Важное напоминание: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты бумажные трудовые книжки (ТК) перестают быть основным документом для учета трудового стажа и сведений о работе. Работодатели обязаны вести учет исключительно в электронном виде;
Эта статья — практическое руководство для кадровиков, бухгалтеров и руководителей, которое объясняет, какие действия необходимо предпринять в этой ситуации, чтобы избежать нарушений и штрафов.
Что на самом деле произошло 1 января 2026 года?
Не стоит понимать фразу «трудовая книжка закончилась» буквально. Речь идет о завершении переходного периода, установленного Федеральным законом № 125-ФЗ. С этой даты:
- Запрещено выдавать новые бумажные трудовые книжки (за исключением отдельных случаев, см. ниже).
- Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, отпуска, больничные, награждения) должны вноситься только в электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Бумажная ТК, выданная ранее, не утрачивает силу. Она остается у работника как документ, подтверждающий стаж, накопленный до перехода на ЭТК. Но вносить в нее новые записи после нельзя.
Ключевые действия работодателя после 1 января 2026 года
Обеспечить техническую готовность
Работодатель (юридическое лицо или ИП) обязан:
- Подключиться к системе Электронной трудовой книжки (СЭТК). Это делается через портал «ТрудВсем» (trudvsem.ru) или через интеграцию с своей учетной системой (1С, «Кадры» и др.).
- Назначить ответственных лиц (как правило, кадровиков), которые будут иметь доступ к СЭТК для внесения записей.
- Проверить и актуализировать сведения о всех действующих сотрудниках в своей внутренней системе учета, чтобы избежать ошибок при переносе данных в ЭТК.
Правильно оформить новые записи
Все кадровые действия, совершаемые с , фиксируются только в ЭТК:
- Прием на работу: Вместо записи в бумажную ТК работодатель создает электронную запись о приеме. Работнику выдается уведомление о сведениях, внесенных в его ЭТК (форма утверждена Приказом Минтруда).
- Увольнение, перевод, отпуск: Аналогично — только электронная запись. Важно: дата и причина увольнения должны быть указаны точно, так как они влияют на стаж.
- Сведения о disciplinary measures (взыскания, поощрения) также вносятся в ЭТК.
Важно: Работник имеет право получить выписку из своей ЭТК в бумажном виде по своему заявлению. Работодатель обязан ее предоставить.
Что делать с уже имеющимися бумажными трудовыми книжками?
При приеме нового сотрудника: Если у кандидата есть бумажная ТК, он должен предоставить ее работодателю. Работодатель обязан:
- Внести сведения из бумажной ТК в электронную (перенести все прошлые записи).
- После переноса данных вернуть бумажную ТК работнику. С этого момента все новые записи будут только электронными.
При увольнении сотрудника: Если у него есть бумажная ТК, в нее не вносится запись об увольнении. Вместо этого сотруднику выдается уведомление об электронной записи. Бумажная ТК остается у него с историей до .
Исключения: кому еще могут выдать бумажную ТК?
Закон предусматривает ограниченные случаи, когда бумажная ТК все еще может быть выдана:
- Работникам, уволенным до 1 января 2026 года (для подтверждения стажа, накопленного до этого).
- Лицам, не имеющим доступа к ЭТК (например, работающим в удаленных районах без интернета, по решению Правительства РФ).
- Иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющим СНИЛС (до момента его получения).
Ответственность за неисполнение
Несоблюдение требований об обязательном ведении ЭТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, невнесение сведений в ЭТК может привести к непризнанию стажа работника при назначении пенсии или других социальных выплат, что вызовет судебные споры.
Пошаговый план-памятка для работодателя
- Немедленно зарегистрируйтесь и подключите организацию в системе «ТрудВсем».
- Обучите кадровых специалистов работе в СЭТК.
- Сообщите всем действующим и новым сотрудникам об изменении порядка учета трудовой деятельности. Разъясните их права на доступ к ЭТК и получение выписки.
- При приеме на работу запросите у сотрудника СНИЛС. Если у него есть бумажная ТК — внесите ее историю в ЭТК и верните документ.
- Все кадровые приказы и действия с фиксируйте только в электронном виде через СЭТК.
- Храните бумажные трудовые книжки (те, что были до 2026 года) у себя в архиве, если они были переданы вам на временное хранение для переноса данных, или возвращайте сотрудникам. Они остаются их личным документом.
Завершение переходного периода — это не формальность, а полноценный переход на новый цифровой стандарт учета трудовых отношений. Для работодателя это означает:
- Технологическую перестройку кадрового документооборота.
- Четкое соблюдение процедур внесения данных в ЭТК.
- Ответственность за точность информации, так как она напрямую влияет на права работника.
Действуйте заранее. Начните интеграцию с СЭТК, обновите внутренние регламенты и проинструктируйте персонал. Это защитит вашу компанию от штрафов и юридических рисков.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и практики применения электронных трудовых книжек. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.