2021 год стал переломным моментом в российском трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек․ Переход на электронный формат (ЭТК) и утверждение новых нормативных актов кардинально изменили порядок работы кадровых служб․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести трудовые книжки с учетом всех нововведений, что делать с бумажными бланками и как оформлять новых сотрудников․
Электронные трудовые книжки: полный переход в цифру
Главное изменение 2021 года — это полный переход на электронные трудовые книжки․ С 1 января 2021 года работодатели больше не оформляют новые бумажные трудовые книжки для сотрудников, впервые устраивающихся на работу․ Все записи о трудовой деятельности таких работников теперь делаются исключительно в электронном виде․
Для тех сотрудников, которые уже имели стаж до 2021 года, законодательство предоставило выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку․ В этом случае работодатель обязан продолжать вести ее наряду с электронной (дублировать записи)․
- Перейти полностью на электронный формат․ Для этого работник должен был написать соответствующее заявление․ После этого бумажный документ выдавался на руки работнику, и работодатель освобождался от ответственности за его ведение․
Важно помнить: если сотрудник, ранее выбравший электронный формат, передумает, он имеет право в любой момент подать работодателю новое заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки․
Новые правила ведения с 1 сентября 2021 года (Приказ № 320н)
Ключевые изменения в регламенте произошли осенью․ Приказом Минтруда России от № 320н были утверждены:
- Новый бланк трудовой книжки (форма)․
- Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек․
Новый порядок пришел на смену старым правилам 2003 года и внес ряд существенных корректировок:
- Отмена устаревших требований: многие положения были актуализированы в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ․
- Уточнение процедур: детально прописана процедура внесения записей, исправления ошибок и работы с вкладышами․
- Сроки выдачи: четко регламентированы сроки выдачи трудовой книжки и копий документов, связанных с работой․
Прием на работу в 2021 году: какие документы требовать?
Процесс трудоустройства с появлением электронных трудовых книжек был скорректирован․ При приеме на работу с нового сотрудника теперь необходимо запросить:
- Паспорт или иное удостоверение личности․
- Трудовую книжку (если сотрудник сохранил бумажный формат) ИЛИ сведения о трудовой деятельности — выписку из электронной трудовой книжки в форме СТД-Р или СТД-ПФР․
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
На практике часто встречается ситуация: человек устраивается на работу в 2021 году и позже, но бумажную трудовую книжку потерял, а восстановить ее возможности нет (например, последние два года он официально не трудоустраивался)․
Как правильно действовать работодателю?
- Работодатель обязан получить от работника письменное объяснение причины отсутствия трудовой книжки․
- Если в этом объяснении сотрудник изъявляет желание вести трудовую книжку в электронном виде, работодатель не оформляет ему новую бумажную книжку․
- Работодатель принимает сотрудника на работу и передает в Пенсионный фонд (СФР) сведения о приеме по форме СЗВ-ТД․
Таким образом, действия работодателя в такой ситуации абсолютно правомерны: цифровой формат полностью заменяет утраченный бумажный документ․
Как передавать сведения в ПФР (СФР)
С 2021 года отчетность по форме СЗВ-ТД стала основным инструментом ведения электронной трудовой книжки․ Основные правила сдачи отчета:
- Сведения подаются на всех сотрудников, с которыми заключены, изменены или расторгнуты трудовые договоры․
- При приеме на работу или увольнении отчет необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа․
- При переводе на другую должности или подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — до 15 числа следующего месяца․
Выдача бумажных трудовых книжек на руки
С 2021 года бумажные трудовые книжки вернулись к работникам, выбравшим электронный формат․ Работодатель выдает документ на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек; С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за сохранность этой бумажной книжки․
Если же работник продолжает вести бумажный вариант, трудовая книжка хранится у работодателя и выдается на руки только в день увольнения или по письменному заявлению работника (например, для оформления пенсии или банковского кредита) на срок не более 3 рабочих дней․
Изменения в ведении трудовых книжек с 2021 года направлены на постепенный, но неуклонный отказ от бумажного документооборота․ Новые бланки и правила (Приказ № 320н) актуализировали устаревшие процедуры, а электронный формат стал основным для всех новых сотрудников․ Кадровым специалистам крайне важно строго соблюдать сроки подачи формы СЗВ-ТД и корректно оформлять заявления работников о выборе формата трудовой книжки, так как именно электронная база данных теперь является главным источником сведений о трудовом стаже граждан․