текущих бумажных трудовых книжек и перенесите данные в электронный формат.
3. Установите автоматические напоминания о необходимости обновления данных.
4. Обеспечьте доступ к системе для всех сотрудников через корпоративный портал.

Что дальше?

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Он повышает прозрачность, снижает издержки и ускоряет процессы проверки стажа. В ближайшие годы ожидается дальнейшее развитие системы, включая интеграцию с другими государственными сервисами (например, пенсионными фондами и налоговыми органами).

Если вы – работник, который «пришёл с электронной трудовой книжкой», значит вы уже стали частью новой цифровой эпохи. Воспользуйтесь преимуществами, будьте внимательны к деталям и не забывайте проверять корректность данных. Для работодателей переход – это возможность оптимизировать кадровый учёт и повысить эффективность работы с персоналом.

Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в вопросах перехода на электронные трудовые книжки. Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или в службу поддержки системы ЭКД.