Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ но бумажные аналоги не отменены полностью․ Работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки‚ а работодатели обязаны соблюдать новые правила ведения и хранения документов․
Что изменилось с введением электронных трудовых книжек?
С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки․ Это нововведение не отменило бумажные трудовые книжки полностью‚ но значительно изменило порядок их ведения и хранения․ Теперь у работников есть выбор: продолжать вести бумажную версию или перейти на электронный формат․
Основные изменения:
- Выбор формата: Работники могут выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой (ст․ 66‚ 66․1 ТК РФ)․
- Переход на ЭТК: Для этого необходимо написать заявление работодателю‚ который направит данные в Пенсионный фонд России (ПФР)․
- Сохранение бумажной книжки: Если работник выбрал электронный формат‚ бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки для подтверждения стажа до 2020 года․
- Ведение записей: Все записи о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку через информационные системы ПФР․
Обязательна ли трудовая книжка в 2026 году?
Да‚ трудовая книжка остаётся обязательным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника․ Это закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ․ Однако форма её ведения теперь может быть как бумажной‚ так и электронной․
Кто обязан вести трудовую книжку?
- Все работодатели (юридические лица и индивидуальные предприниматели) обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников․
- Работники‚ у которых трудовая книжка была оформлена до 2021 года‚ могут продолжать её вести в бумажном формате․
- Новые сотрудники‚ не имеющие трудовой книжки‚ получают её в электронном формате по умолчанию․
Важно!
Если работник выбрал электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан:
- Направить соответствующее заявление в ПФР;
- Вести записи в электронном формате;
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки (если она была ранее оформлена)․
Что содержится в электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка содержит те же сведения‚ что и бумажная:
- Персональные данные работника;
- Сведения о выполняемой работе;
- Информация о переводах на другую постоянную работу;
- Данные об увольнении и основания прекращения трудового договора;
- Сведения о награждениях и поощрениях․
С 2020 года информация о трудовой деятельности с 1 января 2003 года подтверждается данными из информационных систем ПФР․
Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?
Процедура перехода достаточно простая:
- Работник пишет заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку․
- Работодатель направляет информацию в ПФР для формирования электронной записи․
- Работнику выдаётся на руки бумажная трудовая книжка (если она была ранее оформлена)․
- Все последующие записи о трудовой деятельности вносятся в электронный формат․
Какие преимущества у электронной трудовой книжки?
Электронные трудовые книжки обладают рядом преимуществ:
- Удобный доступ: Работник может в любой момент получить доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет на портале ПФР или Госуслуг․
- Отсутствие риска потери: Электронный формат исключает возможность утери или порчи документа․
- Автоматическое обновление: Все записи о трудовой деятельности вносятся в режиме реального времени․
- Упрощение процедуры: Нет необходимости хранить бумажные документы‚ что упрощает ведение кадрового учёта․
Какие обязанности у работодателя при ведении электронных трудовых книжек?
Работодатели должны:
- Информировать работников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки;
- Вносить изменения в локальные нормативные акты‚ регламентирующие деятельность организации;
- Вносить изменения в коллективные договоры и соглашения;
- Соблюдать порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ установленный законодательством;
- Обеспечивать конфиденциальность и защиту персональных данных работников․
Важно!
Работодатели обязаны письменно информировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку․
Что делать‚ если бумажная трудовая книжка утеряна?
Если бумажная трудовая книжка утеряна‚ работник может:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки;
- Получить дубликат трудовой книжки;
- Для подтверждения стажа с 2003 года использовать данные из электронной трудовой книжки․
Да‚ трудовые книжки остаются обязательными документами‚ подтверждающими трудовую деятельность и стаж работника․ Однако с 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки: бумажный или электронный․ Работодатели обязаны соблюдать новые правила ведения и хранения трудовых книжек‚ а также информировать работников о их правах и обязанностях․
Электронные трудовые книжки предоставляют дополнительные удобства‚ такие как доступ к данным в любое время и отсутствие риска потери документа․ Однако бумажные трудовые книжки также сохраняют своё значение‚ особенно для тех‚ кто предпочитает традиционный формат․
Рекомендации:
- Если вы работник‚ решите‚ какой формат трудовой книжки вам удобнее;
- Если вы работодатель‚ соблюдайте все требования законодательства и информируйте сотрудников о их правах;
- Храните документы в соответствии с установленными правилами;
- Используйте электронные трудовые книжки для упрощения ведения кадрового учёта․
Таким образом‚ трудовые книжки остаются важным документом‚ но их ведение стало более гибким и удобным благодаря внедрению электронного формата․
Источник: РБК‚ Трудовой кодекс РФ‚ Пенсионный фонд России